Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungen in der Schweiz: Was Sie wissen müssen

Die Lohnbuchhaltung ist einer der wichtigsten und rechtlich sensibelsten Bereiche der Unternehmensführung in der Schweiz. Sie erfordert strikte Einhaltung des Schweizer Arbeitsrechts, der Sozialversicherungsbestimmungen und steuerlicher Verpflichtungen. Besonders für Startups und KMU, bei denen die Ressourcen begrenzt sind und Compliance-Fehler teuer werden können, ist eine korrekte Lohnbuchhaltung sowohl eine rechtliche Notwendigkeit als auch die Grundlage für das Vertrauen der Mitarbeitenden.

In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir, wie die Schweizer Lohnbuchhaltung funktioniert, welche Pflichten Arbeitgeber haben, welche Abzüge vorgenommen werden müssen und wie eine konforme Lohnabrechnung erstellt wird. Darüber hinaus geben wir proaktive Tipps, um häufige Fehler zu vermeiden, die Effizienz Ihrer Lohnprozesse zu steigern und abzuwägen, ob Outsourcing die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist.

Was ist Lohnbuchhaltung und warum ist sie wichtig?

Die Lohnbuchhaltung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Funktion für alle Schweizer Arbeitgeber. Sie umfasst die systematische Erfassung, Berechnung und Meldung der Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeitenden. Eine ordnungsgemässe Lohnbuchhaltung ist zudem unerlässlich, um die Einhaltung des Schweizer Arbeitsrechts, eine korrekte Steuerberichterstattung und das Vertrauen der Mitarbeitenden sicherzustellen.

Gemäss Art. 323b Abs. 1 des Schweizerischen Obligationenrechts (OR) hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf eine klar verständliche, schriftliche Lohnabrechnung jeden Monat. Dieses Dokument muss Brutto- und Nettolohn, alle Abzüge sowie anwendbare Prämien oder Zulagen ausweisen.

Eine effiziente Lohnverarbeitung und -erfassung ist für KMU in der Schweiz von höchster Bedeutung, da sie die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sicherstellt und sich direkt auf die Planung des Cashflows, HR-Operationen und strategische Entscheidungen auswirkt.

Wie funktioniert Lohnbuchhaltung in der Praxis?

Die Lohnbuchhaltung folgt in der Regel einem monatlichen Zyklus und umfasst mehrere zentrale Schritte:

1. Erfassung der Stammdaten der Mitarbeitenden: Dazu gehören persönliche Angaben, AHV-Nummer, Funktion im Unternehmen, Eintrittsdatum, Pensum, Gehalt, BVG-Status, Quellensteuerpflicht und Versicherungszugehörigkeit.
2. Lohnberechnung: Umfasst Bruttogehalt, Boni, Zulagen (z. B. Kinder- oder Spesenvergütungen) sowie allenfalls Feriengutschriften oder Absenzen.
3. Abzüge: Dazu gehören die Sozialversicherungen der 1. Säule (AHV/IV/EO), die Arbeitslosenversicherung (ALV), die berufliche Vorsorge (BVG), die Unfallversicherung (BUV/NBUV) und – je nach Situation – zusätzliche Abzüge wie Krankentaggeldversicherung oder Quellensteuer.
4. Erstellung der Lohnabrechnung: Die Abrechnung muss dem Mitarbeitenden schriftlich oder digital zur Verfügung gestellt werden – in der Regel bis Ende Monat. Moderne Lohnsoftware hilft dabei, den Prozess zu automatisieren und Fehler zu vermeiden.
5. Zahlungen: Die Nettolöhne werden an die Mitarbeitenden überwiesen. Gleichzeitig erfolgen die Überweisungen der Beiträge an AHV-Ausgleichskassen, Pensionskassen, Versicherungen und Steuerbehörden.
6. Meldungen: Monatliche Meldungen (z. B. AHV, Quellensteuer) und jährliche Deklarationen (z. B. BVG-Jahreslohnmeldung, Jahreslohnausweise) sind fristgerecht einzureichen. Einzelne Pensionskassen verlangen auch unterjährige Anpassungen bei Lohnveränderungen oder Ein-/Austritten.

Üblicherweise ist es zulässig, die Löhne bis zum letzten Tag jedes Monats auszuzahlen. Arbeitgeber und Arbeitnehmende können jedoch vertraglich auch andere Termine vereinbaren (Art. 323 OR).

Welche rechtlichen Pflichten haben Sie als Arbeitgeber?

Arbeitgeber in der Schweiz tragen die volle Verantwortung dafür, dass ihre Lohnbuchhaltung korrekt, vollständig und fristgerecht erfolgt. Dazu gehören folgende zentrale Verpflichtungen:

Ausstellen monatlicher Lohnabrechnungen

Jeden Monat muss den Mitarbeitenden eine schriftliche oder digitale Lohnabrechnung ausgestellt werden. Diese muss alle Lohnbestandteile, Abzüge, Zulagen und ggf. Quellensteuern transparent ausweisen. Die Lohnabrechnung dient nicht nur der Information der Mitarbeitenden, sondern ist auch ein wichtiges Dokument im Rahmen von internen Kontrollen, Revisionen und Steuerprüfungen.

An- und Abmeldung der Mitarbeitenden

Sobald ein neuer Mitarbeitender eintritt, muss er bei sämtlichen relevanten Sozialversicherungsinstitutionen angemeldet werden. Dazu gehören:

• AHV/IV/EO: Alters-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung
• ALV: Arbeitslosenversicherung
• BVG: Berufliche Vorsorge (bei Erreichen der gesetzlichen Lohn- und Altersgrenzen)
• UVG: Berufsunfall- und Nichtberufsunfallversicherung
• Familienzulagen: Anmeldung bei der Familienausgleichskasse (sofern Kinder vorhanden)
• Quellensteuer: Anmeldung bei der zuständigen kantonalen Steuerbehörde bei ausländischen oder grenzüberschreitenden Mitarbeitenden

Auch beim Austritt müssen sämtliche Stellen fristgerecht informiert werden, um Versicherungslücken oder unnötige Prämienzahlungen zu vermeiden.

Führung der Personalstammdaten

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, vollständige und laufend aktualisierte Stammdaten für alle Mitarbeitenden zu führen. Diese beinhalten unter anderem:

• Vor- und Nachname, Adresse, Nationalität, Geburtsdatum
• AHV-Nummer
• Zivilstand und Kinderzahl (für Quellensteuer und Zulagen)
• Eintrittsdatum, Pensum, Lohnhöhe und Lohnart
• Bankverbindung

Die Stammdaten bilden die Grundlage für die Lohnverarbeitung, die korrekte Deklaration gegenüber Sozialversicherungen und Steuerbehörden sowie für arbeitsrechtliche Nachweise.

Einhaltung von Fristen für Zahlungen und Meldungen an Sozialversicherungsinstitutionen

Das Schweizer Recht verlangt die pünktliche Auszahlung der Löhne an die Mitarbeitenden sowie die fristgerechte Überweisung der Arbeitgeberbeiträge an die Sozialversicherungsstellen. Die Fristen variieren je nach Versicherung oder Behörde, und Nichteinhaltung kann zu Verzugsgebühren oder rechtlichen Konsequenzen führen. Zudem sind je nach Vorgaben monatliche, quartalsweise oder jährliche Lohnmeldungen an Ausgleichskassen, Versicherungen und Pensionskassen zu übermitteln.

Ausstellen von Jahreslohnbescheinigungen für Mitarbeitende und Steuerbehörden

Gemäss dem Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG) müssen Arbeitgeber jedem Mitarbeitenden am Ende des Kalenderjahres eine schriftliche Lohnausweis (Lohnbescheinigung) aushändigen (Art. 127 Abs. 1 lit. a DBG). Dieses Dokument fasst das Gesamteinkommen, Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge des Jahres zusammen und ist für die persönliche Steuererklärung erforderlich.

Wenn ein Arbeitgeber die Bescheinigung nicht ausstellt oder fehlerhaft ausstellt, kann eine Busse von bis zu CHF 10.000 verhängt werden (Art. 174 Abs. 1 lit. b DBG). Zudem müssen diese Bescheinigungen als Teil der Meldepflicht den kantonalen Steuerbehörden übermittelt werden.

Welche Abzüge müssen vom Lohn der Mitarbeitenden vorgenommen werden?

In der Schweiz gilt ein klar geregeltes Abzugssystem, das aus obligatorischen Sozialversicherungsbeiträgen sowie weiteren lohnbezogenen Abzügen besteht. Diese werden direkt vom Bruttolohn der Mitarbeitenden einbehalten und zusammen mit dem Arbeitgeberanteil an die zuständigen Sozialversicherungs- und Vorsorgeeinrichtungen überwiesen. Die nachfolgenden Angaben entsprechen dem Stand 2025.

1. Säule: AHV/IV/EO und ALV

Diese Beiträge bilden die Grundlage der staatlichen Sozialversicherung und sind für alle Arbeitnehmenden obligatorisch:

• AHV/IV/EO: Deckt Altersrenten (AHV), Invalidenrenten (IV) und Erwerbsersatzordnung (EO) für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit (z. B. Militärdienst, Mutterschafts-/Vaterschafts­urlaub usw.). Der Gesamtbeitrag beträgt 10.6 % des Bruttolohnes, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen (5.3 % pro Partei).
• ALV: Arbeitslosenversicherung.Bietet finanzielle Unterstützung bei Arbeitslosigkeit oder Kurzarbeit. Der Beitragssatz beträgt 2.2 % des Bruttolohnes bis zu einem Jahreslohn von CHF 148’200 (Stand 2025) und wird hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen (je 1.1 %).

Diese Beiträge werden direkt vom Lohn einbehalten und monatlich an die zuständige Ausgleichskasse überwiesen. Sie bilden das Fundament des Schweizer Sozialversicherungssystems.

2. Säule: Berufliche Vorsorge (BVG)

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Mitarbeitenden bei einer Pensionskasse (BVG) anzumelden, sobald das Jahreseinkommen einen festgelegten Schwellenbetrag überschreitet (CHF 22’680 ab 2025). Die Beitragshöhe richtet sich nach Alter und versichertem Lohn. Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Beiträge zu gleichen Teilen, und die gesammelten Gelder werden angelegt und später für Altersleistungen sowie Risiken wie Invalidität und Tod verwendet.

Weitere Abzüge

Verschiedene weitere Sozialversicherungs- und Steuerabzüge können anfallen, darunter:

• Unfallversicherung (UVG): Obligatorisch für alle Arbeitnehmenden in der Schweiz.
  Die Berufsunfallversicherung (BUV) wird vollständig vom Arbeitgeber finanziert. Die Nichtberufsunfallversicherung (NBUV) – für Arbeitnehmende mit mehr als 8 Wochenstunden – wird in der Regel vom Arbeitnehmer getragen.
• Krankentaggeldversicherung (KTG): Deckt den Lohnausfall bei längerer Krankheit.
  Die Versicherung ist freiwillig, aber in vielen Branchen üblich. Die Prämien werden meist hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen.
• Familienzulagen: Leistungen zur Unterstützung von Familien mit Kindern.
  Die Zulagen (z. B. Kinder- oder Ausbildungszulagen) werden durch Beiträge der Arbeitgeber an die Familienausgleichskasse finanziert. Für Arbeitnehmende erfolgt kein Lohnabzug.
• Quellensteuer: Obligatorischer Steuerabzug für ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung C oder für Grenzgänger. Der Arbeitgeber zieht die Steuer direkt vom Bruttolohn ab und überweist sie an die zuständige kantonale Steuerbehörde. Der Tarif richtet sich nach Einkommen, Zivilstand, Kinderzahl und Wohnort.
• Kirchensteuer: Gilt in Kantonen, die eine Kirchensteuer auf Einkommen erheben.
  Bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden wird sie direkt vom Lohn abgezogen, sofern der Mitarbeitende einer steuerpflichtigen Konfession angehört.
  Bei allen anderen erfolgt die Abrechnung im Rahmen der jährlichen Steuerveranlagung durch die kantonale Steuerverwaltung.

Diese Abzüge müssen vom Arbeitgeber korrekt berechnet und auf der monatlichen Lohnabrechnung ausgewiesen werden.

Welche Angaben müssen auf einer Schweizer Lohnabrechnung enthalten sein?

Um den gesetzlichen Anforderungen der Schweiz zu genügen, muss eine Lohnabrechnung folgende Informationen enthalten:

• Name und Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Abrechnungsperiode
• Bruttolohn: Grundgehalt, Prämien, Kommissionen, – bei Stundenlöhnern – Ferienentschädigung
• Zulagen und Spesenersatz: etwa Reisekosten, Verpflegung, Homeoffice-Zulagen und Familienzulagen; diese müssen klar ausgewiesen und vom Lohn getrennt sein
• Obligatorische Abzüge:
  • AHV / IV / EO (Alters-, Invaliditäts- und Erwerbsersatzversicherung)
  • ALV (Arbeitslosenversicherung)
  • BVG (Pensionskassenbeiträge, falls versicherungspflichtig)
  • Unfallversicherung: Nichtberufsunfall (mitarbeiterfinanziert) und Berufsunfall (arbeitgeberfinanziert)
  • Quellensteuer (falls anwendbar)
• Optionale Abzüge: Krankentaggeld
• Nettolohn

Hinweis zur Einkommenssteuer: In der Schweiz wird die Einkommenssteuer in der Regel nicht direkt vom Lohn für Schweizer Staatsbürger und Ausländer mit Niederlassungsbewilligung C abgezogen. Diese Arbeitnehmer reichen eine jährliche Steuererklärung ein und bezahlen die Einkommensteuer selbst. Mitarbeitende ohne C-Bewilligung (z. B. Grenzgänger oder befristete ausländische Arbeitskräfte) unterliegen jedoch der Quellensteuer, die direkt durch den Arbeitgeber vom Bruttolohn einbehalten und auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden muss.

Beispiel für eine Lohnabrechnung

Hier ist ein einfaches Beispiel dafür, wie eine typische Lohnabrechnung aussehen könnte:

Häufige Fehler in der Lohnbuchhaltung und wie man sie vermeidet

Auf den ersten Blick mag Lohnbuchhaltung relativ unkompliziert erscheinen, doch sie beinhaltet viele Einzelheiten, die den gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben der Schweiz entsprechen müssen. Bereits kleine Unachtsamkeiten können administrative Probleme verursachen oder finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Falsche BVG-Schwellenwerte oder altersabhängige Beitragssätze:
  Die Beiträge zur beruflichen Vorsorge variieren je nach Alter und versichertem Lohn. Häufig werden falsche Sätze angewendet, der Koordinationsabzug nicht korrekt berücksichtigt oder Versicherte mit zu tiefem Lohn irrtümlich gemeldet bzw. ausgelassen.
• Veraltete oder unvollständige Stammdaten der Mitarbeitenden: Angaben wie Adresse, Familienstand, AHV-Nummer oder Kinderzahl beeinflussen Abzüge und Zulagen. Werden diese nicht regelmässig aktualisiert, führt das zu Fehlern bei den Lohnberechnungen.
• Verpasste An-/Abmeldungen: Arbeitgebende sind verpflichtet, Ein- und Austritte unverzüglich bei AHV-Ausgleichskasse, Pensionskasse, Unfallversicherung, KTG-Versicherung und ggf. Quellensteuerbehörde zu melden. Verspätete Meldungen können zu Prämiennachforderungen, Lohnnachbelastungen oder Verlust des Versicherungsschutzes führen.
• Quellensteuerfehler: Eine falsche Einstufung eines ausländischen Arbeitnehmers oder Anwendung des falschen kantonalen Satzes kann zu Unter- oder Überzahlungen der Quellensteuer führen.

Insbesondere bei KMU passieren kleinere Fehler schnell. Im Unterschied zu grösseren Unternehmen haben sie oft keine eigene HR- oder Buchhaltungsabteilung. Fehler in der Lohnbuchhaltung können rechtliche Risiken schaffen und das Vertrauen der Mitarbeitenden beeinträchtigen – besonders wenn Löhne, Abzüge oder Lohnabrechnungen fehlerhaft sind.

Wie kann man diese Fallstricke vermeiden? Der effektivste Ansatz ist eine Kombination aus:

• Zuverlässiger Lohnsoftware wie SwissSalary, die die meisten Berechnungen automatisiert und die Einhaltung der Vorschriften garantiert
• Klare interne Prozesse zur Erfassung und Aktualisierung der Mitarbeitenden-Stammdaten
• Zusammenarbeit mit einem Treuhänder, der das Schweizer Rechtsumfeld kennt und die Lohnbuchhaltung kompetent und fehlerfrei übernimmt

Nexova kümmert sich mit Präzision um Ihre Lohnbuchhaltung, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, ohne sich um Compliance sorgen zu müssen.

Sollten KMU die Lohnbuchhaltung auslagern?

Outsourcing der Lohnbuchhaltung bedeutet, die Vorbereitung, Verarbeitung, Berichterstattung und rechtliche Einhaltung der Lohnzahlungen an einen externen Treuhand- oder Lohnbuchhaltungsdienstleister zu übertragen. Für viele Schweizer KMU ist dieses Modell eine sinnvolle Alternative zum Aufbau eigener Expertise oder zur manuellen Abwicklung mit begrenzten Ressourcen.

Durch Outsourcing verlagert das Unternehmen administrative und rechtliche Verantwortungen für die Lohnbearbeitung an geschulte Fachleute. Das stellt die Einhaltung komplexer Schweizer Arbeits- und Buchhaltungsvorschriften sicher, senkt interne Kosten und Aufwand und verschafft Zeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Vorteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung:

• Keine interne Schulung oder kontinuierliche Recherche erforderlich
• Zeitersparnis und geringerer administrativer Aufwand
• Zugang zu Fachleuten für rechtliche oder steuerliche Fragen
• Korrekt erstellte und rechtlich konforme Lohnabrechnungen
• Niedrigeres Risiko von Fehlern, Strafen oder verpassten Fristen
• Skalierbare Lösung, wenn das Team wächst
• Effiziente Handhabung von Spezialfällen (z. B. Grenzgänger, Mutterschaftsurlaub, Bonuszahlungen)

Nachteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung:

• Zusätzliche Kosten, in der Regel monatlich pro Mitarbeitendem abgerechnet
• Abhängigkeit von externer Verfügbarkeit (z. B. potenzielle Verzögerungen bei Ferien oder Krankheit)
• Begrenzte interne Kompetenzentwicklung in der Lohnbuchhaltung
• Weniger Flexibilität für kurzfristige Änderungen, wenn die Koordination nicht reibungslos funktioniert

Obwohl einige KMU zögern, aufgrund der Kosten oder der Angst, die Kontrolle zu verlieren, überlassen sie langfristig die Lohnbuchhaltung lieber einem erfahrenen Treuhandpartner. Die langfristigen Zeit- und Risikoeinsparungen überwiegen meist die Nachteile. Mit einem starken Treuhandpartner wie Nexova, der Expertenwissen und fortschrittliche digitale Tools kombiniert, wird Outsourcing zur effizientesten und rechtlich sichersten Lösung für die komplexe Lohnbuchhaltung.

Wie hilft Software KMU bei der Lohnbuchhaltung?

Der Einsatz von Lohnsoftware kann entscheidend dazu beitragen, Gehälter korrekt zu berechnen, Sozialversicherungsbeiträge automatisch zu verwalten und alle Meldepflichten zu erfüllen. Dies ist insbesondere für KMU mit begrenzten internen Ressourcen wichtig.

Typische Funktionen moderner Lohnsoftware:

• Automatisierte Brutto-/Netto-Berechnungen nach aktuellen AHV-, ALV-, BVG- und Steuerregelungen
• Einmalige Stammdatenerfassung, um manuelle Doppeleingaben zu vermeiden
• Digitale Lohnabrechnungen – zum Download oder direkt per E-Mail
• Schnittstellen zu Sozialversicherungen und Behörden für reibungslosen Datenexport
• Automatische gesetzliche Updates zu Beitragssätzen und Schwellenwerten
• Cloud-Zugriff für ortsunabhängige Zusammenarbeit mit Treuhändern oder HR-Partnern

Diese Tools reduzieren den manuellen Aufwand, minimieren Fehlerquellen und schaffen Transparenz – besonders hilfreich in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.

Doch: Software ersetzt keine Fachkenntnis. Ohne ein solides Verständnis des Schweizer Lohn- und Sozialversicherungsrechts kann auch die beste Lösung falsch bedient werden – mit potenziell teuren Konsequenzen.

Deshalb ist die Kombination aus Software und fachkundiger Begleitung entscheidend. Ein erfahrener Treuhandpartner sorgt nicht nur für die korrekte Konfiguration, sondern prüft auch regelmässig, ob alle Lohnprozesse rechtlich und technisch einwandfrei laufen.

Beliebte Lohnsoftware-Lösungen

Häufig genutzte Lohnlösungen in der Schweiz sind SwissSalary, Abacus, Bexio, KLARA und Personio. Bei Nexova verwenden wir SwissSalary aufgrund seiner regulatorischen Genauigkeit, nahtlosen Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und Eignung für KMU. Es ermöglicht eine effiziente Lohnverarbeitung bei gleichzeitiger Einhaltung des Schweizer Arbeits- und Sozialversicherungsrechts.

Für KMU kann die Wahl eines vertrauenswürdigen Softwareanbieters in Kombination mit Expertenunterstützung einen grossen Unterschied machen, um die Lohnbuchhaltung sicher und korrekt zu meistern.