Jahresabschluss: Die Erfolgsrechnung bei Einzelunternehmen

Als Einzelunternehmer, der in der Schweiz tätig ist, fragen Sie sich vielleicht, ob es notwendig ist, eine Erfolgsrechnung zu erstellen. Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, eine detaillierte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung zu führen, so ist es doch unerlässlich, einen klaren Überblick über die finanzielle Situation Ihrer Firma zu haben und für Steuerzwecke genaue Aufzeichnungen über die Einnahmen zu führen. Eine Erfolgsrechnung hilft Ihnen, diese beiden Anforderungen zu erfüllen. In diesem Artikel werden wir die Bedeutung einer Erfolgsrechnung für eine Einzelfirma und die verschiedenen Methoden zu ihrer Erstellung und Darstellung untersuchen.

Was ist eine Erfolgsrechnung?

Eine Erfolgsrechnung, auch bekannt als Gewinn- und Verlustrechnung, ist ein Finanzbericht, der die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum zusammenfasst. Sie bietet einen detaillierten Überblick über die finanzielle Leistung eines Unternehmens in diesem Zeitraum und ist ein wichtiges Instrument zur Messung der Rentabilität.

In der Schweiz wird die Erfolgsrechnung bei Einzelfirmen manchmal auch als „Gewinn- und Verlustrechnung“ oder “Einnahmen-Ausgaben Rechnung“ bezeichnet. Die Erfolgsrechnung ist neben der Bilanz und der Kapitalflussrechnung einer der drei wichtigsten Finanzausweise.

Was ist der Zweck einer Erfolgsrechnung?

Der Hauptzweck einer Erfolgsrechnung besteht darin, die finanzielle Leistung eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu verfolgen.

Als Unternehmer mit einer eigenen Einzelfirma reicht es nicht aus, Ihren Erfolg nur an Ihrem Kontostand zu messen. Dieser gibt Ihnen nur eine Momentaufnahme Ihrer Finanzlage und zeigt Ihnen nicht eindeutig, ob Ihre Geschäftstätigkeit über einen bestimmten Zeitraum zu einem Gewinn oder Verlust geführt hat und welche Faktoren zu Ihrem Erfolg oder Misserfolg beigetragen haben.

Hier ist eine Gewinn- und Verlustrechnung unabdingbar, da sie ein detailliertes Bild davon vermitteln kann, wie erfolgreich Ihr Unternehmen gewesen ist und woher dieser Erfolg (oder Misserfolg) kam.

Eine Erfolgsrechnung dient auch vielen anderen praktischen Zwecken:

• Es hilft den Eigentümern/Managern einer Firma, Einnahmen und Ausgaben genau zu verfolgen und auf der Grundlage dieser Informationen bessere Entscheidungen und Pläne zu treffen,
• Sie liefert detaillierte Finanzinformationen für externe Stakeholder wie Investoren, Kreditgeber und Wirtschaftsprüfer, um die Rentabilität der Firma zu bewerten und zu überprüfen (weniger relevant für Einzelfirmen),
• Es kann zur Berechnung wichtiger Finanzkennzahlen wie Bruttomarge, Nettogewinnspanne und Kapitalrendite verwendet werden,
• Sie wird benötigt, um das zu versteuernde Einkommen genau zu berechnen und den Steuerbehörden mitzuteilen.

Brauchen Einzelunternehmen eine Erfolgsrechnung?

Nicht alle Einzelunternehmen sind in der Schweiz gesetzlich verpflichtet, eine vollständige Buchhaltung und Jahresrechnung zu führen. Allerdings müssen alle Einzelunternehmer ihr Einkommen zu Steuerzwecken erklären, was eine Aufzeichnung ihrer Einnahmen und Ausgaben erforderlich macht. Je nach Jahresumsatz kann es akzeptabel sein, solche Aufzeichnungen mit vereinfachten Buchführungsmethoden zu führen, wie zum Beispiel einer “Milchbüechli-Rechnung“.

Eine Erfolgsrechnung dient auch vielen anderen nützlichen Zwecken, so dass selbst Einzelunternehmer, die nicht verpflichtet sind, eine ordnungsgemäßen Jahresabschluss zu erstellen, dies zu ihrem eigenen Nutzen tun sollten.

Rechnungslegungsvorschriften für Einzelunternehmen in der Schweiz

Als in der Schweiz tätiger Einzelunternehmer hängen die spezifischen Buchführungsregeln, die Sie befolgen müssen, in hohem Maße von Ihrem Jahresumsatz ab:

1. Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 100’000 CHF

Wenn Sie in der Schweiz als Einzelunternehmer mit einem Jahresumsatz von weniger als 100.000 CHF tätig sind, sind Sie weder gesetzlich verpflichtet, eine vollständige Buchhaltung zu führen, noch müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren lassen. Sie müssen jedoch Ihre Einkünfte angeben und daher genaue Aufzeichnungen über Ihre Einnahmen und Ausgaben führen. Sie können diese Aufzeichnungen nach der für Sie am besten geeigneten Methode führen. Dies kann zum Beispiel auch eine simple Aufstellung als “Milchbüechli-Rechnung sein.

2. Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen CHF 100’000 und CHF 500’000

Wenn Sie in der Schweiz als Einzelunternehmer tätig sind und einen Jahresumsatz von mehr als 100.000 CHF erzielen, müssen Sie sich im Handelsregister eintragen lassen. In diesem Fall ist eine formelle Buchführung obligatorisch. Außerdem müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer anmelden und diese abführen.

Bleibt Ihr Jahresumsatz unter 500’000 CHF, dürfen Sie eine vereinfachte Buchhaltung führen. Die grundlegenden Anforderungen an Ihre Bücher sind:

• Einnahmen- und Ausgabenrechnungen, müssen in chronologischer Reihenfolge geführt werden.
• Erfassen aller Änderungen an Ihren Vermögenswerten und Verbindlichkeiten.
• Einbeziehung aller Abzüge der Mehrwertsteuer.

3. Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 500.000 CHF

Einzelunternehmen in der Schweiz mit einem Jahresumsatz von mehr als 500.000 CHF sind verpflichtet, eine doppelte Buchhaltung zu führen, die den im Schweizerischen Obligationenrecht (OR) festgelegten Rechnungslegungsgrundsätzen entspricht. Dazu gehört notwendigerweise ein vollständiger Jahresabschluss, d. h. eine Bilanz, ein Anhang und natürlich eine Erfolgsrechnung. Auch andere wichtige Grundsätze wie die zeitliche Abgrenzung müssen beachtet werden.

Eine ausführlichere Diskussion über die doppelte Buchführung finden Sie hier

Methoden zur Erstellung und Darstellung der Erfolgsrechnung

Erfolgsrechnungen können mit unterschiedlichen Methoden erstellt und in verschiedenen Formen präsentiert werden. Wir werden die gängigsten Methoden zur Erstellung und Darstellung von Erfolgsrechnungen erörtern und die Unterschiede zwischen ihnen vergleichen.

Einstufige vs. mehrstufige Erfolgsrechnungen

Kleine Unternehmen und Einzelunternehmen haben die Möglichkeit, ihre Gewinn- und Verlustrechnung nach dem einstufigen oder mehrstufigen Ansatz zu erstellen. Beide Arten von Gewinn- und Verlustrechnungen enthalten Informationen über die Einnahmen, Ausgaben und den Gewinn oder Verlust des Unternehmens während des Abrechnungszeitraums, unterscheiden sich jedoch in Bezug auf den Detaillierungsgrad und die Komplexität.

Einstufige Erfolgsrechnung

Eine einstufige Erfolgsrechnung ist ein einfacherer Ansatz zur Darstellung der Einnahmen, Ausgaben und des Gewinns/Verlusts eines Unternehmens. Sie berechnet den Gewinn oder Verlust anhand einer einzigen, einfachen Gleichung:

Nettoeinkommen = (Gewinne + Einnahmen) – (Verluste + Ausgaben)

Die einstufige Erfolgsrechnung beruht auf einer einfachen Buchführungsmethode und ist daher leicht zu erstellen und zu verstehen. Sie weist keinen hohen Detaillierungsgrad auf und eignet sich daher in der Regel besser für kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer, die lediglich eine grundlegende Bewertung ihres Nettoeinkommens vornehmen müssen.

Eine einstufige Gewinn- und Verlustrechnung ist für Sie am besten geeignet, wenn:

• Sie benötigen nur einen einfachen Bericht über das Nettoeinkommen Ihres Unternehmens,
• Sie haben keine komplexen oder groß angelegten Operationen,
• Sie möchten in der Gewinn- und Verlustrechnung die betriebsfremden Aufwendungen nicht von den betrieblichen Aufwendungen und den Kosten der umgesetzten Leistungen trennen.

Eine einstufige Erfolgsrechnung ist nicht die richtige Wahl, wenn Sie eine eingehendere Analyse der Rentabilität und der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens benötigen. In diesem Fall reicht die bloße Betrachtung des Nettoergebnisses nicht aus, um die finanzielle Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens im Detail zu beurteilen. Für die meisten Einzelunternehmer ist ein einstufiger Ansatz für die Gewinn- und Verlustrechnung ausreichend.

Mehrstufige Erfolgsrechnung

Eine mehrstufige Erfolgsrechnung verwendet ein dreistufiges Verfahren (oder drei Gleichungen) zur Berechnung des Nettogewinns eines Unternehmens. Sie trennt außerdem die betrieblichen Erträge und Aufwendungen von den nichtbetrieblichen Erträgen und Aufwendungen, was einen aussagekräftigeren Überblick über den Nettogewinn eines Unternehmens und dessen Herkunft ermöglicht.

Eine mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung verwendet die folgenden drei Formeln zur Berechnung des Nettogewinns eines Unternehmens:

1. Bruttogewinn = Umsatzerlöse – Kosten der verkauften Waren
2. Betriebsgewinn (oder -verlust) = Bruttogewinn – Betriebsaufwand
3. Nettogewinn (oder -verlust) = Betriebsergebnis + betriebsfremdes Ergebnis (Saldo aus betriebsfremden Erträgen – betriebsfremden Aufwendungen)

Eine mehrstufige Gewinn- und Verlustrechnung ist aufwändiger zu erstellen, bietet aber einen höheren Detaillierungsgrad und eine Aufschlüsselung der Aufwendungen und Erträge nach betrieblichen und nichtbetrieblichen Posten. Dies ist nützlich für größere Unternehmen, die eine eingehendere Analyse ihrer Gewinn- und Verlustrechnung benötigen und die Kapazität haben, die zusätzlichen Kosten und die Komplexität, die mit der Anwendung dieser Methode verbunden sind, zu tragen.

Sie ist auch notwendig, wenn Sie über den Bruttogewinn und/oder das Betriebsergebnis berichten müssen. Im Allgemeinen sind solche Kennzahlen für Einzelunternehmer nicht unbedingt erforderlich, können aber dennoch nützliche Informationen für diejenigen sein, die dies wünschen.

Erfolgsrechnung Produktion vs. Verkauf

Sie können nicht nur zwischen einem ein- oder mehrstufigen Ansatz zur Berechnung Ihres Nettoeinkommens mit Ihrer Erfolgsrechnung wählen, sondern haben auch eine gewisse Freiheit bei der Darstellung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung. Die beiden gängigsten Darstellungsformen der Erfolgsrechnung sind die Produktionsgewinn- und -verlustrechnung (Gesamtkostenverfahren) und die Umsatzgewinn- und -verlustrechnung (Umsatzkostenverfahren).

Produktionserfolgsrechnung (Gesamtkostenverfahren)

Beim Gesamtkostenverfahren werden die Aufwendungen nach der Art des Aufwands gruppiert, unter den sie fallen, z. B. Gehälter, Mieten, Rohstoffe usw. In der Erfolgsrechnung wird dann der Gesamtaufwand für jede Aufwandsart ausgewiesen.

Diese Methode ist relativ einfach und enthält keine Informationen darüber, wofür die Aufwendungen verwendet werden (d. h. ihre „Funktion“), und es wird auch nicht zwischen Aufwendungen unterschieden, die in verschiedenen Abteilungen oder für verschiedene Produktlinien anfallen.

Da die Art der Ausgaben weniger detaillierte Informationen enthält und die Ausgaben nicht nach Funktionen getrennt werden (z. B. betriebliche vs. nichtbetriebliche Ausgaben), ist sie in der Regel die bevorzugte Wahl für einstufige Erfolgsrechnungen.

Aufgrund ihrer Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit eignet sie sich am besten für Selbstständige und Kleinunternehmen und wäre daher für die meisten Einzelunternehmen geeignet.

Verkaufserfolgsrechnung (Umsatzkostenverfahren)

Beim Umsatzkostenverfahren werden die Ausgaben nach ihrer Funktion oder ihrem Zweck gruppiert (z. B. die Produkte oder Dienstleistungen, auf die sie sich beziehen, die Abteilung, für die sie getätigt wurden, usw.). In der Gewinn- und Verlustrechnung werden dann die Umsatzkosten für jede dieser Kategorien ausgewiesen.

Beispiele für Aufwandspositionen in einer Erfolgsrechnung für Verkäufe sind:

• Verwaltungskosten,
• Aufwendungen für Forschung und Entwicklung,
• Kosten der verkauften Waren,
• Verkaufs- und Vertriebskosten,
• Finanzierungskosten, usw.

Dies ermöglicht eine einfache Trennung nach betrieblichen und nicht-betrieblichen Aufwendungen und Erträgen und ist daher die bevorzugte Wahl bei der Erstellung einer mehrstufigen Erfolgsrechnung. Außerdem liefert es nützliche Zusatzinformationen darüber, welche Geschäftsbereiche zu Aufwendungen und Erträgen geführt haben.

Das Umsatzkostenverfahren wird im Allgemeinen von großen und mittelgroßen Unternehmen bevorzugt, insbesondere von solchen mit mehreren Interessengruppen, die detailliertere Informationen über die Leistung des Unternehmens benötigen.