Mehrwertsteuerpflicht und Fiskalvertretung für ausländische Unternehmen in der Schweiz

Sie sind ein im Ausland ansässiges und in der Schweiz tätiges Unternehmen oder planen, demnächst in den lukrativen Schweizer Absatzmarkt einzusteigen? Dann sollten Sie die Dienste eines Schweizer Fiskalvertreters in Betracht ziehen. Doch was ist ein Fiskalvertreter und warum brauchen Sie einen? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die Fiskalvertretung in der Schweiz wissen müssen und was Sie als ausländischer Unternehmer in Bezug auf die Schweizer Mehrwertsteuer beachten müssen.

Was ist ein Fiskalvertreter?

Ein Fiskalvertreter (auch „Steuervertreter“ genannt) ist eine bevollmächtigte natürliche oder juristische Person, die von einem ausländischen Unternehmen beauftragt wird, in seinem Namen in einem bestimmten Land steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen. In der Schweiz fungiert ein Fiskalvertreter als Vermittler zwischen dem ausländischen Unternehmen und den Schweizer Steuerbehörden oder der Eidgenössischen Zollverwaltung und sorgt für die Einhaltung der Steuergesetze und -vorschriften des Landes. Neben anderen Aufgaben übernimmt der Fiskalvertreter im Namen des ausländischen Unternehmens alle mehrwertsteuerlichen Verpflichtungen gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

Wann müssen sich ausländische Unternehmen in der Schweiz für die MWST registrieren?

Ausländische Unternehmen müssen sich für die Schweizer MWST registrieren, sobald sie in der Schweiz steuerpflichtige Leistungen erbringen und ihr weltweiter Jahresumsatz CHF 100’000 übersteigt. Die MWST-Registrierung ist unabhängig davon erforderlich, ob das Unternehmen eine physische Präsenz in der Schweiz hat; es kommt ausschliesslich auf die Art der Geschäftstätigkeit an.

Vor 2018 waren ausländische Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 100’000 CHF in der Schweiz selbst nicht verpflichtet, sich für die Schweizer Mehrwertsteuer zu registrieren und konnten daher ihre Geschäfte ohne einen Fiskalvertreter in der Schweiz oder eine Schweizer Mehrwertsteuernummer betreiben.

Seit der Reform des Schweizer Mehrwertsteuerrechts sind jedoch alle ausländischen Unternehmen, die in der Schweiz steuerpflichtige Leistungen erbringen und einen weltweiten Umsatz von mehr als 100’000 CHF pro Jahr erzielen, in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig. Nur ausländische Unternehmen, deren weltweiter Jahresumsatz weniger als 100’000 CHF beträgt, sind von der Mehrwertsteuer befreit.

Steuerpflichtige Leistungen beinhalten unter anderem folgende Tätigkeiten:

• Betreiben eines Warenlagers in der Schweiz
• Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen eines Werkvertrags
• Durchführung von Arbeiten an Objekten wie Montage, Installation oder Wartung von Objekten
• Digitale Dienste, z. B. elektronische Bereitstellung von Software oder Musik
• Anderweitige physische Tätigkeiten in der Schweiz
• Massgebliche Versandhandelsumsätze in der Schweiz

Von der Steuerpflicht befreit sind u. a. Unternehmen mit Sitz im Ausland, die in der Schweiz Dienstleistungen erbringen, die ausschliesslich der Bezugsteuer unterliegen, wie z. B. Beratungsleistungen oder Leistungen auf dem Gebiet der Werbung. Ebenfalls von der Steuer befreit sind ausländische Unternehmen, die ausschliesslich Strom und Erdgas in Rohrleitungen an Steuerpflichtige in der Schweiz liefern. Solche Strom- und Gaslieferanten müssen sich in der Schweiz nicht als Steuerpflichtige registrieren lassen.

Die Schweiz erlaubt nicht ansässigen Unternehmen keine direkte Registrierung für die Mehrwertsteuer. Ausländische Unternehmen, die weder einen Wohn- noch einen Geschäftssitz in der Schweiz haben, müssen daher einen Fiskalvertreter benennen, um ihre Schweizer Mehrwertsteuerpflichten zu erfüllen.

Was sind die Aufgaben eines Steuervertreters?

Der Fiskalvertreter fungiert als offizieller Ansprechpartner zwischen Ihrem Unternehmen und der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Zu seinen Kernaufgaben gehören die Verwaltung der MWST-Registrierung, die fristgerechte Einreichung der Abrechnungen sowie die Sicherstellung der Einhaltung aller Schweizer MWST-Vorschriften in Ihrem Namen.

Ein Fiskalvertreter in der Schweiz nimmt im Namen des ausländischen Unternehmens mehrere wichtige Funktionen wahr. Dazu gehören:

1. Beurteilung der Mehrwertsteuerpflicht in der Schweiz: Die erste Aufgabe des Fiskalvertreters besteht darin festzustellen, ob das ausländische Unternehmen aufgrund seiner Geschäftstätigkeit und seines Jahresumsatzes in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig ist.
2. MWST-Registrierung: Wenn festgestellt wird, dass das Unternehmen in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig ist, unterstützt der Fiskalvertreter das ausländische Unternehmen bei der Anmeldung zur Mehrwertsteuer bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Er wickelt das Antragsverfahren ab und stellt sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt eingereicht werden.
3. Steuerkonformität und Einreichung der Mehrwertsteuererklärung: Der Vertreter stellt sicher, dass das ausländische Unternehmen die schweizerischen Mehrwertsteuervorschriften einhält. Dazu gehören die rechtzeitige Erstellung und Einreichung der vierteljährlichen MWST-Erklärungen, die Führung wichtiger Aufzeichnungen und die Kommunikation mit den Schweizer Steuerbehörden in Bezug auf steuerlich relevante Angelegenheiten. Der Vertreter kann auch dabei helfen, eine straffreie Nacherklärung abzugeben, wenn die obligatorische Mehrwertsteuerpflicht in der Schweiz bereits zu einem früheren Zeitpunkt bestand.
4. Vertretung: Der Fiskalvertreter fungiert als offizieller Vertreter des ausländischen Unternehmens in allen Mehrwertsteuerangelegenheiten. Er kommuniziert mit den Steuerbehörden, beantwortet Anfragen und bearbeitet alle Streitfälle oder Prüfungen im Namen des Unternehmens.
5. Laufende Beratung: Der Vertreter berät das Unternehmen laufend in allen steuerlichen Belangen in der Schweiz auf der Grundlage einer Analyse der individuellen Situation und Bedürfnisse des Unternehmens.

Wie viel kostet die Fiskalvertretung in der Schweiz?

Die Kosten für eine Fiskalvertretung in der Schweiz hängen von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem von der Komplexität der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, dem Umfang der Transaktionen und den vom gewählten Vertreter erbrachten Dienstleistungen.

Bei Nexova AG berechnen wir einen wettbewerbsfähigen Tarif für unsere Fiskalvertretungsdienste, die eine einmalige Anmeldegebühr von CHF 500 und eine jährliche Gebühr von CHF 1’500 beinhalten. Ausländische Unternehmen, die eine Fiskalvertretung in der Schweiz suchen, müssen die damit verbundenen Kosten in Betracht ziehen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie einen seriösen Fiskalvertreter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz wählen.

Mit Nexova erhalten Sie ein engagiertes, in der Schweiz ansässiges Team, das sich um alles kümmert – von der erstmaligen Registrierung bis zur laufenden Steuerkonformität – zu einem transparenten Festpreis.

Wie hoch sind die aktuellen Schweizer Mehrwertsteuersätze?

Die Schweiz wendet ab 2026 drei Mehrwertsteuersätze an: den Normalsatz von 8,1 % (anwendbar auf die meisten Waren und Dienstleistungen), den reduzierten Satz von 2,6 % (für Güter des täglichen Bedarfs wie Lebensmittel, Bücher und Medikamente) sowie den Sondersatz von 3,8 % (für Hotelübernachtungen und ähnliche Dienstleistungen). Einige Waren und Dienstleistungen sind vollständig von der Mehrwertsteuer befreit. Ausländische Unternehmen müssen verstehen, welche Sätze und Befreiungen für ihre spezifische Branche und Tätigkeit gelten.

Lesen Sie hier mehr darüber, was ausländische Unternehmen im Hinblick auf ihre Mehrwertsteuerpflicht in der Schweiz beachten müssen.

Mehrwertsteuerregistrierung bei einem Fiskalvertreter

Wie bereits erwähnt, müssen sich ausländische Unternehmen, die in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig sind, über ihren bestellten Fiskalvertreter registrieren lassen. Der Vertreter wickelt das Registrierungsverfahren ab und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen korrekt und fristgerecht eingereicht werden.

Bei der MWST-Registrierung macht der Fiskalvertreter die erforderlichen Angaben über das ausländische Unternehmen wie Rechtsform, Geschäftstätigkeit, Umsatz und Kontaktinformationen. Diese Informationen sind für die Schweizer Steuerbehörden zwingend erforderlich, um die Mehrwertsteuerpflicht des Unternehmens zu beurteilen und die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen.

Mehrwertsteuererklärung

Sobald das ausländische Unternehmen in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registriert ist, muss es den Steuerbehörden regelmässig Mehrwertsteuererklärungen vorlegen. Die Mehrwertsteuerabrechnung enthält detaillierte Informationen über die steuerpflichtigen Leistungen des Unternehmens, die mehrwertsteuerpflichtigen Umsätze und die Vorsteuergutschriften. Ausserdem bietet sie vierteljährlich einen umfassenden Überblick über die Mehrwertsteueraktivitäten des Unternehmens.

Der Fiskalvertreter spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung, dass die Mehrwertsteuerabrechnung des Unternehmens korrekt und vollständig ist und den Schweizer Steuervorschriften entspricht. Er arbeitet eng mit dem Unternehmen zusammen, um sicherzustellen, dass die Mehrwertsteuerabrechnung fristgerecht und korrekt eingereicht wird.

Ab dem 1. Januar 2025 können KMU mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 5’005’000 anstelle der vierteljährlichen Einreichung eine jährliche MWST-Abrechnung beantragen, vorbehaltlich der Genehmigung durch die ESTV und einer einwandfreien Compliance-Historie. Diese Option steht sowohl bei der effektiven Methode als auch bei der Saldosteuersatzmethode zur Verfügung.

Was hat sich 2025 bei den Anforderungen an die Fiskalvertretung geändert?

Die Teilrevision des Schweizer Mehrwertsteuergesetzes 2025 hat die Möglichkeit eingeführt, dass bestimmte ausländische Unternehmen sich für die MWST registrieren können, ohne einen Fiskalvertreter zu benennen. Diese Ausnahme steht jedoch in erster Linie Betreibern von Online-Plattformen zur Verfügung, die die Einhaltung der ESTV-Bedingungen nachweisen können. Die meisten ausländischen Unternehmen benötigen nach wie vor einen in der Schweiz domizilierten Fiskalvertreter.

Wesentliche Änderungen im Jahr 2025, die ausländische Unternehmen betreffen:

• Plattformbesteuerung (Modell des fiktiven Lieferanten): Online-Marktplätze, die Waren an Schweizer Kunden verkaufen, tragen nun die Verantwortung für die MWST-Erhebung, wodurch die Pflicht von den einzelnen Verkäufern auf die Plattform übergeht. Das bedeutet, dass selbst wenn Sie als Einzelverkäufer unter der CHF 100’000-Schwelle für Kleinsendungen liegen, die MWST auf Ihre Verkäufe dennoch erhoben wird, sofern diese über eine qualifizierte Plattform abgewickelt werden.
• Option zur jährlichen Abrechnung: Berechtigte KMU können ihre MWST-Erklärungen nun jährlich statt vierteljährlich einreichen.
• Pflicht zur Nutzung des elektronischen Portals: Alle MWST-Registrierungen und Abrechnungen müssen über das ePortal der ESTV vorgenommen werden.
• Neue MWST-Befreiungen: Reisebürodienstleistungen, Pflegekoordination und bestimmte Gesundheitsdienstleistungen sind neu von der Schweizer MWST befreit.

Gemäss PwC Schweiz kann die ESTV auf die Pflicht zur Bestellung eines Fiskalvertreters verzichten, wenn die Einhaltung der Verfahrensvorschriften auf andere Weise sichergestellt wird, obwohl diese Option derzeit hauptsächlich für qualifizierte Online-Plattformen gilt.