Auslagerung der Buchhaltung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Sich in der komplexen Landschaft der Buchhaltungssoftware und -lösungen zurechtzufinden, kann für Unternehmen entmutigend sein. Wie finden Sie bei den zahllosen Optionen, die es gibt, die richtige für Ihr Unternehmen? An dieser Stelle kommt Microsoft Dynamics 365 Business Central ins Spiel, eine umfassende ERP-Lösung zur Vereinfachung Ihrer Geschäftsabläufe.

Ebenso wichtig ist es jedoch, den richtigen Buchhaltungsanbieter zu finden, der mit dieser Software vertraut ist. In diesem Artikel gehen wir auf diese und weitere Überlegungen ein und erläutern, was Business Central ist und wie es Ihr Unternehmen optimieren kann.

Outsourcing Ihrer Buchhaltung: Welche Software verwendet Ihr Treuhänder?

Buchhaltungssoftware und Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen (integrierte Softwaresysteme, mit denen Unternehmen die wesentlichen Aspekte ihres Geschäftsbetriebs auf einer Plattform verwalten können, einschließlich Produktionsplanung, Lieferkettenmanagement, Vertrieb, Marketing, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Kundenbeziehungen und vieles mehr) haben sich in den letzten Jahrzehnten erheblich weiterentwickelt. Heute gibt es buchstäblich Hunderte von Softwaresystemen, aus denen Unternehmen und Fachleute wählen können.

Woher wissen Sie also, welche Software die beste für Ihr Unternehmen ist? Und spielt es eine Rolle, welche Art von Buchhaltungssoftware Ihr externer Buchhaltungstreuhänder für die Verwaltung der Bücher Ihres Unternehmens verwendet?

Die Beantwortung der ersten Frage würde einen eigenen Blog-Beitrag erfordern, aber was man sagen kann, ist, dass es einen zunehmenden Trend zu ganzheitlichen ERP-Systemen gibt, bei denen sich die Unternehmen keine Gedanken über die Integration verschiedener Softwaretypen für die zahlreichen Glieder ihrer Unternehmensführung machen müssen.

Ein ideales ERP-System sollte über fortschrittliche Funktionen zur Verwaltung aller Geschäftsanforderungen verfügen und gleichzeitig kostengünstig und einfach zu verstehen und zu verwenden sein.

Eine solche ERP-Software, die alle Anforderungen erfüllt, ist Microsoft Dynamics 365 Business Central (der Einfachheit halber im weiteren Verlauf dieses Artikels einfach als „Business Central“ bezeichnet).

Bevor wir mehr darüber erfahren, was Business Central ist und welche Vorteile es bietet, wollen wir die zweite Frage beantworten, ob es für Ihr Unternehmen wichtig ist, welche Software Ihr Buchhaltungstreuhänder verwendet. Es gibt mehrere Gründe, warum dies in der Tat ein entscheidender Faktor ist, den es zu berücksichtigen gilt:

1. Kompatibilität mit Ihrer internen Software

Die Kompatibilität der Software ist der wichtigste Punkt in dieser Liste. Wie bereits erwähnt, setzen viele KMU ERP-Plattformen ein, um ihre Geschäfte, einschließlich der Buchhaltung, effizient zu verwalten. Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, ist es sehr empfehlenswert, einen Anbieter zu suchen, der die gleiche Software wie Ihr internes ERP- und Buchhaltungssystem verwendet oder zumindest eine Plattform, die kompatibel ist.

Dies kann zur Rationalisierung des Buchhaltungsprozesses beitragen, da es einen nahtlosen Datenaustausch und eine nahtlose Integration ermöglicht, Fehler reduziert und die Konsistenz der Berichterstattung in den verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens sicherstellt.

2. Benutzerfreundlichkeit und Verständlichkeit

Die Buchhaltungssoftware, die Ihr Treuhänder verwendet, sollte sowohl für Ihr internes Team und die Geschäftsleitung als auch für Ihren Treuhänder benutzerfreundlich und verständlich sein. Komplexe Software kann zu Verwirrung und sogar zu Fehlern bei Ihren Finanzdaten führen.

3. Qualität der Software

Die gewählte Buchhaltungssoftware sollte nicht nur einfach und benutzerfreundlich sein, sondern auch eine hohe Qualität aufweisen, da sich dies direkt auf die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Finanzberichterstattung und Ihres Betriebs auswirkt.

Sie sollte eine Vielzahl von robusten Funktionen und fortschrittlichen Tools bieten, die auch die komplexesten Finanztransaktionen bewältigen, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und genaue Berichte liefern können.

Erweiterte Funktionen wie Automatisierung, Echtzeit-Updates und anpassbare Berichte können den Buchhaltungsprozess Ihres Unternehmens erheblich verbessern und zu einer reibungsloseren betrieblichen Effizienz führen.

4. Einarbeitung und Integration

Wenn Sie derzeit eine andere Software als Ihr Treuhänder verwenden oder selbst noch keine Software einsetzen, müssen Sie prüfen, wie einfach es wäre, Ihre Systeme in die Software des Buchhaltungsanbieters zu integrieren oder einzubinden.

Faktoren wie Datenmigration, Schulungsbedarf und die Dauer der Umstellung sind wichtige Überlegungen. Für kleine Unternehmen, die nicht beabsichtigen, selbst eine ERP-Software einzusetzen, ist dies weniger relevant.

5. Sicherheit und Konformität

Die Buchhaltungssoftware, die Ihr Anbieter verwendet, sollte den Standards für Datensicherheit und Compliance entsprechen. Sie sollte über Funktionen wie Datenverschlüsselung und Zugangskontrollen verfügen, um Ihre Finanzdaten zu schützen. Dies ist besonders wichtig, wenn sensible Finanzdaten verarbeitet werden.

6. Skalierbarkeit

Da Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit wächst, müssen Sie sicherstellen, dass die Buchhaltungssoftware, die Ihr potenzieller Treuhänder verwendet, mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann.

Prüfen Sie, ob die Software das erhöhte Transaktionsvolumen und die komplexeren Berichtsanforderungen bewältigen kann, die im Zuge der Expansion Ihres Unternehmens erforderlich werden könnten.

7. Kosten

Die Kosten für die Buchhaltungssoftware, die Ihr Treuhänder verwendet, werden auf die eine oder andere Weise in sein Honorar einfließen, was eine Überlegung wert ist. Die Software sollte nicht nur fortschrittlich genug sein, um Ihre Buchhaltungsanforderungen zu erfüllen, sondern auch zu Ihrem Budget passen und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.  

Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Business Central ist eine ganzheitliche Business-Management-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Sie kombiniert Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) in einer einzigen, cloudbasierten Plattform.

Business Central bietet KMUs eine breite Palette an Funktionen, darunter Lösungen für Finanz- und Rechnungswesen, Lieferkettenmanagement, Vertrieb, Service, Betrieb und vieles mehr. Es handelt sich um eine leistungsstarke End-to-End-Plattform, die Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Abläufe und ihrer Planung unterstützen kann.

Die Entwicklung von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Business Central hat sich aus Microsoft Dynamics NAV, dem früheren Navision, entwickelt. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über den Übergang von Navision zu Business Central:

1. Von Navision zu Microsoft Navision

Navision wurde ursprünglich von dem dänischen Softwareunternehmen PC&C A/S (später Navision Software A/S) im Jahr 1983 als benutzerfreundliche, eigenständige Buchhaltungssoftwarelösung entwickelt. Im Laufe der Jahre erweiterte Navision seine Funktionen und Möglichkeiten und wurde zu einem umfassenden ERP-System.

Microsoft erwarb Navision Software A/S zusammen mit dem Navision-ERP-System im Jahr 2002 und es wurde Teil der Microsoft Business Solutions Division und wurde in Microsoft Navision umbenannt.

2. Microsoft Dynamics NAV

Microsoft baute die Navision-Software weiter aus und entwickelte sie weiter. 2005 wurde sie in Microsoft Dynamics NAV umbenannt. Die Software behielt ihre Kernfunktionen bei, während man sich gleichzeitig darauf konzentrierte, die Integration mit anderen Microsoft-Produkten zu verbessern und weitere Funktionen und Tools in den Bereichen Finanzen, Lieferkettenmanagement und Business Intelligence hinzuzufügen.

Die letzte Version, die veröffentlicht wurde, war Microsoft Dynamics NAV 2018.

3. Umstellung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central:

Im Jahr 2018, nach der Einführung des Dynamics 365-Ökosystems (eine Suite integrierter Cloud-basierter Geschäftsanwendungen), benannte Microsoft Dynamics NAV in Dynamics 365 Business Central um und bot es als Kernanwendung unter dem Dach von Dynamics 365 an.

Seitdem hat Microsoft die Software immer weiter verbessert, u. a. durch eine modernere und benutzerfreundlichere Oberfläche, eine bessere Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen wie Excel und Outlook, die Einbeziehung von KI- und maschinellen Lernfunktionen, verbesserten Datenschutz und die Einhaltung von Datenschutzstandards und vieles mehr.

Vor allem aber ist Business Central in erster Linie als Cloud-basierte Lösung konzipiert und bietet KMUs die Vorteile der Skalierbarkeit, der Zugänglichkeit und der automatischen Updates, die mit der Cloud-Technologie einhergehen.

Hauptgründe für die Verwendung von Dynamics 365 Business Central

Business Central ist eine vielseitige ERP-Lösung, die zahlreiche Vorteile für Unternehmen aller Größen und Branchen bietet. Wenn Ihr Unternehmen noch ein altes ERP-System oder eine einfache Buchhaltungssoftware verwendet, finden Sie hier einige gute Gründe, ein Upgrade auf Dynamics 365 Business Central in Betracht zu ziehen:

1. Umfassende Verwaltungslösung

Business Central bietet eine einheitliche Plattform für die Verwaltung verschiedener Aspekte Ihres Unternehmens, einschließlich Finanzen, Vertrieb, Service, Betrieb, Lieferkette, Inventar und mehr. Dieser integrierte Ansatz macht mehrere Systeme überflüssig und strafft Ihre Prozesse.

2. Skalierbarkeit und Anpassung

Business Central bietet sowohl ein hohes Maß an Skalierbarkeit als auch an Flexibilität. Es kann leicht an Ihre sich ändernden Bedürfnisse angepasst werden, z. B. wenn Sie neue Benutzer und Funktionen hinzufügen oder in neue Märkte expandieren. So wird sichergestellt, dass Business Central mit Ihrem Unternehmenswachstum mitwachsen kann.

3. Cloud-basierte Flexibilität

Business Central ist in erster Linie als Cloud-basierte Lösung verfügbar, mit der Sie von überall aus in Echtzeit auf Ihre Geschäftsdaten und -anwendungen zugreifen können. Dies ist besonders wertvoll für die Arbeit an entfernten Standorten und für Unternehmen mit Niederlassungen in verschiedenen Teilen der Welt.

4. Einfaches Onboarding und Integration

Mit Business Central können Sie Ihre Systeme ganz einfach einführen. Die Cloud-Basis erleichtert die Implementierung und Aktualisierung und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die auch Mitarbeitern vertraut ist, die mit Microsoft-Anwendungen vertraut sind, was die Schulung vereinfacht.

Darüber hinaus lässt sich Business Central nahtlos in andere Microsoft-Anwendungen und -Dienste integrieren, was eine verbesserte Produktivität, Berichterstattung und Datenanalyse in Ihrem gesamten Technologiebereich ermöglicht.

5. Automatisierung von Arbeitsabläufen

Business Central kann mit seinen ausgefeilten Funktionen zur Workflow-Automatisierung dazu beitragen, sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren. Dies kann zu einer deutlich verbesserten Effizienz führen, Bestands- und Datenfehler reduzieren und die Rentabilität maximieren.

6. Sicherheit

Bei der Nutzung von Business Central können Sie sich auf die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards verlassen. Alle Daten Ihres Unternehmens werden in einem verschlüsselten Format verarbeitet und gespeichert, und die standardmäßig eingebauten Datenschutzmethoden stellen sicher, dass Ihr Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhält.

7. Laufende Entwicklung

Microsoft steht an der Spitze der technologischen Innovation und investiert weiterhin Millionen in die Entwicklung seiner Software. Das Unternehmen veröffentlicht regelmäßig Updates und Verbesserungen für Business Central, so dass Ihr Unternehmen von den neuesten Funktionen, Sicherheitsupdates und Compliance-Standards profitieren kann.

8. Globale Reichweite

Für international tätige Unternehmen unterstützt Business Central mehrere Sprachen und Währungen und eignet sich damit für die Verwaltung globaler Aktivitäten und Niederlassungen.