Was Unternehmer über die Quellensteuer in der Schweiz wissen müssen

Wenn Sie ein Unternehmen in der Schweiz betreiben und ausländische Arbeitnehmer ohne steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz (Grenzgängerinnen und Grenzgänger) oder ohne Niederlassungsbewilligung (C-Bewilligung) beschäftigen, ist es wichtig zu verstehen, wie die Quellensteuer funktioniert.

Diese Steuer wird unmittelbar vom Einkommen abgezogen. Quellensteuerpflichtig sind Personen, die in der Schweiz wohnhaft sind, aber keine Niederlassungsbewilligung besitzen, sowie solche ohne steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz. Unser Blogbeitrag erläutert detailliert die Feinheiten der Quellensteuer in der Schweiz.

Was bedeutet die Quellensteuer in einfachen Worten?

Die Quellensteuer ist eine Steuer, welche direkt vom Einkommen von ausländischen Staatsangehörigen, die in der Schweiz arbeiten und keine Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) haben, abgezogen wird.

Dazu gehören ausländische Arbeitnehmer, die mit einer Aufenthaltsbewilligung (B-Bewilligung) oder einer Kurzzeitbewilligung (L-Bewilligung) in der Schweiz leben, sowie Grenzgänger und internationale Wochenaufenthalter, die in der Schweiz arbeiten, aber im Ausland wohnen.

Diejenigen, die der Quellensteuer unterliegen, bekommen diese Steuer von ihrem Arbeitgeber von jedem Gehaltsscheck abgezogen. Der Arbeitgeber leitet den Steuerbetrag dann direkt an die Schweizer Steuerbehörden weiter.

Die Erhebung über den Arbeitgebenden ist eine sichere und praktische Form der Besteuerung. Der Gedanke dahinter ist, dass ausländische Mitarbeitende nach der Lohnauszahlung nicht einfach ins Heimatland zurückkehren können, ohne zuvor in der Schweiz Steuern gezahlt zu haben.

Die Quellensteuer in der Schweiz ist speziell für ausländische Arbeitnehmer ohne Daueraufenthaltsstatus konzipiert. Dieser vereinfachte Ansatz integriert die Steuer direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung, wodurch separate Steuererklärungen entfallen.

Arten von quellensteuerpflichtigen Einkünften

Für die Berechnung der Quellensteuern werden die Bruttoeinkünfte der quellensteuerpflichtigen Person pro Monat herangezogen. Dabei werden Bar- und Naturalleistungen zusammengezählt. Diese umfassen unter anderem:

• Grundgehalt
• Überstunden, Boni, Provisionen
• Sachleistungen (Auto, Wohnung usw.)
• Trinkgelder
• Tantiemen

Jeder Lohn oder Geldwerte Vorteil, der sich direkt oder indirekt aus dem Arbeitsverhältnis ergibt, gilt für Zwecke der Quellensteuer als steuerpflichtiges Einkommen.

Ermittlung der Quellensteuertarife

Wie bereits erwähnt, erfolgt der Abzug der Quellensteuer von jedem Gehaltsscheck gemäß einem Tarif, der sich nach den persönlichen Verhältnissen richtet. Dieser Tarif basiert auf den spezifischen Umständen einer Person zum Zeitpunkt der Auszahlung des steuerpflichtigen Gehalts, der Boni oder anderer Arbeitseinkommen.

Wenn sich etwas in ihrem Leben ändert, wirkt sich das auf ihre steuerliche Situation aus.

Es gibt verschiedene Tarifcodes (A-U) mit unterschiedlichen Sätzen. Für Personen mit mehreren Familienangehörigen gelten im Allgemeinen niedrigere Quellensteuersätze. Hier eine Auflistung der häufigsten Tarifgruppen:

Tarif A: Alleinstehende ohne Kinder oder unterhaltsberechtigte Personen im gleichen Haushalt
Tarif B: Ehepaare mit einem Einkommen
Tarif C: Ehepaare mit zwei Einkommen
Tarif E: Veranlagung im vereinfachten Verfahren
Tarif G: Leistungen, die direkt von einer Versicherungsgesellschaft ausgezahlt werden
Tarif H: Alleinstehende mit Kindern oder unterhaltsberechtigten Personen im gleichen Haushalt
Tarif L – Q: Personen, die aus Deutschland zur Arbeit in die Schweiz pendeln

Wichtig ist auch, dass die spezifischen Prozentsätze für die Quellensteuer in den verschiedenen Kantonen unterschiedlich sind. Der Ort, an dem Sie in der Schweiz wohnen, spielt also auch eine Rolle für den angewandten Satz.

Wie können Sie feststellen, ob die Quellensteuer in der Situation Ihres Arbeitnehmers nicht mehr anwendbar ist?

Die Quellensteuerpflicht endet, wenn ein ausländischer Arbeitnehmer eine Niederlassungsbewilligung (Bewilligung C) erhält oder einen Schweizer Bürger heiratet. Danach wechselt der Arbeitnehmer in das normale Schweizer Steuersystem, erfüllt regelmäßig seine Steuerpflichten und reicht am Ende des Steuerjahres eine Steuererklärung ein.

Steuererklärungspflicht bei Quellensteuer: Ausnahmen im Überblick

Im Allgemeinen sind Personen, die der Quellensteuer unterliegen, von der Abgabe einer ordentlichen Steuererklärung befreit.

Es gibt jedoch Ausnahmen:

Übersteigt der Brutto-Jahreslohn CHF 120’000, muss der Arbeitnehmer weiterhin Quellensteuer zahlen und am Ende des Steuerjahres eine nachträgliche ordentliche Steuererklärung einreichen.

In solchen Fällen sind die Quellensteuerzahlungen vorläufig, und die endgültige Steuerschuld wird durch eine Veranlagung der Steuerbehörden nach den Quellensteuersätzen ermittelt. Je nach Faktoren wie der Wohnsitzgemeinde und den finanziellen Verhältnissen (Schulden, Vermögen, Abzüge) kann das Ergebnis eine ausstehende Steuerschuld oder eine Erstattung sein.

Wie sieht es mit der freiwilligen nachträglichen ordentlichen Veranlagung aus?

In einigen Kantonen wird die Rückerstattung an den Steuerpflichtigen ausbezahlt oder auf das nächste Steuerjahr vorgetragen. Aber auch Personen, die weniger als 120’000 Franken verdienen, können eine Rückerstattung der zu viel bezahlten Quellensteuer beantragen und verschiedene Ausgaben rückwirkend steuerlich geltend machen. Dazu muss bei der zuständigen kantonalen Steuerbehörde ein Antrag auf eine nachträgliche ordentliche Veranlagung eingereicht werden.

Obligatorische nachträgliche ordentliche Veranlagung ohne CHF 120’000

Wann muss ich die ordentliche Veranlagung beantragen, auch wenn mein Bruttoeinkommen weniger als CHF 120’000 beträgt?

Die Beantragung ist erforderlich, wenn Sie Einkommen haben, das nicht der Quellensteuer unterliegt. Dies umfasst unter anderem:

• Einkünfte aus selbstständiger Erwerbstätigkeit
• Mieteinnahmen aus Schweizer Liegenschaften
• Alimente für minderjährige Kinder
• Dividenden von in- und ausländischen Aktien
• Renten aus AHV, IV oder Pensionskasse
• oder wenn Sie über ein höheres weltweites Vermögen verfügen.

Die Eintrittsschwellen für nicht quellensteuerpflichtiges Einkommen und weltweites Vermögen variieren je nach Kanton. Dies steht im Gegensatz zum festgelegten Schwellenwert von CHF 120’000 in der Quellensteuerverordnung.

Welche Pflichten hat ein Arbeitgeber gegenüber quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmern?

Im Rahmen des Quellensteuersystems werden den Arbeitgebern wichtige Aufgaben übertragen:

• Berechnen Sie die Quellensteuer und ziehen Sie sie monatlich von den Bruttolöhnen der betreffenden Arbeitnehmer ab, indem Sie den korrekten Tarifsatz anwenden.
• Melden Sie sich bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung an, in der Ihr Unternehmen ansässig ist oder in der ausländische Arbeitnehmer wohnen.
• Überweisen Sie die einbehaltenen Beträge innerhalb der Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Checkliste für Arbeitgeber

Die Nexova Treuhand AG hat diese einfache Checkliste für die wichtigsten Anforderungen zusammengestellt:

1.     Ermittlung der Quellensteuerpflicht des Mitarbeiters

• Überprüfen Sie, ob jeder Mitarbeiter die Kriterien für den Abzug der Quellensteuer von seinem Gehalt erfüllt

2.     Registrierung und Benachrichtigung

• Anmeldung bei den kantonalen Steuerbehörden als Quellensteuerstelle
• Registrieren Sie neue Mitarbeiter innerhalb von 8 Tagen
• Ermitteln Sie den richtigen Steuersatz für jeden Mitarbeiter
• Unverzügliche Meldung von Statusänderungen bei Arbeitnehmern innerhalb von 8 Tagen

3.     Monatlicher Abzug

• Verwenden Sie Leitlinien zur Berechnung des abzuziehenden Steuerbetrags
• Ziehen Sie die fällige Quellensteuer direkt bei Auszahlung/Überweisung von der steuerbaren Geldleistung des Mitarbeiters ab oder fordern Sie sie bei anderen Leistungen ein, z.B. Naturalleistungen.
• Weisen Sie die einbehaltene Quellensteuer sowohl in jeder Lohnabrechnung als auch zusätzlich in Ziffer 12 des Lohnausweises transparent aus

4.     Quellensteuerabrechnung und -ablieferung

• Melden Sie die einbehaltene Quellensteuer innerhalb von 30 Tagen nach Ihrer Abrechnungsperiode an die zuständige Steuerverwaltung
• Die Abrechnung kann elektronisch oder schriftlich erfolgen und ist auch dann erforderlich, wenn der Bruttolohn vorübergehend CHF 0 beträgt
• Überweisen Sie die in Rechnung gestellte Quellensteuer ebenfalls innerhalb dieser Frist

5.     Führen von Aufzeichnungen und weitere Pflichten

• Korrigieren Sie Differenzen umgehend (Erstattung bei zu viel einbehaltener Quellensteuer, Nachforderung bei zu geringer Quellensteuer)
• Bewahren Sie relevante Unterlagen, insbesondere monatliche Lohnabrechnungen, für 10 Jahre auf und gewähren Sie der Steuerverwaltung auf Anfrage Einsicht
• Reichen Sie Ansässigkeitsbescheinigungen für französische Grenzgänger ein und melden Sie die Bruttolohnsumme (MB Q10) sowie für deutsche Grenzgänger (MB Q12).

Anreize zur Einhaltung der Vorschriften

Die Arbeitgeber erhalten für ihre Zusammenarbeit Provisionen:

• 2% des Quellensteuerbetrags bei elektronischer Abrechnung via den kantonalen Logins oder dem Einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM-Quellensteuer)
• 1% der Quellensteuer für Beträge, die auf Papierauszügen abgerechnet werden.
• 1% des Quellensteuerbetrags für Kapitalleistungen aus der beruflichen Vorsorge, mit einem Maximalbetrag von CHF 50 pro Kapitalleistung.

Abrechnungszeitraum für Arbeitgeber (Beispiel anhand Kanton Bern):

Der Abrechnungszeitraum wird durch den Gesamtbetrag der pro Monat einbehaltenen Quellensteuer bestimmt:

• Der Quellensteuerbetrag liegt regelmässig über CHF 3 000 → Monatliche Abrechnung
• Der Quellensteuerbetrag liegt regelmässig unter 3 000 CHF → Vierteljährliche Abrechnung
• Der Quellensteuerbetrag beträgt regelmässig weniger als 50 CHF → Jährliche Abrechnung

Denken Sie daran: Wenn Sie die Quellensteuer über ELM abführen, muss dies monatlich geschehen.