Leitlinien für die elektronische Archivierung für Unternehmen in der Schweiz

Die elektronische Archivierung von Buchhaltungsdaten hat in den letzten Jahren stark zugenommen, da immer mehr digitale Informationen erzeugt werden und diese effizient und sicher verwaltet werden müssen. In der Schweiz ist die Einführung von E-Invoicing inzwischen gängige Praxis.

In diesem Artikel erörtern wir einige praktische Richtlinien und Anforderungen der elektronischen Archivierung in der Schweiz, untersuchen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung im Vergleich zur traditionellen Rechnungsstellung auf Papier und beantworten einige wichtige Fragen im Zusammenhang mit den steuerlichen Auswirkungen, Aufbewahrungspflichten und anderen Faktoren.

Was ist elektronische Archivierung und warum ist sie wichtig?

Unter elektronischer Archivierung versteht man die sichere und zugängliche Speicherung und Verwaltung elektronischer Dokumente und Unterlagen wie E-Mails, Rechnungen, und Verträge. Der Trend zur elektronischen Archivierung in der Buchhaltung wird von zahlreichen Faktoren angetrieben, darunter Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und die Notwendigkeit, die Schweizer Vorschriften einzuhalten.

Das Schweizerische Obligationenrecht (OR) erlaubt die elektronische Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen und schreibt sie in einigen Fällen sogar vor. Bei der elektronischen Archivierung sind jedoch einige Punkte zu beachten, insbesondere im Hinblick auf die verschiedenen Anforderungen zur Einhaltung der Schweizer Rechnungslegungsvorschriften.

E-Rechnung versus Papierrechnung

Ein Bereich, in dem die elektronische Archivierung besonders wichtig geworden ist, ist die Rechnungsstellung. Die herkömmliche Rechnungsstellung auf Papier ist zeitaufwändig, kostspielig und fehleranfällig. Im Gegensatz dazu bietet die elektronische Rechnungsstellung zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneinsparungen, schnellere Bearbeitungszeiten und höhere Genauigkeit.

Elektronische Rechnungen und Belege unterliegen bestimmten Anforderungen und Archivierungspflichten, um als gültige Form von Buchhaltungsdaten zu gelten. Erstens sollten sie für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Außerdem sollte es eine Möglichkeit geben, sie so zu speichern, dass ihre Authentizität und Unveränderlichkeit gewährleistet ist. Auf die verschiedenen Anforderungen werden wir in den folgenden Abschnitten noch näher eingehen.

Cloud- versus Serverspeicher

Für die Speicherung Ihrer elektronischen Belege gibt es zwei Möglichkeiten: entweder in der Cloud oder auf einem lokalen Server. Bei der Cloud-Speicherung werden die Daten auf entfernten Servern gespeichert, auf die über das Internet zugegriffen wird, während bei der Server-Speicherung die Daten auf Servern vor Ort gespeichert werden.

In der Regel wird die Speicherung in der Cloud bevorzugt, da sie im Vergleich zur Verwendung eines Servers vor Ort einige wichtige Vorteile bietet. Dazu gehören niedrigere Kosten, größere Skalierbarkeit und bessere Zugänglichkeit. Es gibt jedoch auch einige Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes bei der Nutzung von Cloud-Speichern, insbesondere wenn der Cloud-Anbieter außerhalb der Schweiz ansässig ist.

Ein weiterer Nachteil von Cloud-Server-Daten ist, dass sie in der Regel veränderbar sind und daher strengeren Anforderungen unterliegen als nicht veränderbare Daten. Wir werden dies später noch genauer erörtern.

Im Gegensatz dazu bietet die Serverspeicherung mehr Kontrolle über die Datensicherheit und den Datenschutz, da die Daten vor Ort gespeichert werden. Dies kann jedoch teurer und weniger flexibel sein als Cloud-Speicher. Außerdem besteht das Risiko eines Datenverlusts, wenn die Räumlichkeiten oder die Server selbst physisch beschädigt werden.

Ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch?

In der Schweiz ist die elektronische Rechnungsstellung noch nicht für alle Unternehmen und Transaktionsarten verpflichtend, aber sie wird immer beliebter. Seit Januar 2016 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) obligatorisch. Es kann auch bestimmte Bereiche geben, in denen die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben ist, z. B. im öffentlichen Beschaffungswesen und im Gesundheitswesen. Die Eidgenössische Finanzverwaltung ist die wichtigste Behörde für E-Invoicing in der Schweiz.

Vor- und Nachteile der elektronischen Archivierung

Die elektronische Archivierung in der Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneinsparungen, höhere Effizienz und bessere Zugänglichkeit. Zu den besonderen Vorteilen der elektronischen Archivierung gehören:

• Geringere Umweltbelastung durch weniger Papierverbrauch,
• Schnellere Bearbeitungszeiten und weniger Fehler,
• Verbesserung der Datensicherheit und des Datenschutzes,
• Bessere Zugänglichkeit und Flexibilität,
• Leichtere und einfachere Verwaltung, da keine physischen Papiere aufbewahrt werden müssen,
• Kostengünstiger als herkömmliche Papierarchivierungsmethoden.

Die elektronische Archivierung bietet zweifellos viele Vorteile im Vergleich zur Papierform, aber gibt es auch Nachteile? Im Folgenden werden einige Nachteile der elektronischen Archivierung aufgeführt:

• Es besteht die Möglichkeit, dass Daten aufgrund von Hardwarefehlern, Softwarefehlern oder bösartigen Angriffen verloren gehen oder beschädigt werden. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig Sicherungskopien der Daten zu erstellen und zu pflegen.
• Sicherheitsrisiken durch Hackerangriffe, unbefugten Zugriff und andere Bedrohungen.
• Abhängigkeit von einer zuverlässigen technologischen Infrastruktur und von Software-Tools für die Verwaltung und den Zugriff auf die Unterlagen, was ein Problem darstellt, wenn die Technologie später veraltet, nicht mehr unterstützt wird oder nicht mehr verfügbar ist.
• Elektronische Aufzeichnungen unterliegen strengeren Anforderungen zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.
• Auch wenn die elektronische Archivierung langfristig Kosten spart, kann sie anfangs kostspielig sein, da sie erhebliche Investitionen in Hardware, Software und die Einstellung von Mitarbeitern zur Verwaltung und Pflege der Unterlagen erfordert. An dieser Stelle ist es sinnvoll, die elektronische Archivierung an einen professionellen Dienstleister wie die Nexova Treuhand AG auszulagern.

Trotz dieser Nachteile wird die elektronische Dokumentenarchivierung und insbesondere die elektronische Rechnungsstellung für die meisten Unternehmen zur bevorzugten Methode, die den gesamten Buchhaltungsprozess reibungsloser und effizienter gestaltet.

Elektronische Dokumentenarchivierung: Leitlinien und Anforderungen

Einhaltung des Schweizerischen Obligationenrechts

Das Schweizerische Obligationenrecht (OR) legt die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung in der Schweiz fest. Gemäss OR müssen elektronische Buchhaltungsdaten so aufbewahrt werden, dass ihre Richtigkeit, Vollständigkeit und Authentizität gewährleistet ist. Auch der Bundesrat hat in der Verordnung (GeBüV) Vorschriften über die Führung und Aufbewahrung von elektronischen und anderen Buchhaltungsunterlagen erlassen.

Nach diesen Verordnungen können die Buchhaltungsunterlagen auf Papier, elektronisch oder in einer anderen ähnlichen Form geführt werden, sofern der Zugang zu den Transaktionen und anderen wichtigen Daten gewährleistet ist und die Unterlagen genau, authentisch und unabhängig nachprüfbar sind.

Lassen Sie uns diese Anforderungen nun genauer untersuchen:

Wie kann die Authentizität elektronischer Belege in der Buchhaltung sichergestellt werden?

Es ist unbedingt erforderlich, dass die Authentizität der elektronischen Buchhaltungsdaten stets gewährleistet ist. Es gibt verschiedene Methoden zur Aufzeichnung und Speicherung elektronischer Buchhaltungsarchive, die jeweils eigene Mittel zur Gewährleistung der Authentizität beinhalten.

Um die Authentizität elektronischer Buchhaltungsdaten zu gewährleisten, müssen Unternehmen grundsätzlich Maßnahmen ergreifen, um den unbefugten Zugriff auf ihre Daten und deren Änderung zu verhindern. Dies kann durch digitale Signaturen, Verschlüsselung und Zugangskontrollen erreicht werden.

Wir können elektronische Buchhaltungsdaten grob in zwei Arten unterteilen: nicht veränderbare und veränderbare. Aufgrund ihres unterschiedlichen Charakters haben diese Datenarten jeweils ihre eigenen spezifischen regulatorischen Anforderungen an ihre Verwaltung, um ihre Echtheit zu gewährleisten.

Nicht änderbare elektronische Daten

Nicht veränderbare elektronische Daten sind Daten, die nicht verändert oder gelöscht werden können, ohne dass solche Veränderungen leicht erkennbar sind. Beispiele für nicht veränderbare Daten sind:

• Nicht veränderbare Datenträger auf optischen Medien wie CDs oder DVDs, die einmalig mit Daten beschrieben werden können. Sobald die Daten geschrieben sind, können sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden.
• Verschlüsselte Daten, die in einem sicheren und unveränderlichen Format archiviert und in der Regel in einem „Nur-Lese“-Status gespeichert werden, um ihre Integrität zu gewährleisten.
• Unveränderliche Blockchain-Datensätze: Eine der größten Neuentwicklungen in der Welt der unveränderlichen Daten ist die Blockchain-Technologie, die kryptografische Techniken einsetzt, um ein dezentralisiertes und unveränderliches Buch der Transaktionen zu erstellen. Sobald Daten zu einer Blockchain hinzugefügt werden, ist es praktisch unmöglich, sie unbemerkt zu ändern oder zu entfernen.

Artikel 9 der GeBüv sieht vor, dass nicht veränderbare elektronische Buchführungsdaten ohne die zusätzlichen Anforderungen zulässig sind, die für veränderbare Daten gelten und auf die wir nun eingehen werden:

Veränderbare elektronische Daten

Die GeBüv besagt, dass elektronische Buchführungsunterlagen auch auf veränderbaren Datenträgern gespeichert werden dürfen, allerdings unterliegt dies dann zusätzlichen Anforderungen und Bedingungen. In diesem Fall müssen Verfahren vorhanden sein, die die Authentizität der Daten wahren und sicherstellen, dass Änderungen erkennbar und nachvollziehbar sind. Denkbare Optionen sind:

• Digitale Zeitstempel, die die Existenz bestimmter Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt nachweisen und nicht gefälscht werden können.
• Digitale Signaturen können verwendet werden, um die Integrität und den Ursprung von elektronischen Archiven zu authentifizieren. Sobald ein Dokument mit einer digitalen Signatur unterzeichnet wurde, wird die Signatur durch jede Änderung des Dokuments ungültig.
• Informationen wie Protokolle für die Datenaufzeichnung, Protokolldateien usw. sollten aufbewahrt werden, um die Authentizität von veränderbaren elektronischen Dateien zu gewährleisten. Es gibt zahlreiche Softwarepakete, die solche Funktionen bieten.

Alle oben genannten Methoden zur Gewährleistung der Integrität sollten zusammen angewandt werden, damit veränderbare Daten sicher als authentisch anerkannt werden können. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass die Speicherung in der Cloud nicht das Kriterium der Nichtveränderbarkeit erfüllt und daher diesen zusätzlichen Bedingungen und Verfahren unterliegt.

Anforderungen an die Formatierung

Elektronische Buchhaltungsdaten müssen stets so aufbewahrt werden, dass ihre Integrität und Authentizität gewährleistet ist, und sie müssen in lesbarer Form reproduziert werden können. Dies ermöglicht es jeder befugten Person, die Daten jederzeit innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist einzusehen und zu prüfen.

Bestimmte Dateiformate eignen sich besser, um diese Anforderungen an die langfristige Speicherung, Lesbarkeit und Zugänglichkeit zu erfüllen. Die meisten Buchhaltungssoftwares erzeugen automatisch Dateiformate, die für die langfristige elektronische Archivierung geeignet sind, wie z. B.: PDF/A, XML, ZUGFeRD und S/FTP. Diese Dateien können dann auf einem nicht veränderbaren Medium gespeichert werden, z. B. durch Brennen auf eine CD, mit nur lesbaren verschlüsselten Dateispeichermethoden usw., oder sie können auf Cloud-Servern gespeichert werden, wobei die Anforderungen an veränderbare elektronische Daten zu beachten sind.

Rechtzeitige Erfassung von E-Rechnungen

Es ist wichtig, dass digitale Rechnungen zeitnah im Archivsystem eines Unternehmens erfasst werden. Idealerweise sollte der Datensatz so schnell wie möglich nach der Erstellung der Rechnung gespeichert werden, um Auslassungen, Ungenauigkeiten, Manipulationen und andere Fehler zu vermeiden. Die richtigen Buchhaltungssysteme und -software können dabei helfen, Rechnungen sofort nach ihrer Erstellung automatisch zu digitalisieren und zu speichern und so vor den genannten Risiken zu schützen.

Aufbewahrungsfrist

Digitalisierte Rechnungen und andere archivierte Buchhaltungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die von Land zu Land unterschiedlich sind. In der Schweiz legt das OR die Mindestaufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen auf 10 Jahre fest. Das bedeutet, dass die Dokumente erst nach Ablauf dieser 10 Jahre gelöscht werden dürfen. Das Unternehmen kann sich Ermittlungen, Strafen oder Klagen aussetzen, wenn der Verdacht besteht, dass es seine Unterlagen absichtlich vor Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist gelöscht hat.

Per E-Mail versandte Rechnungen

Bei der elektronischen Archivierung digitaler Rechnungen ist die Art der Zustellung der Rechnung ein wichtiger Faktor, insbesondere bei Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden.

Die Regeln für die Aufbewahrung von E-Mails, die digitale Rechnungen enthalten, hängen von der Form ab, die sie annehmen: Wenn die E-Mail nur als Mittel zur Übermittlung der Rechnung verwendet wird (d. h. der Text der E-Mail enthält keine wichtigen Buchhaltungsinformationen, die über die in der Rechnung selbst enthaltenen Informationen hinausgehen), besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung der E-Mail.

Enthält die E-Mail jedoch relevante Daten oder Informationen, die nicht in der Rechnung enthalten sind, muss sie zusammen mit der Rechnung selbst mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Viele Unternehmen entscheiden sich auch freiwillig für die Archivierung von E-Mails, die elektronische Rechnungen enthalten, da dies hilft, den gesamten Prozess genauer zu dokumentieren und zu verfolgen.

Steuerliche und mehrwertsteuerliche Erwägungen

Die allgemeine steuerliche und insbesondere die mehrwertsteuerliche Behandlung von elektronischen Rechnungen ist identisch mit der von Papierrechnungen. Mitanderen Worten, sie werden für steuerliche Zwecke als gleichwertig angesehen. Wichtig ist, dass alle Buchhaltungsdaten und Unterlagen, unabhängig davon, ob sie in Papier- oder elektronischer Form vorliegen, die sich auf den Vorsteuerabzug, die Erhebung oder die Abgabe auswirken, den Nachweis der Authentizität und Integrität erbringen müssen.

Wenn eine Rechnung nicht mit einer elektronischen Signatur oder einem anderen Mittel zur Sicherstellung der Authentizität versehen ist, ist der Beleg für die Echtheit und Integrität der elektronischen Rechnung nicht erbracht und die Rechnung stellt damit keinen eindeutigen Nachweis dar.

Nichtsdestotrotz, nach dem Grundsatz der freien Beweiswürdigung ist es jedoch möglich, den erforderlichen Nachweis durch andere Belege oder Dokumente zu erbringen. Dies können Bestell- oder Lieferscheine, Buchhaltungsunterlagen, Zahlungsbelege oder ähnliches sein.

Die Beweiskraft dieser Belege oder Urkunden ist im Einzelfall zu beurteilen. Eine Buchführung nach handelsrechtlichen Grundsätzen (Art. 957a OR) und nach den Regeln der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern stellt in der Regel sicher, dass die für die Mehrwertsteuer relevanten Tatsachen nachgewiesen werden können.