Remote Work und Homeoffice im Ausland – Was gilt es für Schweizer Arbeitgeber zu beachten?

Bedingt durch die Corona-Pandemie ist es für Arbeitnehmer zunehmend üblich geworden, mit eingeschränkten oder gar keinen Präsenzzeiten zu arbeiten. Mitarbeiter wünschen sich im Arbeitsalltag mehr Flexibilität und ortunabhängige Arbeitsformen und Unternehmen ermöglichen ihren Angestellten zunehmend, ihren Arbeitsplatz ins Ausland zu verlegen. Dies mag attraktiv sein, stellt Unternehmen aber auch vor komplexe organisatorische und rechtliche Herausforderungen. Doch was müssen Sie als Schweizer Arbeitgeber beachten, wenn Sie ihren Angestellten die Möglichkeit zu Remote Work im Ausland geben?

Die wachsende Attraktivität von Remote Work

Remote work hat in den letzten Jahren aufgrund des technologischen Fortschritts, einer sich verändernden Arbeitskultur und der COVID-19-Pandemie an Beliebtheit gewonnen. Fernarbeit ermöglicht es den Arbeitnehmern, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten und bietet mehr Flexibilität und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

In der Schweiz sind viele Arbeitgeber zunehmend offen dafür, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, aus der Ferne zu arbeiten oder ein Homeoffice im Ausland einzurichten.

Dies bringt sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer viele Vorteile mit sich, darunter eine höhere Produktivität und Arbeitszufriedenheit, niedrigere Gemeinkosten, Zugang zu anderen Arbeitsmärkten und vieles mehr. Allerdings müssen die Arbeitgeber die damit verbundenen rechtlichen und praktischen Überlegungen kennen.

Was ist mit dem Begriff „Homeoffice im Ausland“ gemeint?

“Homeoffice im Ausland“ bezieht sich auf eine Arbeitsform, bei der ein Arbeitnehmer für eine bestimmte Zeit von einem anderen Land aus arbeitet. Die Arbeit wird in der Regel bequem von zu Hause aus oder von einem anderen Ort aus erledigt, der ihm zusagt (im Gegensatz zu einem bestimmten Firmensitz).

Dabei kann es sich um eine vorübergehende Vereinbarung handeln, z. B. für einige Wochen oder Monate, oder um eine langfristige Vereinbarung, z. B. für Jahre oder sogar auf unbestimmte Zeit. Die Möglichkeit, im Ausland ein Homeoffice einzurichten, ermöglicht es den Angestellten, in der von ihnen bevorzugten Umgebung zu arbeiten und gleichzeitig ihr Arbeitsverhältnis mit ihrem Schweizer Arbeitgeber aufrechtzuerhalten.

Ist das überhaupt erlaubt?

Im schweizerischen Arbeitsrecht können die Vertragsparteien einen „Arbeitsort“ bezeichnen. Dieser vertraglich vereinbarte Arbeitsort ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Arbeitsvertrags.

Es ist rechtlich nicht verboten, ein Homeoffice im Ausland als Arbeitsort zu bezeichnen, sofern der Arbeitgeber damit einverstanden ist. Dies sollte jedoch eindeutig im Arbeitsvertrag festgehalten werden, um spätere Probleme zu vermeiden. Es ist auch möglich, dass das Unternehmen diese Zulagen in seine für alle Arbeitnehmer geltenden Regelungen aufnimmt.

In der Praxis sind solche Vereinbarungen zwar zulässig und kommen regelmäßig vor, aber es ist wichtig, ihre Auswirkungen in verschiedenen Bereichen wie Sozialversicherung, Steuerpflicht, Datenschutz usw. zu kennen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Homeoffice im Ausland und einer „Workation“?

Ein „Workation“ ist im Allgemeinen eine kurzfristige Vereinbarung, bei der ein Arbeitnehmer Arbeit und Freizeitaktivitäten an einem anderen Ort miteinander verbindet. Er dauert in der Regel einige Tage oder Wochen und ist in erster Linie auf Urlaub und nicht auf Arbeit ausgerichtet.

Im Gegensatz dazu ist ein Homeoffice im Ausland ein längerfristiges Arrangement, bei dem der Angestellte hauptsächlich an einem anderen Ort arbeitet und lebt. Der Hauptzweck eines Heimbüros im Ausland besteht darin, dem Arbeitnehmer die Möglichkeit zu geben, aus der Ferne zu arbeiten und gleichzeitig in einem anderen Land zu leben.

Die wichtigsten Fragen und Fallstricke, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten

Fernarbeitsregelungen können zwar viele Vorteile bieten, doch müssen sich Unternehmen der möglichen Probleme und Fallstricke bewusst sein, wenn sie ihren Mitarbeitern erlauben, von zu Hause aus im Ausland zu arbeiten.

Dazu gehören Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen, Sozialversicherungen, Steuerpflicht, Arbeitsrecht, Datenschutz, Vergütung und andere praktische Überlegungen.

Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen

Wenn ein Arbeitnehmer aus einem Land der Europäischen Union (EU) oder der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) kommt, ist das Verfahren relativ einfach. Aufgrund des EFTA-Vertrags und des Abkommens über die Freizügigkeit (FZA) zwischen der EU und der Schweiz kann der Arbeitnehmer aus diesem Land ohne zusätzliche Arbeitsgenehmigung oder Visum arbeiten.

Voraussetzung für die Gewährung der Freizügigkeit ist, dass die Person entweder einen gültigen Arbeitsvertrag hat, selbständig erwerbend ist oder über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, wenn sie nicht erwerbstätig ist. Ersteres würde auf jeden Arbeitnehmer zutreffen, der im Ausland ein Homeoffice einrichtet.

Wenn der Arbeitnehmer jedoch aus einem Land außerhalb der EU/EFTA kommt, gibt es zusätzliche rechtliche Einschränkungen. Erstens benötigen sie eine Arbeitsgenehmigung und eine Aufenthaltsgenehmigung oder ein Visum, um in diesem Land zu arbeiten.

Dies kann ein komplexes und zeitaufwändiges Verfahren sein, und Schweizer Arbeitgeber müssen dies berücksichtigen, wenn sie ihren Mitarbeitern erlauben, von zu Hause aus in einem Land außerhalb der EU zu arbeiten.

Was ist mit den Sozialversicherungen?

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der bei der Heimarbeit im Ausland zu beachten ist, sind die Sozialversicherungsvorschriften. Auch hier hängt die Situation davon ab, ob sich der Arbeitsplatz in der EU/EFTA-Zone befindet oder nicht.

Liegt der Wohnsitz und damit der Arbeitsort innerhalb der EU/EFTA, werden die Sozialversicherungen nur einmal bezahlt, entweder im Beschäftigungsland (in diesem Fall in der Schweiz) oder im Wohnsitzland (d.h. dort, wo der Arbeitnehmer wohnt und arbeitet).

Die übliche Regelung lautet: Wenn mehr als 25 % der jährlichen Erwerbstätigkeit im Heimatland im Ausland ausgeübt werden, werden die Sozialversicherungen in diesem Wohnsitzland gezahlt und der Arbeitnehmer ist dort versichert, unabhängig davon, wo das Unternehmen seinen Sitz hat.

Dies hat wichtige Auswirkungen für die Arbeitgeber, da die Kosten für die Sozialversicherungen in den einzelnen EU/EFTA-Staaten sehr unterschiedlich sein können.

Aufgrund der jüngsten Probleme mit der weltweiten Covid-19-Pandemie sowie der veränderten Einstellung zu und der verbesserten Fähigkeit, Tätigkeiten aus der Ferne zu erledigen, gelten die vorgenannten Unterstellungsregeln in der Praxis nicht immer und können außer Kraft gesetzt werden. Es gibt auch Ausnahmen für vorübergehende Auslandseinsätze und die Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland.

Außerhalb des EU/EFTA-Raums ist die Situation nicht einheitlich geregelt und hängt davon ab, welche Vereinbarungen zwischen der Schweiz und dem Gastland getroffen wurden. In manchen Fällen unterliegt ein Arbeitnehmer sowohl in der Schweiz als auch in dem Land, aus dem er arbeitet, den Sozialversicherungsvorschriften.

Dies kann zu doppelten Sozialversicherungsbeiträgen führen, was sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden kostspielig sein kann. Glücklicherweise hat die Schweiz mit zahlreichen Ländern Sozialversicherungsabkommen ausgehandelt, die für die Koordinierung der Sozialversicherungszahlungen entscheidend sind.

Steuerpflicht bei Homeoffice im Ausland

Wenn ein Arbeitnehmer im Auslands-Homeoffice aus arbeitet, muss er feststellen, ob er in dem Land steuerpflichtig ist, in dem sich das Homeoffice befindet, oder in dem Land der Beschäftigung.

Auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort, und jeder Fall muss individuell beurteilt werden. Im Allgemeinen hängen die steuerrechtlichen Fragen von der Dauer des Auslandsaufenthalts und dem Standort ab.

Grundsätzlich ist die Einkommensteuer in dem Land zu entrichten, in dem sich der „Lebensmittelpunkt“ befindet. Die Dauer des Aufenthalts sowie der Grad der persönlichen und finanziellen Verflechtung mit dem Ausland (z. B. Immobilienbesitz, Bankkonten, Familienangehörige, Schulbesuch der Kinder usw.) spielen bei der Bestimmung des Landes, in dem der Arbeitnehmer steuerlich ansässig ist, eine Rolle. Der Ort der Besteuerung des Arbeitnehmers wird sich wahrscheinlich verschieben, wenn:

• Sie arbeiten mehr als 183 Tage pro Jahr in einem anderen Land,
• Der Mittelpunkt ihres Lebens liegt im Ausland,
• Sie geben ihren Wohnsitz in der Schweiz auf.

In jedem Fall gelten für die steuerliche Behandlung die Regeln des Arbeitgeberlandes und des Wohnsitzlandes, wobei bestehende Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den Staaten zu beachten sind.

Sind die Arbeitnehmer durch das Schweizer Arbeitsrecht geschützt?

Das Schweizer Arbeitsrecht gilt nur territorial, d.h. innerhalb der Grenzen der Schweiz. Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer, der in einem Homeoffice im Ausland arbeitet, nicht durch das Schweizer Arbeitsrecht geschützt ist, auch wenn der Arbeitgeber seinen Sitz in der Schweiz hat.

Der Arbeitgeber kann jedoch im Vertrag bestimmte Aspekte des schweizerischen Arbeitsrechts festlegen, die anwendbar sind und beachtet werden müssen.

Da das Arbeitsrecht nicht automatisch in vollem Umfang anwendbar ist, empfiehlt es sich vielmehr, die wichtigen Rechte und Pflichten, die gelten, im privatrechtlichen Vertrag ausdrücklich zu erwähnen und zu vereinbaren.

Dazu gehören Schutzbestimmungen, die im schweizerischen Arbeitsrecht zu finden sind, wie Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen, Nacht- und Sonntagsarbeitsverbote.

Es ist auch ratsam, dass der Arbeitgeber einen Schweizer Standort als Gerichtsstand sowie die entsprechende Rechtswahl angibt. Dies bedeutet, dass rechtliche Schritte im Zusammenhang mit dem Arbeitsvertrag nur in der Schweiz eingeleitet werden können.

Sind die Datenschutzbestimmungen anwendbar?

Alle in der Schweiz geltenden Datenschutzbestimmungen sind auch im Ausland anwendbar und müssen strikt eingehalten werden. Die Frage des Datenschutzes wird sogar oft noch wichtiger, wenn Mitarbeiter aus einem anderen Land heraus arbeiten.

Der Arbeitnehmer sollte sich mit grösster Sorgfalt gegen unbefugten Zugriff auf seinen Computer schützen, verschlüsselte Internetverbindungen und sichere Kommunikationskanäle verwenden usw.

Es ist wichtig, dass die Arbeitgeber überprüfen, ob diese Praktiken eingehalten werden, und ihre Mitarbeiter in ihren Bemühungen unterstützen, ihre Daten privat und geschützt zu halten.

Ändert sich das Gehalt eines Arbeitnehmers, wenn er vom Ausland aus arbeitet?

Ein Schweizer Arbeitgeber darf den vertraglich vereinbarten Lohn eines im Ausland tätigen Arbeitnehmers nicht kürzen, wenn beispielsweise die Lebenshaltungskosten reduziert werden. Ein Arbeitnehmer, der von einem Heimbüro im Ausland aus arbeitet, hat Anspruch auf den gleichen vertraglichen Lohn, als ob er in der Schweiz arbeiten würde.

Eine zusätzliche Entschädigung ist nur für arbeitsbezogene Ausgaben wie öffentliche Verkehrsmittel, Essenszuschüsse usw. zulässig. Diese sollten zwischen beiden Parteien besprochen und im Arbeitsvertrag vereinbart werden.

Weitere zu beachtende Punkte

Neben den genannten Erwägungen können sich für einen Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern erlaubt, im Ausland von zu Hause aus zu arbeiten, viele weitere praktische Fragen stellen.

Dazu gehören Fragen wie die Sicherstellung, dass der Arbeitnehmer Zugang zu den erforderlichen Geräten und Technologien hat, um seine Arbeit ordnungsgemäß auszuführen, z.B. eine zuverlässige Internetverbindung und Zugang zu den Unternehmenssystemen.

Arbeitgeber müssen auch die sprachlichen und kulturellen Unterschiede berücksichtigen, die sich bei der Zusammenarbeit mit Mitarbeitern in verschiedenen Ländern ergeben können, sowie die unterschiedlichen Zeitzonen.