Maximierung der Steuervorteile: Die Wahl zwischen einem Geschäftswagen und einem Privatwagen

In diesem Artikel untersuchen wir die steuerlichen Auswirkungen der Nutzung eines Autos für private und geschäftliche Zwecke, wobei wir Szenarien der Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke und eines Privatwagens für geschäftliche Zwecke behandeln. Wir erörtern die Berechnung des Privatanteils, der Sozialversicherungsbeiträge und der Mehrwertsteuer für einen Firmenwagen. Wir beleuchten auch die Bedeutung der Aufzeichnung von Kilometern, mögliche Kosteneinsparungen und Einschränkungen bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke.

Privatwagen für geschäftliche Zwecke versus Firmenwagen: Was ist der Unterschied?

Die Nutzung von Firmenwagen wird in der Arbeitswelt immer beliebter. Ein Dienstwagen kann ein attraktiver Vorteil für die Mitarbeiter sein, da sie ein Fahrzeug nutzen können, ohne die Kosten für den Besitz und die Wartung tragen zu müssen. Daher können Unternehmen mit physischen Büros ihren Mitarbeitern die Nutzung eines Dienstwagen als zusätzlichen Anreiz anbieten und so dazu beitragen, die besten Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Aber was genau ist der Unterschied zwischen einem Privatauto und einem Geschäftsauto?

Die Antwort auf diese Frage ist eigentlich ganz einfach: Ein Privatwagen ist ein Fahrzeug, das einem einzelnen Arbeitnehmer in seiner persönlichen Eigenschaft gehört, während ein Geschäftsfahrzeug ein Fahrzeug ist, das einem Unternehmen gehört und den Mitarbeitern in erster Linie zur geschäftlichen Nutzung zur Verfügung gestellt wird.

Ist es für Arbeitnehmer immer günstiger, einen Firmenwagen zu nutzen?

Auch wenn ein Dienstwagen für Arbeitnehmer eindeutig Vorteile hat, ist die Antwort auf die nächste Frage nicht ganz so einfach, wie es scheinen mag. Unabhängig davon, ob ein Arbeitnehmer ein firmeneigenes Auto oder sein eigenes Privatfahrzeug nutzt, wird das Auto in beiden Fällen höchstwahrscheinlich sowohl für geschäftliche als auch für private Fahrten verwendet.

Es ist daher notwendig, diese „Doppelnutzung“ des Fahrzeugs angemessen zu berücksichtigen. Wenn ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen nutzt, muss er in der Lage sein, die private Nutzung dieses Fahrzeugs (den so genannten „Privatanteil“) zu erfassen. Wenn er nur ein privates Auto nutzt, sollte er berechnen, welcher Anteil davon für geschäftliche Zwecke genutzt wird, um Rückerstattungen und Steuerabzüge zu erhalten.

Die relativen steuerlichen und kompensatorischen Auswirkungen der Nutzung eines Privat- oder Firmenwagens hängen von mehreren Faktoren ab, z. B. von der Aufteilung der Nutzung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung, dem Wert des Fahrzeugs, der zurückgelegten Strecke und anderen wichtigen Aspekten. Wir werden diese Faktoren nun genauer aufschlüsseln.  Dazu müssen wir zwei verschiedene Szenarien betrachten und aufzeigen, wie sie sich auf die Gesamtsteuerlast des Arbeitnehmers sowie auf die ihm entstehenden Fahrtkosten auswirken können. Diese sind:

• Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke
• Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke

Private Nutzung eines firmeneigenen Fahrzeugs

Ein Unternehmen kann seinen Mitarbeitern einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, der in erster Linie für die geschäftliche Nutzung bestimmt ist. Nutzt jedoch ein Arbeitnehmer oder Eigentümer einen Firmenwagen für private Fahrten, ohne dafür eine Entschädigung zu zahlen, so gilt er als geldwerter Vorteil. Er muss daher als Gehaltsbestandteil ausgewiesen werden, und der Arbeitnehmer muss darauf Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Die folgenden Punkte sind für die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs von Bedeutung:

• Unterhaltskosten und Kaufpreis sind steuerlich absetzbare Ausgaben.
• Vorsteuerabzug für den Kaufpreis, die Wartung und den Kraftstoff.
• 10,8 % des Kaufpreises müssen als Gehaltsbestandteil ausgewiesen werden.
• Auf diese 10,8 % des Kaufpreises muss die Mehrwertsteuer ausgewiesen werden.
• Der Abzug von Pendlerpauschalen ist nicht mehr möglich.

Buchhalterisch gesehen wird dieser „Privatanteil“ des Firmenwagens von den Fahrzeugkosten abgezogen und dem Arbeitnehmer als steuerpflichtiges Einkommen angerechnet. Es gibt zwei Methoden zur Berechnung des Privatanteils des Fahrzeugs: die Pauschalmethode und die effektive Methode:

Pauschalmethode zur Berechnung des Privatanteils an einem Firmenwagen:

Die gängigste Methode zur Berechnung des Privatanteils an einem Firmenwagen ist die Pauschalmethode. Bei dieser Methode wird davon ausgegangen, dass der Arbeitnehmer den Dienstwagen zu einem bestimmten Prozentsatz privat nutzt, und dieser Prozentsatz wird mit dem Anschaffungspreis des Fahrzeugs multipliziert, um den steuerpflichtigen Vorteil zu ermitteln.

In der Schweiz wurde diese Pauschale ab dem 1. Januar 2022 auf 0,9 % des Kaufpreises des Fahrzeugs (ohne MwSt.) pro Monat festgesetzt (vorher 0,8 %), was 10,8 % pro Jahr entspricht. Es gilt jedoch eine Mindestpauschale von mindestens 150 CHF pro Monat (1’800 CHF pro Jahr)

Beispiel:

Audi A4 Anschaffungspreis: CHF 43’000 (ohne MwSt.)

Privatanteil pro Monat = 43’000 * 0,9% = CHF 387

Volkswagen Polo Anschaffungspreis: CHF 14’000 (ohne MwSt.)

Privatanteil pro Monat 14’000 * 0.9%= CHF 126 -> CHF 150/Monat

Außerdem muss auf der Gehaltsabrechnung das Feld F („Freie Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte“) angekreuzt werden. Dies bedeutet, dass die Kosten für die Fahrt zur Arbeit nicht mehr in der privaten Steuererklärung abgezogen werden können, da der Arbeitgeber die Kosten effektiv übernimmt, indem er dem Arbeitnehmer ein Firmenwagen zur Verfügung stellt.

Wann sollte die Pauschalmethode nicht angewendet werden?

Wenn Sie ein Arbeitnehmer sind, der einen Firmenwagen nur selten für private Fahrten nutzt, sollte die Pauschalmethode nicht Ihre erste Wahl für die Berechnung Ihres Privatanteils sein. Die pauschale Annahme des Privatanteils kann Ihre private Nutzung deutlich überschätzen. In diesem Fall könnten Sie bei Verwendung einer alternativen Berechnungsmethode, z. B. der effektiven Methode, zu einer wesentlich niedrigeren Berechnung des Privatanteils kommen. Dies führt dann zu einem geringeren geldwerten Vorteil, den Sie bei Ihrem Gehalt angeben müssen, und somit zu einer geringeren Steuerschuld.

Das Gleiche gilt, wenn Sie ein Auto mit einem höheren Anschaffungspreis fahren, da der Kilometersatz bei der effektiven Methode unabhängig vom Wert des Fahrzeugs konstant bleibt, während er bei der Pauschalmethode den Privatanteil erhöht.

Die effektive Methode zur Berechnung des Privatanteils – mithilfe eines Logbuchs:

Bei der effektiven Methode wird der Privatanteil durch das Führen eines Fahrtenbuchs berechnet, in dem die privat und geschäftlich gefahrenen Kilometer (inkl. Arbeitsweg) getrennt aufgezeichnet werden. Der Privatanteil errechnet sich aus der Multiplikation der privat gefahrenen Kilometer mit dem Einheitskilometersatz von CHF 0.70.

Beispiel:

Nehmen wir denselben Audi A4 mit einem Anschaffungspreis von 43’000 CHF. Der Mitarbeiter, der ihn fährt, hat ein Fahrtenbuch geführt, aus dem hervorgeht, dass er im Laufe des Jahres 5000 km für private Zwecke gefahren ist. Der Kilometertarif beträgt demnach CHF 0.70/km:

Privatanteil = 5000 * 0,70 = CHF 3.500

Hätte derselbe Arbeitnehmer stattdessen die Pauschalmethode für die Berechnung des Privatanteils verwendet, hätte dieser für das Jahr 4.644 CHF betragen. In diesem Fall zeigt sich, dass die Anwendung der effektiven (Logbuch-)Methode für den betreffenden Arbeitnehmer vorteilhafter ist.

Mehrwertsteuer auf den Privatanteil

Der Arbeitgeber muss die Privatbeteiligung nicht nur als Gehaltsvorteil ausweisen und Sozialversicherungsbeiträge darauf entrichten, sondern sie auch als Entgelt für die Mehrwertsteuer deklarieren. Bei der Effektiv- und Saldosteuersatzmethode gilt der Privatanteil deshalb als steuerbarer Umsatz (Art. 47 Abs. 2 MWSTV). Dementsprechend muss die Deklaration in Position 200 und Position 302 oder in Position 200 und Position 322 oder 332 erfolgen.

Beispiel:

Wir betrachten dasselbe Beispiel wie bei der Berechnung der Pauschalbeträge zuvor.

Audi A4 Privatanteil (wie oben) = CHF 387.

Mehrwertsteuer auf Privatanteil = CHF 387 * 7.7% = CHF 29.80 pro Monat

Volkswagen Polo Privatanteil (wie oben) = CHF 150

Geschuldete Mehrwertsteuer auf dem Privatanteil = CHF 150 * 7,7% = CHF 11,55 pro Monat

Wie sieht es mit den Kosten für das tägliche Pendeln zwischen Wohnung und Arbeitsplatz aus?

Normalerweise sollte der Arbeitnehmer die Kosten für den täglichen Weg zu seinem Arbeitsplatz selbst tragen. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie ein Geschäftswagen benutzen, um zur Arbeit zu fahren, dem Arbeitgeber aber nicht mindestens 0,70 CHF pro Kilometer vergüten, de facto eine „Sachleistung“ in Höhe der entsprechenden Fahrtkosten erhalten.

Bei der Berechnung des privaten Anteils des Fahrzeugs wird die für den Arbeitsweg zurückgelegte Strecke jedoch nicht berücksichtigt, da sie nicht als private Nutzung an sich definiert ist. Das bedeutet, dass Ihr Arbeitgeber diese Kosten übernehmen kann, wenn vereinbart wird, dass Sie ihn nicht entschädigen müssen. In diesem Fall sollte der Arbeitgeber dies auf Ihrer Gehaltsabrechnung durch Ankreuzen des Kästchens F „Freie Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte“ angeben. Was die Verbuchung in den Geschäftsbüchern betrifft, so kann der Arbeitgeber die Kosten als eine Form der Arbeitnehmerentschädigung (d. h. als Sachbezug) verbuchen.

Wie wird diese „Pendlervergünstigung“ in der privaten Steuererklärung des Arbeitnehmers berücksichtigt?

Erstens: Da Ihr Arbeitgeber die Kosten für Ihren Arbeitsweg übernimmt, können diese Kosten nicht mehr in der privaten Steuererklärung als Berufsauslagen abgezogen werden. Wenn der Wert der unentgeltlichen Beförderung (berechnet mit 0,70 CHF/km) die auf Bundes- und Kantonsebene festgelegten Höchstbeträge für den Pendlerabzug überstieg, wurde der Überschuss bei der Berechnung des Privatanteils berücksichtigt und ebenfalls als Einkommen besteuert. Seit der Erhöhung des Pauschalprozentsatzes für die Berechnung des Privatanteils (von 0,8 % auf 0,9 %) werden diese zusätzlichen Kilometer jedoch bereits berücksichtigt, so dass eine weitere Lohnverrechnung nicht mehr erforderlich ist.

Gilt das Auto eines Einzelunternehmers als Privat- oder Geschäftsfahrzeug?

Das Auto eines Einzelunternehmers oder Selbstständigen wird entweder als Privatfahrzeug oder als Firmenfahrzeug eingestuft, je nachdem, wie er es am meisten nutzt. Wenn ein Einzelunternehmer mehr als 50 % seiner Kilometer für geschäftliche Fahrten zurücklegt, gilt das Auto als „Firmenfahrzeug“ und wird daher als Betriebsvermögen seines Einzelunternehmens erfasst. Natürlich gilt es als Privatfahrzeug, wenn mehr als 50 % der gefahrenen Kilometer für private Fahrten genutzt werden.

Daraus folgt, dass, wenn es sich um ein Firmenfahrzeug handelt, der private Anteil wie oben beschrieben berechnet und verbucht werden muss. Gilt es als Privatfahrzeug, sollten eine angemessene Entschädigung und der Abzug der Reisekosten für geschäftliche Zwecke berücksichtigt werden.

Sonderfall der privaten Beteiligung an einem Luxusauto

Der Gesetzgeber kann beschließen, keine Vergünstigungen bei den Steuern für extravagante Gegenstände wie Luxusfahrzeuge vorzusehen. Wenn die Steuerbehörden einer Region feststellen, dass ein Fahrzeug übermäßig teuer ist, können sie beschließen, es nicht als legitime Betriebsausgabe anzuerkennen. In der Regel liegt der Schwellenwert für solche Fälle bei 90.000 bis 100.000 Schweizer Franken. Die endgültige Entscheidung über die Anerkennung von Steuerabzügen liegt jedoch bei den einzelnen Kantonen.

Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke

Die Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Fahrten kann sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine kostengünstige Option sein. In diesem Abschnitt werden wir die Faktoren erörtern, die die steuerlichen Vorteile der Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke bestimmen. Wir gehen auch auf die zu beachtenden Vorschriften und die potenziellen Risiken ein, die mit dieser Praxis verbunden sind.

Die folgenden Punkte sind relevant, wenn ein Privatauto für die Firma genutzt wird:

• Es ist nicht erforderlich, eine Privatbeteiligung anzumelden.
• Der Kilometerstand muss in einem Fahrtenbuch aufgezeichnet werden (dienstlich gefahrene Kilometer).
• Das Unternehmen ist nicht verpflichtet, für Fahrzeugschäden aufzukommen.

Die Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Fahrten bietet ein Potenzial für Kosteneinsparungen, ist aber nur in wenigen Fällen steuerlich vorteilhaft. Um festzustellen, ob die Nutzung steuerlich vorteilhaft ist, sind unter anderem folgende Faktoren zu berücksichtigen: Art des Fahrzeugs, Kilometerstand und Einsatzgebiet.

Wird ein privates Fahrzeug für geschäftliche Fahrten genutzt, wird in der Regel eine Pauschale von 0,70 CHF pro Kilometer angesetzt, um alle Kosten wie Benzin, Reparaturen, Versicherung und Abnutzung auszugleichen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass der Arbeitsweg nicht in diese Berechnung einbezogen werden kann. Dies bedeutet, dass die Kosten für den Arbeitsweg in der privaten Steuererklärung des Arbeitnehmers als Abzug geltend gemacht werden können, da er diese Kosten selbst trägt.

Gelegentlich erhalten Mitarbeiter für die Nutzung ihres Privatfahrzeugs für dienstliche Zwecke eine pauschale Aufwandsentschädigung anstelle der üblichen Vergütung für die tatsächlich gefahrenen Kilometer. Dies erspart die Zeit und die Kosten, die mit dem Führen eines Fahrtenbuchs verbunden sind. Allerdings sollten diese Pauschalen in etwa den Kosten entsprechen, die bei einer Berechnung nach tatsächlich gefahrenen Kilometern anfallen würden. Es sollte keine versteckte Gehaltszahlung mit einem Pauschalbetrag für Fahrzeugkosten geben.

In seltenen Fällen erstattet der Arbeitgeber die Dienstreisekosten eines Arbeitnehmers nicht. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer diese Kosten als Abzüge in seiner privaten Steuererklärung geltend machen (berechnet nach der oben beschriebenen Fahrtenbuchmethode).

Warum wird bei häufigen und langen Geschäftsreisen ein Privatwagen bevorzugt?

Für Arbeitnehmer, die häufig und/oder lange Dienstreisen unternehmen, ist ein Privatauto oft vorteilhafter als ein Geschäftsauto. Denn die Rückerstattung von 0,70 CHF/km ist oft höher als die tatsächlich anfallenden Kosten für die Fahrt. Zudem ist die Rückerstattung der Reisekosten steuer- und sozialabgabenfrei. Dadurch erhöht sich die steuerfreie Entschädigung effektiv. Die Auswirkungen werden noch verstärkt, wenn ein Arbeitnehmer ein günstiges und/oder sparsames Fahrzeug fährt.