Rechnungsstellung in der Schweiz: Was muss eine Rechnung enthalten?

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine förmliche Zahlungsaufforderung eines Verkäufers, die als vertragliche Vereinbarung zwischen dem Verkäufer und dem Käufer nach der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen dient. Mit anderen Worten, sie ist eine förmliche Erklärung darüber, was der Käufer für den Kauf schuldet.

Rechnungen werden von Unternehmen zur Verfolgung von Forderungen und für steuerliche Zwecke verwendet. Rechtlich gesehen muss sie bestimmte Informationen enthalten, um als gültig zu gelten. Dazu gehören u. a. Angaben zu den beteiligten Parteien, eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, Preisangaben und Informationen zur Mehrwertsteuer.

Der Unterschied zwischen einer Rechnung und anderen Finanzdokumenten wie Quittungen oder Bestellungen ist von grundlegender Bedeutung für die ordnungsgemäße Führung von Finanzunterlagen und die Einhaltung von Vorschriften.

Alle diese Dokumente sind wichtige Bestandteile der Buchhaltungs- und Beschaffungsprozesse, aber sie dienen unterschiedlichen Zwecken und werden in verschiedenen Phasen einer Transaktion verwendet.

Arten von Rechnungen

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, die in unterschiedlichen Formaten erstellt werden. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die in der Schweiz am häufigsten verwendeten Rechnungsarten:

• Papierrechnungen: Hierbei handelt es sich um traditionelle Rechnungen, die handgeschrieben oder auf Papier gedruckt und per Post verschickt oder dem Kunden direkt übergeben werden. Trotz des digitalen Zeitalters sind Papierrechnungen in bestimmten Branchen und bei Unternehmen, die greifbare Unterlagen bevorzugen, nach wie vor weit verbreitet.
• PDF-Rechnungen: PDF-Rechnungen sind digitale Kopien von Papierrechnungen, die auf einem PC erstellt und dem Kunden per E-Mail zugesandt werden können. PDF-Rechnungen ahmen das Layout und den Inhalt von Papierrechnungen nach und gelten nicht streng genommen als elektronische Rechnungen. Sie bieten daher den Komfort des digitalen Versands, ohne dass spezielle E-Invoicing-Standards erforderlich sind.
• Elektronische Rechnungen: Diese Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie enthalten in der Regel einen QR-Code, der es dem Empfänger ermöglicht, die Rechnung z.B. sofort über sein Mobiltelefon zu bezahlen.  Dieses Format erleichtert eine effiziente Transaktionsverarbeitung, reduziert Fehler und verbessert die Einhaltung der Mehrwertsteueranforderungen.
• Proforma-Rechnungen: Eine Proformarechnung wird vor der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen ausgestellt. Sie enthält die Verpflichtung des Verkäufers, Waren oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Preis zu liefern. Proforma-Rechnungen sind zwar keine Zahlungsaufforderung im eigentlichen Sinne, doch sind sie für Zollzwecke im internationalen Handel und für Käufer nützlich, um die Zahlung zu veranlassen. Eine Verwendung von Proforma-Rechnungen ist der Versand von kostenlosen Mustersendungen an einen Geschäftspartner im Ausland.

Korrekte Rechnungsstellung aus Sicht der Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist ein wichtiger Bestandteil der Rechnungsstellung in der Schweiz. Damit der Käufer von Waren oder Dienstleistungen den Vorsteuerabzug geltend machen kann, müssen die Rechnungen unbedingt „mehrwertsteuerkonform“ sein, d. h. sie müssen den formalen Anforderungen an die Rechnungsstellung in der Schweiz entsprechen.

Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, muss der in Rechnung gestellte Mehrwertsteuerbetrag klar ausgewiesen werden, es sei denn, die Waren oder Dienstleistungen sind von der Mehrwertsteuer befreit.

Dies sorgt nicht nur für Transparenz, sondern erleichtert auch die korrekte Berichterstattung über die Mehrwertsteuer und ermöglicht es dem Käufer, die gezahlte Mehrwertsteuer zurückzufordern.

Im nächsten Abschnitt werden die wesentlichen Elemente einer vorschriftsmäßigen Rechnungsstellung erörtert:

Was sind die wesentlichen Elemente einer Rechnung?

Gemäss Art. 26 des Bundesgesetzes über die Mehrwertsteuer muss eine Rechnung, damit sie rechtskonform ist und den Anforderungen der Mehrwertsteuer in der Schweiz entspricht, die folgenden Pflichtangaben enthalten:

Obligatorische Informationen

• Name und Anschrift des Leistungserbringers sowie seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID und Mehrwertsteuer), falls er mehrwertsteuerpflichtig ist,
• Name und Adresse des Empfängers,
• Rechnungsdatum,
• Datum der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen, wenn es sich vom Rechnungsdatum unterscheidet,
• Genaue Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung,
• Der Preis oder die Gebühr für die Ware oder Dienstleistung,
• Der angewandte Mehrwertsteuersatz und der Betrag der Mehrwertsteuer, sofern diese nicht im Preis enthalten ist,
• Unterschrift in bestimmten Fällen (siehe nähere Erläuterung weiter unten).

Optionale Ergänzungen

• Rechnungsnummer: Die Angabe einer eindeutigen Kennung für jede Rechnung (Rechnungsnummer) ist in der Schweiz gängige Praxis und wird dringend empfohlen, auch wenn sie nicht zu den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben gehört. Rechnungsnummern helfen bei der korrekten Buchführung und Berichterstattung.
• Zahlungsbedingungen: Standardmäßig wird davon ausgegangen, dass die Kunden ihre Rechnungen bei Erhalt bezahlen. Die Angabe schriftlicher Zahlungsbedingungen, wie z. B. das Fälligkeitsdatum und etwaige Skonti, kann jedoch dazu beitragen, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.
• Bankverbindung: Um es dem Käufer leichter zu machen und einen reibungslosen Zahlungsverkehr zu ermöglichen, ist es ratsam, die Bankverbindung oder andere elektronische Zahlungsmöglichkeiten (QR-Codes, Kartenzahlungsoption usw.) anzugeben.
• Dankesschreiben: Eine persönliche Note kann die Kundenbeziehungen verbessern.

Ist eine digitale Unterschrift erforderlich?

Vor 2018 hatte die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) strenge Anforderungen an digitale Finanzdokumente, einschließlich elektronischer Rechnungen, gestellt. Diese Rechnungen mussten zwingend mit einer teuren und komplexen Software digital signiert werden, um die Authentizität sicherzustellen und den Vorsteuerabzug zu ermöglichen.

Dies verlangsamte jedoch den Fortschritt bei der Digitalisierung der Buchhaltung in der Schweiz, weshalb die Regeln überarbeitet wurden. Die am 1. Januar 2018 in Kraft getretene neue Mehrwertsteuerverordnung (Artikel 122) sieht die Gleichbehandlung von elektronischen Rechnungen, Papierrechnungen (gedruckt und gescannt) und PDF-Rechnungen vor.

Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen in der Schweiz derzeit als gleichwertig mit ihren Pendants in Papierform angesehen werden, sofern sie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten. In beiden Fällen (Papier oder elektronisch) ist eine Unterschrift oder elektronische Signatur nicht zwingend erforderlich für eine gültige Rechnung und das Recht auf Vorsteuerabzug.

Dennoch müssen Unternehmen in der Lage sein, die Authentizität und Integrität von Rechnungsbelegen nachzuweisen, unabhängig davon, ob diese auf Papier oder elektronisch gespeichert sind. Eine digitale Signatur ist zwar nicht für jedes Unternehmen obligatorisch, aber sie ist ein solides Instrument, um diese Anforderungen zu erfüllen, und bietet eine zusätzliche Ebene der Sicherheit und des Vertrauens.

Ohne eine digitale Signatur müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über andere zuverlässige interne Kontrollsysteme verfügen, um die Echtheit ihrer Rechnungen nachzuweisen.

Letztlich muss jedes Unternehmen selbst prüfen und entscheiden, ob eine digitale Signatur für die Rechnungsstellung erforderlich ist, insbesondere wenn es um internationale Kunden oder große Transaktionen geht. Eine gängige Lösung könnte darin bestehen, eine digitale Signatur für große Transaktionen ab einem bestimmten Schwellenwert vorzuschreiben, nicht aber für Rechnungen mit einem geringeren Wert.

Aufbewahrung von Unterlagen: Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Das Schweizer Recht sieht für alle Ansprüche aus Verträgen eine Verjährungsfrist von zehn Jahren vor (OR Art. 127). Unternehmen sind daher verpflichtet, Belege und Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Dadurch wird auch sichergestellt, dass die Rechnungen für Steuerprüfungszwecke zur Verfügung stehen, wobei die Originalrechnungen bis zu zehn Jahre nach ihrer Ausstellung angefordert werden können.

Sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie während dieses Zeitraums zugänglich und lesbar sind.

Was passiert, wenn Sie eine falsche Rechnung ausstellen?

Auch wenn Sie Ihre Rechnungen mit der nötigen Sorgfalt bearbeiten, können Fehler passieren. Vielleicht fehlt beim angegebenen Preis eine Zahl, oder der Name oder die Adresse auf der Rechnung ist falsch. Wenn Fehler auftreten, ist es wichtig, sie umgehend und korrekt zu beheben.

Wenn eine falsche Rechnung ausgestellt wurde, muss der Aussteller die ursprüngliche Rechnung stornieren und eine neue, korrigierte Rechnung ausstellen. Auf der berichtigten Rechnung sollte deutlich vermerkt sein, dass sie die vorherige fehlerhafte Rechnung ersetzt, um Verwechslungen zu vermeiden und eine genaue Buchführung zu gewährleisten.

Wenn die nicht korrekte Rechnung bereits bezahlt wurde, müssen Sie zunächst eine Stornorechnung erstellen, um die ursprüngliche Rechnung zu annullieren, bevor Sie eine korrigierte Rechnung ausstellen. Wenn die erhaltene Zahlung zu hoch oder zu niedrig war, muss der Restbetrag von der betreffenden Partei (Käufer oder Verkäufer) beglichen werden.

Glücklicherweise lassen sich Fehler bei der Rechnungsstellung durch sorgfältige Rechnungsstellungsprotokolle und den Einsatz moderner Software für die elektronische Rechnungsstellung erheblich reduzieren. Dies kann dazu beitragen, den Zeit- und Kostenaufwand für die Berichtigung fehlerhafter Rechnungen zu verringern, und, was noch wichtiger ist, den Kunden ein höheres Maß an Professionalität und Zuverlässigkeit zu vermitteln.