Buchhaltung für NGOs & NPOs in der Schweiz: Besondere Anforderungen und Standards

Non-Profit-Organisationen in der ganzen Schweiz leisten enormen Beitrag durch soziale Dienstleistungen, humanitäre Hilfe und Advocacy-Arbeit. Da sie stark von Spenden, Steuerbefreiungen und dem Vertrauen der Spender abhängig sind, unterliegen sie besonderen rechtlichen, steuerlichen und finanziellen Anforderungen, die häufig über jene von gewinnorientierten Unternehmen hinausgehen.

Dieser Leitfaden beleuchtet die wichtigsten Aspekte der Rechnungslegung für NPOs in der Schweiz – von gesetzlichen Prüfungsschwellen über die Swiss GAAP FER 21, Prinzipien der Fondsbuchhaltung bis hin zu wirksamem Subventions- und Zuschussmanagement – mit dem Ziel, Transparenz zu wahren und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Welche Buchhaltungsregeln gelten für NGOs in der Schweiz?

Alle NGOs in der Schweiz müssen die allgemeinen Buchhaltungsanforderungen des Schweizerischen Obligationenrechts (OR, Art. 957-963b) sowie zusätzliche Bestimmungen im Schweizerischen Zivilgesetzbuch (ZGB) für Vereine (Art. 69b) und Stiftungen (Art. 83b) einhalten. Die genauen Verpflichtungen hängen von der Rechtsform, Grösse und davon ab, ob eine Organisation öffentliche Spendenaufrufe durchführt.

Vereine (Art. 69 ZGB)

Vereine müssen eine ordnungsgemässe Buchführung führen, die die Finanzlage, Ergebnisse und Geldflüsse in Übereinstimmung mit dem OR darstellt (Art. 69a ZGB).

Eine ordentliche Revision ist erforderlich, wenn der Verein mindestens zwei der folgenden Schwellenwerte in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreitet (Art. 69b ZGB):

1. Bilanzsumme von CHF 10 Millionen
2. Umsatzerlös von CHF 20 Millionen
3. Durchschnittlich jährlich 50 Vollzeitstellen

Eine eingeschränkte Revision muss durchgeführt werden, wenn:

• Ein Mitglied mit persönlicher Haftung oder einer Nachschusspflicht dies verlangt (Art. 69b Abs. 2 ZGB), oder
• Die Statuten oder Mitgliederversammlung (MV) dies beschliessen.

In allen anderen Fällen können die MV und die Statuten frei über die Revisionsregelungen entscheiden (Art. 69b Abs. 4 ZGB), und jedes Vereinsmitglied kann an der MV umfassendere Revisionsregelungen vorschlagen.

Stiftungen (Art. 83 ZGB)

Alle Stiftungen müssen Jahresrechnungen in Übereinstimmung mit dem Obligationenrecht (OR) erstellen, wobei die Bestimmungen über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung sinngemäss anwendbar sind (Art. 83a ZGB).

In der Regel muss der Stiftungsrat einer Stiftung externe Revisoren bestimmen (Art. 83b Abs. 1 ZGB). Die Aufsichtsbehörde kann jedoch kleinere Stiftungen von dieser Pflicht befreien, und der Bundesrat bestimmt die Bedingungen für eine solche Befreiung. Dies gilt typischerweise für Stiftungen ohne öffentliches Fundraising und unter bestimmten Grössenlimiten.

Wenn keine Befreiung gilt, wird die Revisionsart (ordentlich oder eingeschränkt) anhand der OR-Schwellenwerte für Aktiengesellschaften bestimmt (Art. 727 OR):

Eine ordentliche Revision ist erforderlich, wenn mindestens zwei der folgenden Werte in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten werden:

1. Bilanzsumme von CHF 20 Millionen
2. Umsatzerlös von CHF 40 Millionen
3. Durchschnittlich 250 Vollzeitstellen

Unter diesen Schwellenwerten muss eine eingeschränkte Revision durchgeführt werden. Auch wenn eine Stiftung nur die Kriterien für eine eingeschränkte Revision erfüllt, kann die Aufsichtsbehörde eine ordentliche Revision verlangen, wenn sie dies für eine zuverlässige Beurteilung für notwendig erachtet (Art. 83b Abs. 4 ZGB).

Regeln, die für alle NGOs gelten

Unabhängig davon, ob Ihre NGO ein Verein oder eine Stiftung ist, müssen Sie:

• Buchhaltungsunterlagen und Belege mindestens 10 Jahre aufbewahren
• Buchführung in Schweizer Franken oder Ihrer funktionalen Währung führen (bei Verwendung einer anderen Währung müssen Sie CHF-Äquivalente offenlegen)
• Sicherstellen, dass Jahresabschlüsse vollständig, korrekt und den OR-Anforderungen entsprechend sind

Wichtigste Erkenntnis

Für Vereine bestimmen die CHF 10 Mio. / CHF 20 Mio. / 50 VZÄ-Schwellenwerte im ZGB, wann eine ordentliche Revision benötigt wird. Für Stiftungen ist standardmässig immer eine Revision erforderlich, es sei denn, Sie qualifizieren sich für eine Befreiung, und falls nicht, entscheiden die CHF 20 Mio. / CHF 40 Mio. / 250 VZÄ-OR-Schwellenwerte, ob es sich um eine ordentliche oder eingeschränkte Revision handelt.

Genau zu wissen, wo Ihre NGO in diesem Rahmen steht, ist der Schlüssel zur Compliance. Nexova bietet umfassende Beratung und Unterstützung, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation alle Buchhaltungs- und Revisionsanforderungen erfüllt, während Zeit und Ressourcen freigesetzt werden, um sich auf Ihre Kernmission zu konzentrieren.

Was ist Swiss GAAP FER und benötigen es Schweizer NGOs?

Was ist Swiss GAAP FER 21?

Swiss GAAP FER 21 ist der Rechnungslegungsstandard, der speziell für gemeinnützige Non-Profit-Organisationen in der Schweiz entwickelt wurde. Er legt fest, wie eine ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage, der Betriebsergebnisse und der Geldflüsse einer Organisation dargestellt werden soll.

Ist Swiss GAAP FER 21 obligatorisch?

Obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben für alle NGOs, ist FER 21 der anerkannte Rechnungslegungsstandard für Transparenz und Glaubwürdigkeit. Er ist erforderlich für die ZEWO-Zertifizierung (ein schweizerisches Gütesiegel für gemeinnützige Organisationen, das die ordnungsgemässe Verwendung von Spenden garantiert) und wird zunehmend von grossen Spendern, Behörden und Förderstellen erwartet. Viele NGOs übernehmen ihn auch freiwillig, um das öffentliche Vertrauen zu stärken und die Qualität ihrer Finanzberichterstattung zu verbessern.

Welche Organisationen fallen unter FER 21?

FER 21 ist speziell für gemeinnützige Non-Profit-Organisationen entwickelt. Gemäss FER 21 ist eine Non-Profit-Organisation dadurch gekennzeichnet, dass sie soziale Dienstleistungen im öffentlichen Interesse erbringt, ohne formelle Berechtigung oder Mitgliedschaft von Begünstigten zu verlangen.

Diese Organisationen erhalten Mittel von einer unbestimmten Anzahl von Spendern oder erhalten freiwillige Beiträge und/oder finanzieren sich hauptsächlich mit öffentlichen Mitteln. Ein definierendes Merkmal ist die klare Trennung zwischen denjenigen, die Dienstleistungen erhalten, und denjenigen, die Ressourcen oder Governance bereitstellen (einschliesslich Spender, Gründer, Mitglieder, Unterstützer oder Mitarbeiter).

Warum ist FER 21 wichtig?

Im Jahr 2002 eingeführt, adressiert FER 21 die spezifischen Bedürfnisse von Organisationen, die ohne Gewinnmotive operieren und sich hauptsächlich auf Spenden und Zuschüsse stützen.

Was sind die wichtigsten Merkmale von FER 21?

1. Entwickelt für Organisationen, die dem Gemeinwohl dienen, unabhängig von der Rechtsform (Stiftung, Verein usw.)
2. Basiert auf der Periodenrechnung und erfordert umfassende Jahresabschlüsse
3. Vermittelt ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage, der Ergebnisse und der Geldflüsse
4. Umfasst einen Leistungsbericht und eine Rechnung über die Veränderung des Kapitals zusätzlich zu den Standardabschlüssen
5. Verlangt, dass Fundraising-, Werbe- und administrativer Aufwand – sofern sie nicht in der Erfolgsrechnung dargestellt sind – im Anhang ausgewiesen und mit der angewendeten Berechnungsmethode offengelegt werden (FER 21 Ziff. 22).
   
   

Was erwartet ZEWO unter FER 21?

Um sich für die ZEWO-Zertifizierung zu qualifizieren, muss der Jahresabschluss:

• nach dem Rechnungslegungsstandard Swiss GAAP FER erstellt sein und Swiss GAAP FER 21 anwenden
• von einer unabhängigen und fachlich befähigten Revisionsstelle geprüft werden
• falls die Organisation gesetzlich nicht zur Revision verpflichtet ist, mindestens einem Review nach den schweizerischen Prüfungsstandards (EXPERTsuisse) unterzogen werden
• bei kleinen Organisationen (Bilanzsumme < CHF 2 Mio., Umsatz < CHF 1 Mio., weniger als 10 VZÄ) auch von einer fachlich geeigneten und unabhängigen Revisionsstelle geprüft werden können, die nicht zwingend zugelassen sein muss
• die gesetzlichen Unabhängigkeitsanforderungen für Revisionsstellen erfüllen
• Fundraising-, Werbe- und Verwaltungskosten nach der von ZEWO veröffentlichten Methodik berechnen und transparent offenlegen

Wie funktioniert die Fondsbuchhaltung unter FER 21?

FER 21 etabliert klare Unterscheidungen zwischen verschiedenen Kapitalarten, um Transparenz bei der Verwaltung von zweckgebundenen und nicht zweckgebundenen Mitteln sicherzustellen.

Die beiden primären Kapitalkategorien sind:

1. Fondskapital

Fondskapital umfasst Ressourcen, bei denen Dritte spezifische Verwendungsbeschränkungen auferlegt haben (FER 21 Ziff. 8). Gemäss FER 21 entstehen zweckgebundene Fonds durch:

• Explizite Spenderbestimmung: Direkte Spezifikation durch den Beitragszahler (z.B. „diese Spende ist für Katastrophenhilfe in Haiti“)
• Implizite Beschränkung durch Umstände: Wenn Fundraising-Aufrufe implizite Zweckbindung schaffen (z.B. Mittel, die während einer „Notfall-Erdbebenhilfe“-Kampagne gesammelt wurden)

2. Organisationskapital

Organisationskapital repräsentiert Ressourcen unter der eigenen Kontrolle der Organisation, strukturiert in drei Kategorien (FER 21 Ziff. 10):

1. Grundkapital: Gründungskapital oder dauerhaftes Organisationseigenkapital, das grundlegende Stabilität bietet
2. Gebundenes Kapital: Ressourcen, die die Organisation selbst intern für spezifische Zwecke bestimmt hat (z.B. Reserve für Geräteerneuerung) (FER 21 Ziff. 9)
3. Freies Kapital: Völlig uneingeschränkte Ressourcen, die für jeden gemeinnützigen Zweck verfügbar sind und maximale operative Flexibilität bieten

Im Gegensatz zu Zweckbindungen bei Fonds, die von externen Spendern auferlegt werden, sind Zuweisungen in Organisationskapital sind interne Zweckbindungen, die durch Beschluss des Leitungsorgans geändert werden können

Praktisches Fondsbuchhaltungsbeispiel

Eine Stiftung spendet CHF 75’000 an eine Bildungs-NGO zur Unterstützung eines Jugendbildungsprogramms in Zürich.

• Zuweisung: Die CHF 75’000 werden als zweckgebundener Fonds im Kapital ausgewiesen und separat geführt.
• Verwendung: Wenn CHF 30’000 für Workshop-Materialien und Ausbildergebühren verwendet werden, wird dieser Betrag aus dem Fonds aufgelöst und in der Erfolgsrechnung verbucht
• Restbestand: Die verbleibenden CHF 45’000 werden als zweckgebundenes Fondskapital geführt, für das es einen nachvollziehbaren Prüfpfad geben muss.

Erforderliche Berichtselemente:

• Rechnung über die Veränderung des Kapitals mit allen Bewegungen in Fonds und Organisationskapital (FER 21 Ziff. 17)
• Klare Angabe des Zwecks jedes Fonds im Anhang (FER 21 Ziff. 18)
• Einzelausweis und Begründung von Transfers zwischen Fonds (FER 21 Ziff. 19)

Wie sollten Schweizer NGOs Fundraising und Spenden berichten?

FER 21 erfordert transparente Berichterstattung sowohl über Fundraising-Einnahmen als auch über damit verbundene Kosten (Ziffer 14), was wesentlich für die Aufrechterhaltung des Vertrauens der Spender und die ZEWO-Zertifizierungsberechtigung ist.

Dies umfasst:

• Klare Kostenmethodik (gemäss ZEWO) und Zuordnung; Ausweis von administrativem Aufwand sowie Fundraising- und allgemeinem Werbeaufwand inkl. Personalanteilen (Ziff. 21/22).
• Klare Berichterstattung dieser Kosten in der Betriebsrechnung oder, falls dort nicht gezeigt, separate Offenlegung im Anhang (Ziff. 22).
• Klare Fundraising-Kommunikation zum Verwendungszweck (projektspezifisch vs. frei) unterstützt die korrekte Einordnung als zweckgebundene Spende (Fonds) oder freie Spende (Ziff. 13).
• Offenlegung unentgeltlicher Leistungen (Sachspenden, Freiwilligenarbeit) im Anhang: Art/Umfang (Ziff. 23); bei Erfassung in der Betriebsrechnung zusätzlich Betrag & Bewertungsprinzip (Ziff. 44).

Berichterstattungsanforderungen umfassen:

• Kosten-Offenlegung: Fundraising-, allgemeiner Werbe- und administrativer Aufwand sind – falls nicht in der Betriebsrechnung gezeigt – im Anhang separat offenzulegen, inkl. Erläuterung der Berechnungsmethode (Ziff. 22).
• Bruttoprinzip: Erträge und Aufwände aus Fundraising-Aktivitäten sind brutto (nicht saldiert) auszuweisen (Ziff. 14).
• Fondsbeschränkung: Unterscheidung zwischen zweckgebundenen (Fonds) und freien Spenden in der Erfolgsrechnung oder im Anhang (Ziff. 13).

Häufige Fundraising-Berichterstattungsfehler:

• Vage Spendenaufrufe, die Verwirrung darüber schaffen, wie die Mittel verwendet werden können, damit die eindeutige Zuordnung als zweckgebundene (Fonds) oder freie Spende erschweren.
• Fehlklassifizierung zwischen zweckgebundenen und freien Spenden, wodurch die vorgeschriebene Unterscheidung unterlaufen wird
• Saldierung von Erträgen und Aufwänden aus Fundraising-Aktivitäten statt Bruttoausweis sowie ungenügende Fondsführung was gegen das Bruttoprinzip verstösst

Leistungsauswirkung: Der Leistungsbericht, der Teil des Geschäftsberichts ist (seperat von der Jahresrechnung), sollte die Finanzangaben ergänzen, indem er Zweck, Ziele, erbrachte Leistungen und erzielte Wirkungen sowie die Wirtschaftlichkeit und Effizienz darstellt; ergänzend kann er zeigen, wie die Mittelbeschaffung dazu beigetragen hat.

Organisationen riskieren bei unklarer Fundraising-Kostenberichterstattung Probleme bis hin zur Gefährdung der ZEWO-Zertifizierung. Transparente Spendenberichterstattung wirkt sich direkt auf die Zertifizierungsberechtigung und das Vertrauen der Spender aus.

Was sind die grössten Buchhaltungsherausforderungen für Schweizer NPOs?

Schweizer NPOs stehen vor spezifischen Finanzmanagement-Herausforderungen, die aus begrenzten Ressourcen, steigenden Spendererwartungen und der Komplexität von Swiss GAAP FER 21 resultieren. Das Verständnis dieser Herausforderungen hilft Organisationen, potenzielle Probleme proaktiv anzugehen.

Herausforderung 1: Fehlerhafte Verbuchung von Fonds

• Problem: Falsch ausgewiesene oder verbuchte Spenden und zweckgebundene Mittel untergraben die Einhaltung von FER 21 und das Vertrauen der Spender.
• Lösung: Klare interne Richtlinien, Schulung der Mitarbeitenden in Swiss GAAP FER 21 und sorgfältige Abstimmung der Buchhaltung mit den Vorgaben der Fundraising-Kommunikation.

Herausforderung 2: Inkonsistente Spenderberichterstattung

• Problem: Projekt- oder Fondsberichte für Spender stimmen nicht immer mit dem Jahresabschluss nach FER 21 überein, was zu Verwirrung führen kann.
• Lösung: Aufbau einer sauberen Fondsbuchhaltung, frühzeitige Abstimmung der Berichtsstrukturen mit den Spenderanforderungen und enge Zusammenarbeit mit der Revisionsstelle.

Herausforderung 3: Unzureichende interne Kontrollen

• Problem: Fehlende Funktionstrennung und knappe Ressourcen erhöhen das Risiko von Fehlern oder Missbrauch.
• Lösung: Einführung grundlegender Kontrollen wie Genehmigungshierarchien, Zugriffsbeschränkungen und regelmässige Abstimmungsverfahren.

Herausforderung 4: Wissensmanagement

• Problem: Personalfluktuation führt zum Verlust institutionellen Buchhaltungswissens und neue Mitarbeiter werden oft nicht in FER 21-Standards geschult.
• Lösung: Erwägung externer treuhänderischer Unterstützung oder Investition in kontinuierliche Weiterbildung und umfassende Dokumentation.

Herausforderung 5: Technologieintegration

• Problem: Manuelle Prozesse und schlechte Integration zwischen Systemen erhöhen das Fehlerrisiko.
• Lösung: Implementierung cloudbasierter Buchhaltungslösungen, die FER 21 und Multi-Projekt-Management mit Spenderplattform-Integration unterstützen.

Welche Tools und Systeme unterstützen effektive NPO-Buchhaltung?

Effektive NPO-Buchhaltung basiert auf geeigneten technischen Rahmenwerken und digitalen Lösungen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und das Vertrauen der Spender zu stärken. Moderne Systeme beheben klassische Herausforderungen und erhöhen gleichzeitig die Genauigkeit.

Empfohlene technische Ansätze:

• FER-taugliche Software: Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, Abacus, Banana oder andere Cloud-Plattformen mit individuellen Möglichkeiten zur Fondsverfolgung.
• Cloud-Kollaborationstools: Unterstützen verteilte Finanzteams mit Echtzeit-Sichtbarkeit für das Management.
• Professionelle Treuhanddienstleistungen: Externe Partner bieten fachkundige Buchhaltungs- und Revisionsunterstützung, oft kostengünstiger als interne Anstellungen.

Professionelle Treuhanddienstleistungen für die Administration können sich als günstiger erweisen als interne Anstellungen und bieten gleichzeitig grössere Klarheit und Transparenz. Moderne digitale Lösungen unterstützen zudem die ZEWO-Anforderungen an Transparenz, die für Spenderbeziehungen und den Zugang zu Finanzierung zunehmend wichtig sind.