Freelancer vs. Angestellte: Was ist das Beste für Ihr Unternehmen?

Die Entscheidung zwischen der Einstellung von Freelancern und Festangestellten ist für Unternehmen, die ihre Leistung und finanzielle Effizienz optimieren wollen, von entscheidender Bedeutung. In diesem Artikel gehen wir auf die Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Arbeitnehmern ein und erläutern den Grad der Flexibilität, die Auswirkungen auf die Kosten und die betrieblichen Folgen der beiden.

Durch die Untersuchung der wichtigsten Vor- und Nachteile wollen wir Ihnen helfen, die effektivste Personalstruktur für die spezifischen Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens zu finden.

Was ist ein Freelancer?

Die Begriffe „Freelancer“ und „Freiberufler“ sind in der Schweiz nicht geregelt und daher im schweizerischen Recht nicht offiziell definiert. Im Allgemeinen kann ein „Freelancer“ als jeder unabhängige Fachmann betrachtet werden, der auf selbständiger Basis arbeitet, anstatt fest bei einem einzigen Unternehmen angestellt zu sein.

Anstatt an einen einzigen Arbeitgeber gebunden zu sein, können Freiberufler ihre Dienste verschiedenen Kunden anbieten und in der Regel an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, wobei sie entweder nach Stunden, Tagen oder Projekten abgerechnet werden. Sie sind für die Verwaltung ihrer eigenen Zeitpläne, Steuern und Geschäftsabläufe verantwortlich.

Eines der wichtigsten Merkmale der Freelancing ist die Flexibilität, die sie bietet. Freiberufler können wählen, welche Projekte sie übernehmen wollen, ihre Arbeitszeiten selbst festlegen und ihren Arbeitsort bestimmen. Diese Flexibilität bietet sowohl für den Freelancer als auch für seine Kunden viele Vorteile, die wir in diesem Artikel näher beleuchten werden.

Neben den Vorteilen der Freiberuflichkeit gibt es jedoch auch zusätzliche Risiken und Verantwortlichkeiten, wie z. B. ein schwankendes Einkommen, fehlende Sozialleistungen (wie Sozialversicherungsbeiträge, subventionierte Arbeitsmittel usw.) und die Notwendigkeit, sich um die eigenen vertraglichen und steuerlichen Verpflichtungen zu kümmern.

Die Zunahme des Modells der freiberuflichen Arbeit

In den letzten Jahren hat sich in der Schweiz und im Ausland ein starker Wandel hin zu einem flexibleren, projektbasierten Arbeitsmodell vollzogen. Dies ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen, darunter technologische Fortschritte, veränderte Präferenzen der Arbeitnehmer und die Globalität moderner Unternehmen.

Plattformen, die Fernarbeit und digitale Zusammenarbeit ermöglichen, haben es Freelancern erleichtert, mit potenziellen Arbeitgebern in aller Welt in Kontakt zu treten.

Infolgedessen machen Freelancer heute einen erheblichen Teil der Arbeitskräfte in Branchen wie IT, Kreativwirtschaft, Beratung und anderen aus. Dieser Trend wurde durch die COVID-19-Pandemie stark beschleunigt, die die Machbarkeit von Fernarbeit demonstrierte und freiberufliche Optionen sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber attraktiver machte.

Freelancer oder Angestellte für Ihr Unternehmen?

Die Entscheidung, ob und in welchem Umfang Sie Freiberufler oder Festangestellte beschäftigen, kann sich erheblich auf die Flexibilität, die operative Dynamik, die Leistung und die finanzielle Effizienz Ihres Unternehmens auswirken. Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile der einzelnen Modelle untersuchen, um festzustellen, welches Beschäftigungsmodell am besten zu Ihren Unternehmenszielen passt:

Vor- und Nachteile von Freelancern

Vorteile:

• Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Flexibilität freiberuflicher Auftragnehmer ermöglicht es Unternehmen, ihre Belegschaft je nach Projektbedarf zu vergrößern oder zu verkleinern, ohne die mit der Einstellung von Mitarbeitern verbundenen langfristigen Verpflichtungen einzugehen. Sie könnten zum Beispiel ein bestimmtes kurzfristiges Projekt haben, das eine besondere Qualifikation erfordert. Anstatt einen Vollzeitmitarbeiter mit den benötigten Fähigkeiten einzustellen, können Sie einen professionellen Freelancer beauftragen, diese unregelmäßigen Aufgaben nach Bedarf zu erledigen.   
• Zugang zu umfassendem Fachwissen: Freelancer verfügen oft über hochspezialisierte Fähigkeiten, deren Erhalt in der eigenen Firma zu kostspielig wäre.
• Geringere Beschäftigungskosten: Die Inanspruchnahme von Freelancern kann zu erheblichen Einsparungen führen, da die Unternehmen nicht für Sozialleistungen, zusätzlichen Büroraum oder Ausrüstung aufkommen müssen. Auch wenn der Satz eines Freelancers auf den ersten Blick hoch erscheinen mag, sollten Sie bedenken, dass Sie nur für die tatsächlich geleistete Arbeit zahlen und für nichts anderes.
• Geringere Kosten für die Personalbeschaffung: Neben den potenziellen Kosteneinsparungen in Form von Gehältern sind auch die Kosten für die Einstellung von Freelancern viel geringer. Die Suche nach Freelancern ist einfach und kostengünstig, wohingegen der Rekrutierungsprozess für die Einstellung von spezialisierten Langzeitmitarbeitern Monate dauern und hohe Kosten für Personalressourcen oder die Bezahlung externer Personalvermittler verursachen kann.
• Selbstständigkeit: Freelancer sind in hohem Maße unabhängig und müssen nicht „micromanaged“ werden. Ein erfahrener Freelancer verfügt über seine eigenen, bewährten Systeme und kann sich problemlos an die Arbeit machen, ohne dass Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens für die Verwaltung seiner Zeit oder seine Schulung verschwenden müssen. Außerdem sind Sie nicht dafür verantwortlich, einen Freelancer während Ausfallzeiten wie Krankheit, Schwangerschaft, Urlaub usw. zu bezahlen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Freelancer weitaus unabhängiger sind und daher eine geringere Belastung und ein geringeres finanzielles Risiko für Ihr Unternehmen darstellen.

Nachteile:

• Weniger Kontrolle: Der unabhängige Arbeitsstil von Freelancern ist zwar oft von Vorteil für Ihr Unternehmen, kann aber auch zu Diskrepanzen im Arbeitsstil und zu einem Mangel an Kontrolle darüber führen, wie und wann die Arbeit erledigt wird.
• Probleme mit der Verfügbarkeit: Da Freelancer möglicherweise mehrere Kunden haben, kann ihre Verfügbarkeit variieren, was möglicherweise nicht mit dem unmittelbaren Bedarf Ihres Unternehmens übereinstimmt. Sie können sich nicht darauf verlassen, dass ein Freelancer immer dann Arbeit liefert, wenn Sie sie brauchen, wie dies bei einem fest angestellten Mitarbeiter der Fall ist, der nur Ihrem Unternehmen gegenüber loyal ist.
• Mangelndes Wissen über die Organisation: Freelancer sind nicht immer vollständig in die Unternehmenskultur integriert und verfügen möglicherweise nicht über ein tiefes Verständnis des Unternehmens, das über die Spezifika ihres Auftrags hinausgeht.
• Die Honorare können hoch sein: Zwar ist es oft kostengünstiger, Freiberufler zu beschäftigen, aber manche Spezialisten verlangen sehr hohe Honorare, die für Ihr Unternehmen eine finanzielle Belastung darstellen können.
• Risiko der Scheinselbstständigkeit: Bei der Anstellung von Freelancern ist Vorsicht geboten, um sicherzustellen, dass keine Scheinselbstständigkeit vorliegt und die Gesetze zur vorübergehenden Beschäftigung in der Schweiz nicht verletzt werden. Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn eine Person als Freelancer oder selbständiger Unternehmer arbeitet, ihr Arbeitsverhältnis aber eher dem eines Arbeitnehmers ähnelt. Im Schweizer Recht ist Scheinselbstständigkeit nicht genau definiert, aber es existieren Kriterien zur Feststellung, ob jemand selbstständig oder scheinselbstständig ist. Entscheidend sind die wirtschaftliche Abhängigkeit vom Auftraggeber, besonders wenn mehr als 50% des Einkommens von einem Auftraggeber stammen, und der Mangel an Weisungsunabhängigkeit. Die Beschäftigung von Arbeitskräften unter dem Status der Scheinselbstständigkeit kann für Unternehmen schwere rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen, einschließlich Geldstrafen, Nachzahlungen von Löhnen und Sozialversicherungsbeiträgen, und einer möglichen gerichtlichen Verfolgung wegen Verstößen gegen Arbeits- und Sozialversicherungsgesetze.

Vor- und Nachteile der Arbeitnehmer

Vorteile:

• Engagement und Loyalität: Angestellte sind im Allgemeinen stärker am Erfolg des Unternehmens beteiligt und können daher loyaler und engagierter sein als Freelancer. Sie sind in der Regel stärker mit der Unternehmensvision des Unternehmens verbunden und leiten daraus ein Gefühl der Identität und Zugehörigkeit ab. Dies kann zu langfristigen Kooperationen und nachhaltigeren Beschäftigungsverhältnissen führen.
• Teamdynamik: Die Mitarbeiter bauen eher starke interne Beziehungen auf, was die Zusammenarbeit verbessern und eine kohärente und synergetische Unternehmenskultur fördern kann.
• Ständige Verfügbarkeit: Vollzeitbeschäftigte stehen für laufende Aufgaben und unerwartete Anforderungen, die während des regulären Geschäftsbetriebs auftreten, jederzeit zur Verfügung, da sie nur ihrem einzigen Arbeitgeber verpflichtet sind.
• Gesteigerte Effizienz: Wenn sich ein fest angestellter Mitarbeiter an die Struktur und die Systeme des Unternehmens, für das er arbeitet, gewöhnt, können regelmäßige Aufgaben mit größerer Effizienz und Leichtigkeit erledigt werden.
• In manchen Fällen kostengünstiger: Es lässt sich nicht endgültig sagen, ob Freiberufler oder Angestellte die finanziell effizientere Option sind. In einigen Fällen, in denen eine Festanstellung zu langfristiger Zusammenarbeit und größerer Kontinuität führt, ist der Angestellte letztendlich die kostengünstigere Alternative. 

Nachteile:

• Höhere Kosten: In vielen Fällen sind die Gesamtkosten für die Einstellung von Angestellten höher als die von Freelancern. Diese Kosten gehen über das Bruttogehalt hinaus und umfassen auch Sozialleistungen, Steuern, Ausrüstung und Büroräume, Schulungen, Personalbeschaffung, Kosten für die Einhaltung von Vorschriften und mehr.
• Geringere Flexibilität: Die Skalierung des angestellten Personals gestaltet sich oft als herausfordernd und kostenintensiv, besonders wenn das Arbeitsaufkommen und der Output variieren.
• Regulatorische und rechtliche Verpflichtungen: Für Arbeitgeber gibt es zahlreiche arbeitsrechtliche Verpflichtungen, die sich von Kanton zu Kanton stark unterscheiden können.
• Leidenschaftslosigkeit und enge Sichtweisen: Langfristige Beschäftigungsverhältnisse können zwar oft die besten Früchte tragen, aber es gibt auch einen potenziellen Nachteil. Angestellte, die seit Jahren oder möglicherweise Jahrzehnten in derselben Position arbeiten, können in ihrer Arbeit leidenschaftslos und stumpf werden und es fehlt ihnen das frische Denken, die breitere Perspektive und der Enthusiasmus, den Freiberufler mitbringen können.

Das Kostenargument: Was ist tatsächlich kostengünstiger?

Eine der wichtigsten Überlegungen bei der Entscheidung zwischen dem Einsatz von Freelancern und der Einstellung von Festangestellten ist die Frage der finanziellen Effizienz. Und so läuft die Frage oft auf die Frage hinaus: „Was ist für mein Unternehmen kostengünstiger“. Kurz gesagt, die Antwort auf diese Frage lautet: Es kommt auf die Umstände an. In den vorangegangenen Abschnitten sind wir bereits auf die verschiedenen Kostenerwägungen und Unterschiede zwischen Freiberuflern und Angestellten eingegangen, aber lassen Sie uns diesen entscheidenden Punkt noch einmal genauer betrachten:

Beauftragung eines Freelancers: Sie zahlen für das, was Sie bekommen

Die Arbeitgeber werden oft durch die scheinbar hohen Honorare vieler Freelancer abgeschreckt. Auch wenn dies auf den ersten Blick eine logische Sorge sein mag, ist es wichtig, diese Kosten genauer zu untersuchen.

Auf dem Papier berechnen Freelancer mehr pro Stunde als ihre fest angestellten Kollegen. Arbeitgeber sollten jedoch bedenken, dass Freiberufler nur für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden oder den produzierten Output bezahlt werden. Ist der Freiberufler krank oder nimmt er Urlaub, wird er vom Arbeitgeber nicht dafür bezahlt.

Durch die Einstellung von Freiberuflern umgehen Arbeitgeber auch die Kosten, die bei Festangestellten anfallen, wie z. B. Gesundheitsvorsorge, Rentenbeiträge und andere beschäftigungsbezogene Leistungen.

Und vor allem: Wenn der Freiberufler den halben Tag damit verbringt, in den sozialen Medien zu surfen, anstatt zu arbeiten, ist das sein Problem, denn er wird dafür nicht bezahlt.

Die wahren Kosten der Festanstellung

Zum Vergleich: Festangestellte haben einen so genannten 8-Stunden-Tag, für den die gesamte Zeit bezahlt wird, unabhängig davon, wie sie diese Zeit nutzen (oder missbrauchen). Es gibt mehrere Studien, die darauf hindeuten, dass die tatsächliche produktive Arbeitszeit an einem 8-Stunden-Arbeitstag deutlich geringer ist als die bei der Arbeit verbrachte Zeit, wobei ein beträchtlicher Teil der Zeit für nicht arbeitsbezogene Tätigkeiten und Ineffizienzen verschwendet wird. Einige der bekanntesten dieser Studien sind:

• Eine VoucherCloud-Studie hat ergeben, dass der durchschnittliche Büroangestellte an einem 8-Stunden-Arbeitstag nur weniger als 3 Stunden produktiv ist.
• Eine Atlassian-Studie ergab, dass der durchschnittliche Mitarbeiter 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings verbringt.
• Ein Udemy-Bericht hebt hervor, dass 70 % der Arbeitnehmer zugeben, dass sie sich bei der Arbeit abgelenkt fühlen.
• Eine von Basex durchgeführte Studie kam zu dem Schluss, dass Unterbrechungen und Informationsüberlastung fast 30 % der Arbeitszeit eines Arbeitnehmers in Anspruch nehmen.

All dies verdeutlicht, dass der tatsächliche Stundenlohn von Festangestellten viel höher sein kann, als es auf den ersten Blick den Anschein hat. Ganz zu schweigen davon, dass ein Arbeitnehmer im Jahr das Anrecht auf mindestens 4 Wochen bezahlten Urlaub hat.

Hinzu kommen alle zusätzlichen Kosten wie Sozialversicherungsbeiträge und andere Sozialleistungen, die Kosten für Büroräume und -ausstattung, höhere Einstellungskosten, ständige Weiterbildung usw. Es ist nicht schwer zu erkennen, dass die tatsächlichen Kosten einer Festanstellung viel höher sein können als angenommen.

Das Urteil: Welche ist die günstigere Option?

Die obigen Punkte zeigen, dass es nicht so einfach ist, durch einen einfachen Vergleich der Stundensätze von Freiberuflern und Festangestellten festzustellen, welcher der beiden der kostengünstigere ist. In vielen Situationen können Freiberufler die finanziell effizientere Wahl sein, auch wenn sie scheinbar einen höheren Stundensatz haben, insbesondere wenn es um kurzfristige Projekte geht oder wenn spezielle Fähigkeiten benötigt werden, die nicht ständig benötigt werden.

Freiberufler sind jedoch nicht immer die günstigere Wahl, und es gibt auch Fälle, in denen ein fest angestellter Mitarbeiter sowohl besser für die anstehende Aufgabe geeignet als auch kostengünstiger ist.

Dies gilt insbesondere für Aufgaben, die für den Betrieb Ihres Unternehmens von zentraler Bedeutung sind. Hier können Mitarbeiter ein tieferes Verständnis für Ihr Unternehmen entwickeln, zu einer stabilen Unternehmenskultur beitragen und kontinuierliche Verbesserungen und Innovationen vorantreiben, was zu einer höheren Gesamtrentabilität und Effizienz des Unternehmens führen kann.

Die Entscheidung darüber, was kosteneffizienter ist, hängt stark von den spezifischen Bedürfnissen und Umständen Ihres Unternehmens sowie von der Art der Arbeit ab, für die der Angestellte oder Freiberufler benötigt wird.

Was ist besser für Ihr Unternehmen: Freelancer oder Angestellte?

Man kann zwar nicht sagen, dass Freelancer oder Angestellte unter allen Umständen die bessere Wahl sind, aber es gibt einige Faktoren, die bei der Entscheidung, welche Lösung für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten geeignet ist, zu berücksichtigen sind:

1. Dauer der Arbeit: Für kurzfristige Projekte von einigen Wochen oder Monaten sind Freelancer oft die bessere Wahl, da sie mehr Flexibilität bieten, weniger Einarbeitung erfordern und keine langfristige Verpflichtung mit sich bringen.
2. Schwankendes Arbeitsaufkommen: Wenn Ihr Unternehmen aufgrund von Umsatz- und Betriebsschwankungen, saisonalen Schwankungen und wirtschaftlichen Einflüssen großen Schwankungen im Arbeitsaufkommen ausgesetzt ist, können Freiberufler Ihr Risiko erheblich verringern und Ihnen die Flexibilität und Skalierbarkeit bieten, die Sie benötigen, um schnell auf diese Schwankungen zu reagieren. Wenn Ihr Output und Ihre Arbeitsbelastung eher konstant sind, sind festangestellte Mitarbeiter möglicherweise die bessere Wahl für Ihr Unternehmen.
3. Physische Präsenz: Wenn die Arbeit eine physische Anwesenheit vor Ort erfordert, wie z. B. bei einer Empfangsdame, einem Büromanager, Verkaufspersonal in einem Geschäft usw., benötigen Sie höchstwahrscheinlich einen fest angestellten Mitarbeiter, um die Rolle zu erfüllen. Wenn die Arbeit jedoch aus der Ferne und zu jeder Tageszeit erledigt werden kann, sind Freiberufler gut für die Stelle geeignet.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Freelancer die von Ihnen benötigte Kosteneffizienz und Anpassungsfähigkeit bieten können, wenn Ihre Arbeit Flexibilität und spezielle Fähigkeiten für kurzfristige Projekte erfordert oder Sie in einer Branche mit stark schwankendem Arbeitsaufkommen tätig sind.

Wenn Ihr Unternehmen hingegen Beständigkeit, langfristiges Engagement und tiefgreifende institutionelle Kenntnisse benötigt, könnte sich die Investition in fest angestellte Mitarbeiter stärker auszahlen. Für die meisten Unternehmen kann die richtige Kombination aus Festangestellten und Freiberuflern das nötige Gleichgewicht schaffen.