Verbuchung von Gutscheinen: Eine Herausforderung für Unternehmen, aber mit Unterstützung lösbar

Gutscheine sind ein beliebtes Mittel, um Kunden zu belohnen oder als Giveaway für Marketingzwecke einzusetzen. Unternehmen, die regelmäßig Gutscheine anbieten, sollten über die korrekte buchhalterische und mehrwertsteuerliche Behandlung, aber auch über die rechtliche Gültigkeit bzw. den Verfall von Gutscheinen Bescheid wissen. In diesem Blogbeitrag informieren wir Sie ausführlich über die Themen.

Gutscheine – ein wachsender Markt und starke Instrumente zur Kundenbindung

Gutscheine sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden und stellen mittlerweile einen wachsenden Markt dar. Sie werden vor allem als wertvolle Werkzeuge für die Kundenbindung eingesetzt und bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile. Doch was macht Gutscheine so besonders und warum sind sie so begehrt?

Frühere Liquidität durch Vorfinanzierung

Ein wichtiger Vorteil von Gutscheinen ist, dass sie eine frühere Liquidität für den Verkäufer ermöglichen. Im Gegensatz zu Rabattgutscheinen, bringen verkaufte Gutscheine sofort Einnahmen, ohne dass ein Gegenwert erbracht werden muss. Die Einlösung erfolgt meist erst später.

Weniger Umtausch

Viele Gutscheine werden als Geschenke gekauft und erleichtern es den Schenkenden, Freude zu bereiten. Für Händler hat dieser Effekt einen weiteren Vorteil: Durch die freie Wahl im Sortiment gibt es weniger Umtauschaktionen, was dem Händler Zeit und Aufwand erspart.

Erhöhte Kaufbereitschaft

Gutscheine haben auch einen rein psychologischen Effekt: Da der Beschenkte dafür nicht selbst aufkommen muss, wächst seine Bereitschaft, mehr auszugeben, als er es sonst tun würde.

Schlummergeld-Potenzial

Ein Faktor, der bei der Buchhaltung von Gutscheinen nicht unterschätzt werden sollte, ist der Anteil an Gutscheinen, die niemals eingelöst werden. Auch dieses „Schlummergeld“ muss bei der Buchhaltung entsprechend berücksichtigt werden, da man nach dem Obligationenrecht erst nach Ablauf der Verjährungsfrist, den Betrag uneingelöster Gutscheine als Ertrag buchen darf.

Unterscheidung zwischen Wert- und Leistungsgutscheinen

Bis zum August 2021 waren Verkäufe von Gutscheinen eine rein fiskalische Angelegenheit und hatten keine Auswirkungen auf die Mehrwertsteuer. Gutscheine galten als Tausch von Zahlungsmitteln und kein entgeltlicher Leistungsaustausch war involviert.

Doch seit dem August 2021 hat das Bundesverwaltungsgericht die Rechtsprechung zur Behandlung von Gutscheinen überarbeitet und eine differenzierte Behandlung nach Wert- und Leistungsgutscheinen eingeführt.

Wertgutscheine: Unverändert

Wertgutscheine geben dem Inhaber das Recht, Waren oder Dienstleistungen des Anbieters für einen bestimmten Wert zu erhalten. Die mehrwertsteuerliche Behandlung von Wertgutscheinen bleibt unverändert.

D.h., dass zum Zeitpunkt des Verkaufs keine Mehrwertsteuer anfällt und die Steuerschuld erst bei der Einlösung entsteht. Belege zu Wertgutscheinen tragen keinen Hinweis auf die Mehrwertsteuer und wenn ein Wertgutschein nicht eingelöst wird, kann das Unternehmen den Betrag definitiv verbuchen, ohne dass Mehrwertsteuer anfällt.

Leistungsgutscheine: Neue Regelungen

Leistungsgutscheine sind Gutscheine, bei denen die Leistung bereits zum Zeitpunkt des Verkaufs definiert ist. Hier handelt es sich um eine Vorauszahlung für eine bestimmte Leistung und daher fällt die Mehrwertsteuer bereits zum Zeitpunkt des Verkaufs an.

Auf Belege zu Leistungsgutscheinen ist die Mehrwertsteuer auszuweisen. Sollte ein Leistungsgutschein nicht eingelöst werden, kann das Unternehmen das Geld verbuchen, aber die bereits abgerechnete Mehrwertsteuer muss bei der Steuerverwaltung zurückgefordert werden.

Mehrwertsteuerliche Behandlung

Der mehrwertsteuerliche Austausch eines Leistungsbezugs bei einem Wertgutschein findet erst bei dessen Verwendung oder Einlösung statt. Daher ist die Mehrwertsteuer erst zum Zeitpunkt des Leistungsbezugs bzw. Einlösens des Gutscheins abzurechnen.

Im Gegensatz dazu handelt es sich beim Verkauf von Leistungsgutscheinen um eine Vorauszahlung für eine bestimmte Leistung. Daher entsteht die Steuerschuld bereits im Zeitpunkt der Abgabe des Gutscheins für die spezifische Leistung bzw. mit der Vereinnahmung des Entgelts für den Gutschein.

Buchhalterische Erfassung von Gutscheinen

Wertgutscheine und Leistungsgutscheine unterscheiden sich in ihrer mehrwertsteuerlichen Behandlung und dementsprechend auch in ihrer buchhalterischen Erfassung.

Verbuchung von Wertgutscheinen

Wertgutscheine sind ein Instrument, das dem Inhaber das Recht gibt, eine bestimmte Leistung des Anbieters für einen bestimmten Wert zu erhalten. Im Falle eines Wertgutscheins findet der mehrwertsteuerlich relevante Leistungsaustausch erst beim Einlösen des Gutscheins statt. Daher ist die Mehrwertsteuer erst zum Zeitpunkt des Leistungsbezugs bzw. Einlösens des Gutscheins abzurechnen.

Beispielrechnung:

• Ein Wellness Resort verkauft im Oktober 2020 einen Gutschein über CHF 300.00.

• Das Konto „Kasse / Gutschein“ wird um CHF 300.00 erhöht.

• Im April 2022 wird der Gutschein eingelöst.

• Das Konto „Gutschein / Ertrag“ wird um CHF 276.90 erhöht und das Konto „Gutschein / Kreditor MWST“ um CHF 23.10.

• Wenn der Gutschein nicht eingelöst wird und verfällt, ist das Konto „Gutschein / ausserordentlicher Ertrag“ um CHF 300.00 zu erhöhen.

Verbuchung von Leistungsgutscheinen

Leistungsgutscheine sind hingegen bereits zum Zeitpunkt des Kaufs konkret definiert. Der Verkauf von Leistungsgutscheinen stellt somit eine Vorauszahlung für eine bestimmte Leistung dar. Die Mehrwertsteuer entsteht bereits bei der Abgabe des Gutscheins und nicht erst bei der Einlösung.

Beispielrechnung:

• Ein Wellness Resort verkauft im Oktober 2020 einen Gutschein für eine Massage für zwei Personen (Wert CHF 300.00).
• Das Konto „Kasse / Anzahlungen“ wird um CHF 276.90 erhöht und das Konto „Kasse / Kreditor MWST“ um CHF 23.10.
• Im April 2022 wird der Gutschein eingelöst und das Konto „Anzahlungen / Ertrag“ wird um CHF 276.90 erhöht.
• Wird der Gutschein nicht eingelöst und verfällt, ist das Konto „Anzahlungen / ausserordentlicher Ertrag um CHF 276.90 und auch das Konto Kreditor MWST / ausserordentlicher Ertrag um 14.30 zu erhöhen.

Verjährung von Gutscheinen

Wer einen Gutschein besitzt, möchte meist möglichst lange Zeit haben, um ihn einzulösen. Doch wie lange ist ein Gutschein gültig? Die Art des Gutscheins bestimmt dessen Eigenschaften.Nach dem Gesetz verjähren Gutscheine für kleinere Leistungen wie Bücher, Lebensmittel, Kleider oder Restaurantbesuche nach 5 Jahren.

Für größere Dienstleistungen wie ein Wochenende im Hotel oder eine Reise sieht das Gesetz eine Verjährung von 10 Jahren vor.Es lohnt sich also, den Kaufzeitpunkt und die Verjährung von Gutscheinen im Auge zu behalten, um möglichst lange Zeit für die Einlösung zu haben. Es ist jedoch auch wichtig zu beachten, dass jeder Anbieter seine eigenen Regeln für den Verfall von Gutscheinen hat. Es ist daher ratsam, sich vor dem Kauf über die Bedingungen und das Verfallsdatum des Gutscheins zu informieren.