Änderung der Rechtsform – Was ist bei der Umwandlung eines Unternehmens in eine andere Rechtsform zu beachten?

In der dynamischen Welt der Wirtschaft müssen sich Unternehmen häufig an veränderte Umstände anpassen. Eine wesentliche Änderung, die ein Unternehmen durchlaufen kann, ist die Umwandlung seiner Rechtsform. In diesem Artikel erklären wir, was es bedeutet, ein Unternehmen in eine andere Rechtsform umzuwandeln, warum Sie dies in Erwägung ziehen sollten, welche Schritte erforderlich sind und welche wichtigen Faktoren dabei zu beachten sind.

Was ist eine Änderung der Rechtsform?

Ein Rechtsformwechsel ist die Umwandlung eines Unternehmens von einer Rechtsform in eine andere, z. B. die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH oder eine AG oder die Umwandlung zwischen einer GmbH und einer AG.

In der Schweiz gibt es zahlreiche Rechtsformen für Firmen. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Umwandlung zwischen den drei beliebtesten Formen: dem Einzelunternehmen, der GmbH und der AG.

Warum eine Firma in eine andere Rechtsform umwandeln?

Es gibt viele mögliche Gründe, die Umwandlung eines Unternehmens in eine andere Rechtsform zu erwägen. Einige der häufigsten Beweggründe sind:

1. Erhöhung der Glaubwürdigkeit und Verbesserung des Zugangs zu Kapital: Im Allgemeinen nimmt die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens zu, wenn es von einer Einzelfirma zu einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und schließlich zu einer Aktiengesellschaft (AG) wird. Dies kann den Zugang zu mehr Kapital erleichtern, da das Vertrauen der Investoren wächst, der Zugang zu Krediten erleichtert wird und mehr Möglichkeiten zur Finanzierung des Unternehmens bestehen. Die erhöhte Reputation kann auch dazu beitragen, Kunden und Geschäftspartner zu gewinnen.
2. Schutz durch beschränkte Haftung: Die meisten Personen, die sich als Freiberufler oder Kleinunternehmer selbstständig machen, entscheiden sich für die Rechtsform der Einzelunternehmung. Dies ist die Standard-Rechtsform und auch die einfachste und billigste. Ein großer Nachteil ist jedoch, dass sie ihrem Inhaber keinen Schutz vor Haftung bietet, was bedeutet, dass Sie für die Schulden und Verpflichtungen des Unternehmens voll haften. Andererseits bieten sowohl die GmbH als auch die AG ihren Inhabern einen begrenzten Haftungsschutz. Sie sind nur dem Risiko ausgesetzt, den Betrag zu verlieren, den Sie in die Firma investiert haben. Wenn sich Ihre Geschäftstätigkeit ausweitet und Sie mit einem erhöhten Risiko konfrontiert sind, kann es daher eine gute Idee sein, eine Einzelunternehmung in eine dieser Rechtsformen umzuwandeln, die einen größeren Vermögensschutz bietet.
3. Kann dazu beitragen, Wachstum und Expansion zu ermöglichen: Eine Einzelfirma eignet sich am besten für sehr kleine und individuell geführte Unternehmen, eine GmbH für kleine bis mittlere Unternehmen, eine AG ist die beste Option für größere Gesellschaften. Dies liegt an verschiedenen Merkmalen der Struktur und vor allem an den Kapitalbeschaffungsmöglichkeiten des Unternehmens. Die Umwandlung in eine Rechtsform, die eine größere Anzahl von Anlegern/Aktionären zulässt, kann die Kapitalbeschaffungsmöglichkeiten des Unternehmens verbessern und somit die langfristigen Ziele des Unternehmens unterstützen.
4. Steuerliche Vorteile: Verschiedene Rechtsformen haben unterschiedliche steuerliche Auswirkungen, und eine Umwandlung kann ein strategischer Schritt sein, um die Steuerplanung zu optimieren und die Gesamtsteuerlast des Unternehmens zu senken.

Gängige Rechtsformwechsel in der Schweiz

In der Schweiz ist eine der häufigsten Rechtsformänderungen die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH oder AG. Dies geschieht regelmäßig, da Kleinunternehmer ihre Geschäftstätigkeit ausweiten und einen Schutz vor Haftungsbeschränkungen gewährleisten müssen.

Es kommt auch häufig vor, dass eine GmbH ihre Rechtsform in eine AG umwandelt und umgekehrt, wenn sich die Umstände und Ziele des betreffenden Unternehmens ändern.

Prozess der Umwandlung der Rechtsform

Der Prozess der Umwandlung der Rechtsform eines Unternehmens erfordert eine sorgfältige Planung und die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen. Die genauen Schritte können je nach Rechtsordnung und vor allem je nach den spezifischen Rechtsformen sehr unterschiedlich sein. Es gibt jedoch einige allgemeine Überlegungen, die für die meisten Umwandlungsprozesse gelten.

Bei einer Rechtsformumwandlung sollten folgende Punkte beachtet werden:

1. Rechtliche Anforderungen: Es ist wichtig, die rechtlichen Anforderungen für die Änderung der Rechtsform des Unternehmens in dem Land/Kanton zu kennen, in dem die Firma eingetragen ist.
2. Zielsetzungen: Sie sollten sich über die strategischen Ziele und Gründe für die Änderung der Rechtsform Ihres Unternehmens im Klaren sein. Wie kann die neue Rechtsform die langfristigen Ziele des Unternehmens besser unterstützen, z. B. um Investoren anzuziehen, das Wachstum zu erleichtern und die steuerliche Situation zu optimieren?
3. Zustimmung der Anteilseigner/Mitglieder: Wenn die Gesellschaft mehrere Anteilseigner/Gesellschafter hat, wie es bei einer GmbH und AG häufig der Fall ist, müssen Sie die Zustimmung dieser Beteiligten einholen, bevor Sie die Rechtsform des Unternehmens umwandeln.
4. Kapitalstruktur: Bewerten Sie die Kapitalstruktur und die Anforderungen der neuen Rechtsform. Es kann notwendig sein, Änderungen des Aktienkapitals, der Eigentümerstruktur und der Kapitaleinlagen vorzunehmen, um den neuen rechtlichen und betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden. Sie sollten solche Änderungen im Voraus planen und wissen, ob Sie in der Lage sind, sie alle zu bewältigen.
5. Verträge und Vereinbarungen: Prüfen Sie die bestehenden Verträge, Vereinbarungen und Verpflichtungen des Unternehmens und ermitteln Sie alle Bestimmungen, die von der Änderung der Rechtsform betroffen sein könnten. Beurteilen Sie, ob ein Vertrag neu verhandelt oder gekündigt werden muss.
6. Steuerliche Auswirkungen: Überlegen Sie, wie sich die Umwandlung auf die Steuerpflicht und -verpflichtungen des Unternehmens auswirken kann. Dazu können u. a. Einkommenssteuern, Händänderungssteuer und Mehrwertsteuer gehören. Es ist ratsam, sich von Steuerexperten beraten zu lassen, um herauszufinden, wie sich die steuerliche Situation des Unternehmens am besten optimieren und die Steuerschuld minimieren lässt, ohne die Vorschriften zu verletzen.
7. Auswirkungen auf die Mitarbeiter: Es ist wichtig abzuschätzen, welche Auswirkungen die Umwandlung auf die Beschäftigten und das Personal des Unternehmens haben wird. Dabei sollten Sie alle erforderlichen Änderungen von Arbeitsverträgen, Sozialleistungen oder Pensionsplänen berücksichtigen.
8. Einhaltung von Vorschriften: Lassen Sie sich von einem Rechtsexperten beraten, um die Einhaltung der mit der neuen Rechtsform verbundenen Vorschriften und Verpflichtungen sicherzustellen. Dies kann die Eintragung der neuen Einheit, die Aktualisierung von Lizenzen und Genehmigungen sowie die Erfüllung von Berichts- und Offenlegungspflichten umfassen.
9. Kommunikation mit den Beteiligten: Kommunizieren Sie den Umstellungsplan klar und deutlich mit den relevanten Interessengruppen. Dazu gehören Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner. Es ist gut, auf etwaige Bedenken einzugehen und transparente Informationen über den geplanten Umstellungsprozess bereitzustellen und sie im Verlauf des Prozesses auf dem Laufenden zu halten.

Umwandlung einer Einzelfirma in eine Kapitalgesellschaft

Einzelunternehmen entwickeln sich oft zu komplexeren rechtlichen Strukturen, um dem Unternehmenswachstum Rechnung zu tragen und die persönlichen Haftungsrisiken zu mindern. In diesem Fall wird es notwendig, die Einzelfirma in eine GmbH oder AG umzuwandeln.

Streng genommen kann die Rechtsform einer Einzelfirma nicht geändert werden, da es sich nicht um eine eigenständige juristische Person handelt. Stattdessen muss das Einzelunternehmen vollständig aufgelöst werden, und die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten können auf eine neu gegründete GmbH oder AG übertragen werden. Dies wird als „Übernahme“ der Einzelfirma in die GmbH bezeichnet. Damit dieser Vorgang möglich ist, müssen die Aktiva zum Zeitpunkt der Umwandlung größer sein als die Passiva (es sollte ein Vermögensüberschuss bestehen). Nach der Umwandlung hört die Einzelfirma auf zu existieren. Wenn sie zuvor im Handelsregister eingetragen war, muss sie beim Handelsregisteramt gelöscht werden.

Bei diesem Umwandlungsprozess handelt es sich um eine so genannte „qualifizierte Gründung“. Die gesetzlichen Anforderungen an eine qualifizierte Gründung sind höher als bei einer gewöhnlichen Gründung mit Bareinlage, was daher zu höheren Gründungskosten führt.  

Umwandlung durch Sacheinlage

Im Falle der oben beschriebenen qualifizierten Gründung kann das neue Unternehmen alle Aktiva und Passiva des Einzelunternehmens durch eine Sachübernahme oder eine Sacheinlage übernehmen. Beieiner Sachübernahme werden die Vermögenswerte des Einzelunternehmens im Rahmen einer Transaktion erworben (d. h. Kauf der Vermögenswerte für einen vereinbarten Betrag). Eine Sacheinlage liegt hingegen vor, wenn Vermögenswerte von einer Firma (in diesem Fall dem Einzelunternehmen) in ein anderes (die neu gegründete GmbH oder AG) als Kapitaleinlage oder Investition eingebracht oder übertragen werden. Mit anderen Worten: Alle Aktiva und Passiva werden im Rahmen der Gründung übernommen und zur (teilweisen) Finanzierung der Anteile des neuen Unternehmens verwendet.

Die Gründung durch Sacheinlage ist im Allgemeinen die bevorzugte Option. In diesem Fall muss ein zugelassener Revisor prüfen, ob die erworbenen Vermögenswerte den richtigen Wert haben. Der beste Zeitpunkt für die Umwandlung ist zu Beginn des Geschäftsjahres, da Unterlagen wie die Umwandlungsbilanz und das Inventarverzeichnis bereits auf der Grundlage des Vorjahresabschlusses vorliegen und daher nicht gesondert erstellt werden müssen.

Umwandlungen zwischen einer GmbH und einer AG

Es ist möglich, die Rechtsform eines Unternehmens direkt von einer GmbH in eine AG umzuwandeln und umgekehrt. Dies kann sich aus einer Änderung der Situation eines Unternehmens oder seiner künftigen Ziele ergeben. Der Prozess kann in beiden Fällen recht komplex und kostspielig sein, aber mit der richtigen Anleitung und Planung ist er ohne große Schwierigkeiten durchführbar.

Umwandlung einer GmbH in eine AG

Für die Umwandlung einer GmbH in eine AG gibt es zahlreiche Gründe. Kleine bis mittlere Firmen können sich für die Umwandlung in eine AG entscheiden, um Investitionen anzuziehen oder die Nachfolgeregelung zu erleichtern. Die AG ist eine sinnvollere Rechtsform, wenn ein größerer Kapitalbedarf besteht, die Aktienrechte breiter gestreut werden sollen und neue Aktionäre beteiligt werden sollen. Es kann auch einfach der Grund sein, das Ansehen und die Glaubwürdigkeit des Unternehmens zu verbessern.

Umwandlung einer AG in eine GmbH

Obwohl weniger häufig als die Umwandlung von einer GmbH in eine AG, können sich einige Aktiengesellschaften dazu entschließen, ihre Rechtsform in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu ändern. Dies kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn sich der Aktionärskreis einer AG auf einige wenige Großaktionäre reduziert, die auch selbst für die Geschäftsführung verantwortlich sind. In diesem Fall können sie den persönlicheren und privateren Charakter einer GmbH vorziehen. Das Verfahren und die Gesetze, die für eine solche Umwandlung gelten, sind praktisch identisch mit denen der Umwandlung einer GmbH in eine AG.

Praktische Überlegungen

Das Fusionsgesetz (FusG) regelt, welche Schritte bei der Umwandlung einer GmbH in eine Kapitalgesellschaft mit anderer Rechtsform und umgekehrt zu veranlassen sind. Folgendes ist erforderlich:

• Erstellung einer Zwischenbilanz, die nicht älter als 6 Monate ist.
• Schriftlicher Umwandlungsplan mit Genehmigung durch die Hauptversammlung oder die Aktionäre.
• Erstellung eines schriftlichen Umwandlungsberichts.
• Prüfung des Umwandlungsplans und -berichts durch einen zugelassenen Revisionsexperten (kleine und mittlere Unternehmen können auf die Prüfung verzichten, sofern alle Aktionäre zustimmen).
• Vorbereitung des Umwandlungsbeschlusses durch die Hauptversammlung oder die Gesellschafterversammlung.
• Öffentliche Beurkundung des Umwandlungsbeschlusses.
• Eintragung in das Handelsregister.

Die gesetzlichen Bestimmungen für eine derartige Umwandlung sind in Art. 54 des FusG.  Art. 56 FusG ist ebenfalls genau zu beachten, der Bestimmungen zum Schutz der Aktionäre enthält.

Das Fusionsgesetz (FusG) ermöglicht die Umwandlung zwischen einer GmbH und einer AG, ohne dass der bisherige Rechtsträger nachteilig liquidiert werden muss. Der Vorgang ist faktisch eine Verschmelzung und Spaltung. Bei der Änderung der Rechtsform sind Änderungen des erforderlichen Mindeststammkapitals und der Aktienstruktur zu beachten.

Steuerliche Überlegungen

Die steuerlichen Auswirkungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung über die Umwandlung eines Unternehmens in eine andere Rechtsform. Die Umwandlung kann Steuerpflichten auslösen, wie z.B. bei Realisationstatbeständen von stillen Reserven. Sie kann aber auch Möglichkeiten zur Steueroptimierung bieten, die sich aus den geänderten Steuervorschriften ergeben, die für die neue Rechtsform gelten.

Es ist ratsam, vor einer Änderung der Rechtsform eine professionelle Steuerberatung in Anspruch zu nehmen, um die möglichen steuerlichen Folgen zu verstehen und die steuerlich effizienteste Strategie zu ermitteln. Darüber hinaus ist es wichtig, alle steuerlichen Anreize oder Vorteile zu berücksichtigen, die das Land, in dem die Gesellschaft tätig ist, bietet.