Mehrwertsteuer (MWST) in der Schweiz – Wie funktioniert sie und wann ist eine freiwillige Registrierung sinnvoll?

Fast jedes Mal, wenn Sie etwas in der Schweiz kaufen, zahlen Sie Mehrwertsteuer. Diese beträgt in den meisten Fällen 8,1 Prozent des Produktpreises. Bei Gütern des täglichen Bedarfs ist sie niedriger und einige Dienstleistungen sind von der Mehrwertsteuer befreit.

Sobald sich ein Unternehmen für die Mehrwertsteuer angemeldet hat, kann es einen Vorsteuerabzug auf die von ihm gekauften Dienstleistungen und Produkte vornehmen, wodurch dem Unternehmen die Mehrwertsteuer erstattet wird. In diesem Artikel erklären wir Ihnen mehr zu diesem Thema und in welchen Fällen sogar eine freiwillige Unterstellung sinnvoll sein kann.

Was ist die Mehrwertsteuer?

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist eine allgemeine Verbrauchssteuer, die in der Schweiz auf fast allen Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Sie wird von den Unternehmen auf jeder Stufe der Wertschöpfung in Rechnung gestellt, jedoch letztlich von den Konsumenten getragen.

Der MWST-Betrag ist im Endpreis von Produkten und Dienstleistungen bereits enthalten. Unternehmen stellen die MWST ihren Kunden in Rechnung und führen diese an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) ab. Gleichzeitig können sie die beim Einkauf bezahlte Vorsteuer zurückfordern, sofern die Eingangsleistungen für steuerbare Umsätze verwendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur der tatsächliche Mehrwert besteuert wird.

Grundlagen der MWST in der Schweiz: Normalsatz, reduzierter Satz und Sondersätze

Es gibt verschiedene Steuersätze, die auf unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen angewendet werden. Im Folgenden werden die wichtigsten Sätze erläutert:

• Normalsatz: Der Normalsatz beträgt derzeit 8,1% (Stand 2025) und wird auf die meisten Waren und Dienstleistungen angewendet. Dazu gehören beispielsweise Elektronik, Kleidung, Möbel und Kfz-Serviceleistungen.
• Reduzierter Satz: Einige Waren und Dienstleistungen unterliegen einem reduzierten MWST-Satz von 2,6%. Dazu gehören zum Beispiel Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Bücher, Zeitungen, Zeitschriften und Medikamente.
• Sondersätze: In bestimmten Fällen gelten Sondersätze, die von den oben genannten Sätzen abweichen. Beispielsweise beträgt die MWST auf Beherbergungsleistungen 3,8%. Darüber hinaus sind einige Waren und Dienstleistungen von der MWST befreit, wie zum Beispiel Bildung, Gesundheitsdienstleistungen und kulturelle Veranstaltungen.

Im September 2022 stimmten 55,1% der Schweizer Stimmberechtigten einer Erhöhung der Mehrwertsteuersätze zur Finanzierung der AHV zu. Infolge dieses Entscheids wurden die Sätze per 1. Januar 2024 angepasst (Normalsatz von 7,7% auf 8,1%).

Für Unternehmen ist es deshalb zentral, die jeweils geltenden MWST-Sätze korrekt anzuwenden. Fehler bei der Abrechnung können finanzielle Nachteile und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Mehrwertsteuer in der Schweiz: Wer ist MWST-pflichtig und wann beginnt die Steuerpflicht?

Wer ist MWST-pflichtig?

Unternehmen mit einem jährlichen steuerbaren Umsatz von mindestens CHF 100’000 müssen sich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) für die Mehrwertsteuer registrieren und sind verpflichtet, diese zu erheben, abzurechnen und an die ESTV abzuführen (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG).

Als Umsatz zählen alle in Rechnung gestellte Leistungen ausser die von der Steuer ausgenommen Leistungen nach Art. 21 MWSTG. Sobald ein Unternehmen sich der Mehrwertsteuer anmeldet, kann es auf die bezogenen Dienstleistungen und Produkte einen Vorsteuerabzug vornehmen, das heisst das Unternehmen bekommt die Mehrwertsteuer zurückerstattet.

Hier sind die wichtigsten Faktoren, die die MWST-Pflicht bestimmen:

• Umsatzgrenze: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als CHF 100’000 aus steuerbaren Leistungen sind verpflichtet, sich für die MWST zu registrieren. Für gemeinnützige Organisationen sowie freiwillige Sport- oder Kulturvereine beträgt die Umsatzschwelle CHF 250’000 (Art. 10 Abs. 2 lit. c MWSTG).
• Geschäftstätigkeit: Unternehmen, die in der Schweiz ansässig sind und steuerbare Leistungen erbringen, sind grundsätzlich MWST-pflichtig. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein Einzelunternehmen, eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft handelt.
• Ausländische Unternehmen: Auch ausländische Unternehmen, die in der Schweiz steuerbare Leistungen erbringen, müssen sich in der Regel für die MWST registrieren. Dies gilt insbesondere, wenn sie in der Schweiz präsent sind, beispielsweise durch einen festen Sitz, eine Zweigniederlassung oder einen festen Vertreter.

Wann beginnt die MWST-Pflicht?

Für Start-ups oder Erweiterung unternehmerischer Tätigkeit:
Beim Start eines neuen Unternehmens in der Schweiz oder bei der Erweiterung der Tätigkeiten eines bestehenden Unternehmens muss sich das betreffende Unternehmen für die MWST registrieren, wenn es absehbar ist, dass sein Jahresumsatz CHF 100’000 übersteigen wird.

Falls dies nicht der Fall ist, muss es seinen Umsatz weiterhin überwachen und laufend beurteilen, ob die CHF 100’000-Schwelle innerhalb der ersten 12 Monate nach Beginn der Geschäftstätigkeit überschritten wird. Die neue Beurteilung sollte mindestens jedes Quartal erfolgen, und wenn absehbar wird, dass die Umsatzschwelle überschritten wird, ist das Unternehmen verpflichtet, sich innerhalb von 30 Tagen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) für die MWST zu registrieren, ohne dazu aufgefordert zu werden (Art. 66 Abs. 1 MWSTG).

Das Unternehmen kann dann wählen, ob es ab Beginn der Tätigkeit, ab dem Datum der Umsatzbeurteilung oder ab Beginn des Quartals, in dem es sich für die MWST registriert, steuerpflichtig sein möchte.

Beispiel: Ein neues Unternehmen schätzt seinen Jahresumsatz auf CHF 80’000. Im ersten Quartal werden CHF 20’000 Umsatz erzielt. Im zweiten Quartal verbessern sich die Verkäufe, und ein Umsatz von CHF 30’000 wird erreicht. Es wird geschätzt, dass die Verkäufe weiter wachsen werden und daher der Jahresumsatz CHF 100’000 übersteigen wird. Da dies nun absehbar ist, muss sich das Unternehmen innerhalb von 30 Tagen nach dem zweiten Quartal bei der ESTV für die MWST registrieren.

Bestehende Unternehmen:
Für bestehende Unternehmen, die bereits laufende Tätigkeiten ausüben, entsteht die Verpflichtung zur MWST-Registrierung, wenn der Umsatz des Unternehmens im vorangegangenen Geschäftsjahr CHF 100’000 übersteigt. In diesem Fall endet die Befreiung von der MWST-Pflicht zu Beginn der folgenden Steuerperiode, und das Unternehmen muss sich entsprechend registrieren (Art. 14 Abs. 3 MWSTG).

Beispiel: Ein Unternehmen erwirtschaftet im Jahr 2024 CHF 109’000 an steuerbarem Umsatz. Da die Schwelle während des Geschäftsjahres überschritten wurde, ist es ab dem 1. Januar 2025 MWST-pflichtig und muss sich bei der ESTV registrieren.

Wann endet die MWST-Pflicht?
Wenn der steuerbare Umsatz eines Unternehmens unter die anwendbare MWST-Schwelle fällt (CHF 100’000 für die meisten gewöhnlichen Unternehmen) und erwartet wird, dass dieser tiefere Umsatz in der folgenden Steuerperiode anhält, ist das Unternehmen verpflichtet, sich von der MWST abzumelden (Art. 14 Abs. 5 MWSTG).

Die Abmeldung ist nur am Ende der Steuerperiode gestattet, in der die Umsatzunterschreitung eingetreten ist. Wenn das Unternehmen die Abmeldung versäumt, wird dies als Verzicht auf die Befreiung von der Steuerpflicht gemäss Art. 11 MWSTG behandelt. Mit anderen Worten, das Unternehmen bleibt freiwillig MWST-registriert, und der Verzicht gilt ab Beginn der folgenden Steuerperiode.

Beispiel: Ein Unternehmen erwirtschaftet im Jahr 2025 nur CHF 85’000 an steuerbarem Umsatz. Es erwartet kein Wachstum im Jahr 2026 und prognostiziert daher einen Umsatz unter der CHF 100’000-Schwelle. Das Unternehmen kann eine MWST-Abmeldung Ende 2025 beantragen. Wenn es sich nicht abmeldet, wird es als freiwilliger Verzicht auf die Befreiung betrachtet und bleibt 2026 MWST-pflichtig.

Wann ist eine freiwillige MWST-Registrierung sinnvoll?

Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als CHF 100’000 können sich freiwillig für die MWST registrieren (Art. 11 Abs. 1 MWSTG). Dies ermöglicht ihnen, die Vorsteuer auf ihre Geschäftsausgaben zurückzufordern (Vorsteuerabzug).

Eine freiwillige Registrierung kann insbesondere in folgenden Situationen vorteilhaft sein:

• Das Unternehmen hat erhebliche Anlauf- oder Investitionskosten und erzielt noch wenig oder gar kein Einkommen. Durch die freiwillige Registrierung kann die auf diesen Kosten bezahlte MWST zurückgefordert werden.
• Das Unternehmen arbeitet hauptsächlich mit MWST-pflichtigen Geschäftspartnern. Bei B2B-Transaktionen stellt die MWST keinen Kostenfaktor dar, da sie vom Käufer zurückgefordert werden kann. Dadurch beeinträchtigt die MWST Ihre Preiskonkurrenzfähigkeit nicht.
• Das Unternehmen verkauft Waren oder Dienstleistungen ins Ausland. Exporte und grenzüberschreitende Dienstleistungen sind in der Schweiz von der Steuer befreit (Art. 23 MWSTG). Die damit zusammenhängende Vorsteuer bleibt trotzdem voll erstattungsfähig.

Unternehmen können jedes Jahr neu prüfen, ob die freiwillige Registrierung weiterhin vorteilhaft ist. Der Verzicht auf die Steuerbefreiung gilt jedoch mindestens für eine ganze Steuerperiode, und eine Kündigung ist nur auf den Beginn einer neuen Steuerperiode möglich (Art. 11 MWSTG). 

MWST-Registrierungsprozess: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die MWST-Registrierung ist ein zentrales Verfahren für Unternehmen, die steuerbare Leistungen in der Schweiz erbringen. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um den Registrierungsprozess erfolgreich abzuschliessen:

1. Prüfen Sie Ihre MWST-Pflicht: Bestimmen Sie, ob Ihr Unternehmen obligatorisch MWST-pflichtig ist oder ob eine freiwillige Registrierung vorteilhaft sein könnte. Dies hängt von Ihrem Jahresumsatz, Ihrer Geschäftstätigkeit und davon ab, ob Sie in der Schweiz ansässig sind oder aus dem Ausland Leistungen erbringen.
2. Reichen Sie Ihre Anmeldung ein: Füllen Sie das Online-Registrierungsformular der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) aus. Die Anmeldung kann elektronisch über das ESTV ePortal oder per Post erfolgen. Sie erfordert Angaben zum Unternehmen, zur Geschäftstätigkeit und zum erwarteten Umsatz.
3. Warten Sie auf die Bestätigung: Die ESTV prüft Ihre Anmeldung und weist Ihnen eine MWST-Nummer zu. Gleichzeitig erhalten Sie Informationen zu Ihren MWST-Pflichten, zur Meldehäufigkeit und zu den Einreichungsfristen. Dieser Prozess kann einige Wochen dauern.
4. Passen Sie Ihre Buchhaltung an: Nach der Registrierung müssen Sie Ihre Buchhaltung so führen, dass sie den MWST-Vorschriften entspricht. Dazu gehören die Ausstellung von Rechnungen mit ausgewiesener MWST, eine korrekte Aufzeichnung der steuerbaren Umsätze und Einkäufe sowie die Erfassung der Vorsteuer für Abzugszwecke.
5. Reichen Sie Ihre MWST-Abrechnungen ein: Als registriertes Unternehmen sind Sie verpflichtet, regelmässig MWST-Abrechnungen bei der ESTV einzureichen. Standard ist die vierteljährliche Abrechnung, andere Optionen sind jedoch möglich (siehe Hinweis unten). In jeder Abrechnung wird die geschuldete Umsatzsteuer (MWST auf Verkäufe) mit der abziehbaren Vorsteuer (MWST auf Geschäftsausgaben) verrechnet. Die Differenz ist entweder an die ESTV zu zahlen oder wird zurückerstattet.
6. Überwachen und aktualisieren Sie Ihren Status: Behalten Sie Ihren Umsatz und Ihre Geschäftstätigkeiten im Blick. Wenn Sie unter die Umsatzschwelle von CHF 100’000 fallen oder neue steuerbare Leistungen aufnehmen, müssen Sie die ESTV informieren und Ihren MWST-Status anpassen.

Wichtiger Hinweis zur Meldehäufigkeit

Während die meisten MWST-registrierten Unternehmen vierteljährliche Steuererklärungen einreichen, können kleinere Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden, halbjährlich einreichen. Zusätzlich kann seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu CHF 5’005’000 beantragen, seine MWST-Abrechnung jährlich statt vierteljährlich oder halbjährlich einzureichen (unabhängig davon, ob die effektive Methode oder die Saldosteuersatzmethode verwendet wird).

Diese Option steht nur Unternehmen offen, die ihre früheren Abrechnungen fristgerecht eingereicht und bezahlt haben. Anträge müssen über das ESTV ePortal gestellt werden. Die Pflicht zu Akontozahlungen, die von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) festgelegt werden, bleibt jedoch bestehen; diese richten sich nach der MWST-Verpflichtung des Vorjahres.

Wie das MWST-System funktioniert: Vorsteuerabzug und SteuerabrechnungSchritt für Schritt Anleitung

Das MWST-System in der Schweiz basiert auf dem Prinzip des Vorsteuerabzugs. Dieses stellt sicher, dass die MWST letztlich vom Endverbraucher getragen wird und nicht von den Unternehmen entlang der Lieferkette. Nachfolgend wird erklärt, wie Vorsteuerabzug und Steuerabrechnung funktionieren:

I. Vorsteuerabzug

Unternehmen, die MWST-pflichtig sind, können die MWST, die sie auf geschäftsbezogene Ausgaben und Investitionen bezahlt haben, als Vorsteuer abziehen. Dadurch wird die Steuerlast des Unternehmens reduziert und sichergestellt, dass die MWST schlussendlich nur vom Endverbraucher getragen wird.

Um Vorsteuerabzüge geltend machen zu können, benötigen Unternehmen gültige Rechnungen mit ausgewiesener MWST und müssen ihre Geschäftsausgaben ordnungsgemäss dokumentieren.

II. Steuerabrechnung

MWST-pflichtige Unternehmen müssen ihre MWST-Abrechnungen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) einreichen. Standard ist die vierteljährliche Abrechnung, wobei auch halbjährliche oder jährliche Abrechnungen je nach Umsatz und Methode möglich sind.

In der Abrechnung wird die erhobene MWST (Umsatzsteuer) mit der bezahlten MWST (Vorsteuer) verglichen.

• Übersteigt die Umsatzsteuer die Vorsteuer, muss die Differenz an die ESTV abgeführt werden.
• Übersteigt die Vorsteuer die Umsatzsteuer, kann die Differenz von der ESTV zurückerstattet werden.

III. Sonderregelungen

In bestimmten Fällen können Unternehmen vereinfachte Abrechnungsmethoden wie die Saldosteuersatzmethode anwenden. Diese reduziert den administrativen Aufwand, ist aber nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Ob sie anwendbar ist, hängt von den Kriterien der ESTV ab.

Eine korrekte MWST-Buchführung – einschliesslich ordnungsgemässer Vorsteuerbehandlung und fristgerechter Einreichung der Abrechnungen – ist zentral, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und Sanktionen zu vermeiden.