Mehrwertsteuer ausgenommene und befreite Leistungen: Wichtige Infos

In der Regel unterliegen alle Unternehmer in der Schweiz der Mehrwertsteuerpflicht, sofern sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen. Das heisst: Sie schlagen – je nach Steuersatz (8,1 %, 3,8 % oder 2,6 %) – Mehrwertsteuer auf den Rechnungsbetrag auf.

Doch nicht für alle Lieferungen oder Dienstleistungen besteht diese Pflicht! Für Sie als Unternehmer ist es jedoch essentiell, zu wissen, was dazu zählt und was nicht. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Einblick in dieses Thema. Wir erklären Ihnen unter anderem, was die Mehrwertsteuer eigentlich ist, wer ihr unterliegt und welche Abrechnungsmodelle es für sie gibt.

Wie funktioniert eigentlich die Mehrwertsteuer?

Am 01. Januar 1995 hat der Bund gemäss der Mehrwertsteuerverordnung die Mehrwertsteuer (MWST) in der Schweiz eingeführt. Dies ist eine allgemeine Verbrauchs- und Konsumsteuer, die der Bund bei Unternehmen erhebt. Sie folgt dem Grundsatz, dass derjenige, der konsumiert, einen Beitrag an die Gesellschaft und den Staat leisten soll.

Beispiel: Kauft Unternehmen A Waren oder beansprucht es eine Dienstleistung, zahlt es neben der üblichen Rechnung auch eine Mehrwertsteuer. Das leistende Unternehmen B agiert hierbei sozusagen als eine „Zwischenstation“. Es schlägt die MWST auf den Rechnungsbetrag auf und führt sie anschliessend an den Bund ab.

Im Gegenzug dazu kann Unternehmen A für die Ausgaben die sogenannte Vorsteuer geltend machen. Es bekommt also die geleistete Umsatzsteuer vom Bund zurück, bzw. verrechnet sie mit der zu zahlenden MWST. Dies sorgt für eine Entlastung der Unternehmen und verhindert eine doppelte Besteuerung innerhalb der Wertschöpfungskette.

Für den Bund gehört die MWST zu den wichtigsten Einnahmequellen, wodurch er unter anderem das Gemeinwohl und die Infrastruktur finanziert. Allein im Jahr 2022 lagen die Einnahmen aus der Mehrwertsteuer bei 24,59 Milliarden Schweizer Franken (Statista).

Wer untersteht der Mehrwertsteuerpflicht?

Zuerst einmal ist jedes in der Schweiz tätige Unternehmen potenziell mehrwertsteuerpflichtig. Ob die MWST-Pflicht tatsächlich greift, hängt jedoch von unterschiedlichen Faktoren ab, wie:

• Das Unternehmen erbringt Lieferungen oder Dienstleistungen, die der Mehrwertsteuer unterliegen.
• Das Unternehmen überschreitet die Umsatzgrenze von CHF 100’000 im Kalenderjahr.

Genauso verhält es sich auch für Unternehmen mit Sitz im Ausland, die in der Schweiz tätig sind. Für sie gilt der Massstab von CHF 100’000 im Kalenderjahr für weltweit erzielte, im Inland steuerbare Leistungen.

Was zählt zu mehrwertsteuerpflichtigen Leistungen?

Grundsätzlich zählen zu den mehrwertsteuerpflichtigen Leistungen alle Lieferungen und Dienstleistungen (Art. 18 Mehrwertsteuergesetz, MWSTG), die folgende Kriterien erfüllen:

• Gegenleistung: Sie müssen für die Lieferung oder Dienstleistung bezahlen bzw. eine Zahlung erhalten. Verkaufen Sie beispielsweise eine Dienstleistung über das Internet, zahlt der Kunde einen Kaufpreis. Sie leisten also gegen Bezahlung eine Dienstleistung, die Einnahmen gelten somit als mehrwertsteuerpflichtige Leistung.
• Nicht steuerbefreit oder steuerlich ausgenommen: Es gibt allerdings auch Fälle, in denen die Leistungen nicht der MWST unterliegen. Dazu zählen Leistungen, die vom Gesetz befreit oder als ausgenommen aufgeführt werden – gleich mehr dazu.

Beispiele für mehrwertsteuerpflichtige Leistungen wären:

• Leistungen im Inland, wie z.B. Verkauf von Waren und Dienstleistungen
• Im Ausland bezogene Dienstleistungen, bei denen der Schweizer Empfänger die Bezugssteuer schuldet
• Leistungen, die von der Steuer ausgenommen sind, aber freiwillig zur Mehrwertsteuer angemeldet werden

Wichtig: Sie zahlen bzw. erheben die MWST nicht nur auf Leistungen innerhalb der Schweiz. Auch wenn Sie mit Kunden im Ausland zusammenarbeiten, unterliegen Sie der MWST, wenn der Leistungsort in der Schweiz liegt. Es sei denn, sie fallen unter die Kategorie „steuerbefreite Ausfuhrlieferungen“

Gibt es Ausnahmen von der Mehrwertsteuerpflicht?

Wir hatten bereits im vorherigen Abschnitt des Artikels erwähnt, dass nicht alle Leistungen der MWST unterliegen. Es gibt also neben den mehrwertsteuerpflichtigen auch die von der MWST ausgenommenen Leistungen, wie Leistungen im Gesundheitsbereich. Generell schützt diese Regelung Bereiche, die von allgemeinem gesellschaftlichem Interesse sind oder den Zugang zu grundlegenden Dienstleistungen ermöglichen.

Einige Beispiele für ausgenommene Leistungen:

• Leistungen in den Bereichen Gesundheit, wie z.B. ärztliche Behandlungen
• Leistungen in den Bereichen Bildung, wie z.B. Schulunterricht
• Leistungen in den Bereichen Kultur, wie z.B. Theateraufführungen
• Vermietung/Verkauf von Immobilien

Die vollständige Liste können Sie in Art. 21 Mehrwertsteuergesetz, MWSTG, einsehen. Für die dort ansässigen Unternehmen bedeutet dies jedoch auch, dass sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen können!

Was sind mehrwertsteuerbefreite Leistungen?

Genauso wie bei den von der MWST ausgenommenen Leistungen müssen Sie bei den befreiten Leistungen keine MWST zahlen bzw. erheben. Aber wo liegt denn eigentlich der Unterschied zwischen den beiden? Kurz und knapp: beim Vorsteuerabzug. Im Gegensatz zu ausgenommenen Leistungen können Sie hierbei nämlich den Vorsteuerabzug geltend machen.

Einige Beispiele für befreite Leistungen:

• Direkte Ausfuhr von Waren ins Ausland
• Überlassung von Gegenständen zur Nutzung überwiegend im Ausland
• Befördern/Versenden von Gegenständen bei Ein- und Ausfuhr (inkl. zusammenhängende Leistungen)
• Lieferungen/Wartungen für Flugzeuge an Airlines mit überwiegend internationalen Flügen

Arbeiten Sie auch über die Schweizer Landesgrenzen hinaus, hat dies zwei entscheidende Vorteile: Sie brauchen keine Doppelbesteuerung zu befürchten und dank des Vorsteuerabzugs bleibt Ihr Unternehmen dennoch finanziell entlastet. Sie profitieren und Ihre Kunden auch. Denn so können Sie Ihre Preise konkurrenzfähig gestalten.

Optierung – so melden Sie sich freiwillig zur Mehrwertsteuer an

Sollten Sie von der MWST ausgenommen sein, ermöglicht Ihnen die Optierung, sich freiwillig der MWST zu unterstellen. Durch die Anmeldung können Sie dann dennoch die MWST auf Ihre Rechnungen ausweisen und infolgedessen auch vom Vorsteuerabzug profitieren.

Aber wie erfolgt die Optierung? Sobald Sie die MWST auf der Rechnung oder Quittungen sicher ausweisen oder in der Mehrwertsteuerabrechnung deklarieren. Weisen Sie beispielsweise auf der Rechnung den Normalsteuersatz von 8,1 Prozent aus, gilt die Versteuerung der von der Steuer ausgenommenen Leistungen als optiert. Auch Leistungen in der normalen Mehrwertsteuerabrechnung lassen sich als optiert eintragen.

Eine Optierung ist allerdings nicht immer möglich und in folgenden Fällen grundsätzlich ausgeschlossen:

• Leistungen im Versicherungsbereich (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 18 MWSTG): Alle klassischen Versicherungsleistungen.
• Geld- und Kapitalverkehr (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 19 MWSTG): Umsätze wie Kredittransaktionen, Zahlungsverkehr oder der Handel mit Wertpapieren.
• Wetten, Lotterien und Glücksspiele (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 23 MWSTG): Umsätze, die einer Sondersteuer oder einer anderen Abgabe unterliegen.
• Übertragungen von Rechten an Grundstücken und Immobilien: Der Verkauf oder die Bestellung von dinglichen Rechten, etwa bei Einfamilienhäusern oder Eigentumswohnungen zu Wohnzwecken (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 20 MWSTG).
• Vermietung und Überlassung von Wohnraum: Die Vermietung einer Wohnung an Privatpersonen zu Wohnzwecken. (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 21 MWSTG).

Mehrwertsteuer-Anmeldung und -Abrechnung

Bietet Ihr Unternehmen steuerpflichtige Leistungen an und überschreitet die Umsatzgrenze von CHF 100’000, gilt es als mehrwertsteuerpflichtig. Infolgedessen müssen Sie sich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) anmelden.

Verfahren der Anmeldung und Abrechnung

Sie müssen Ihr Unternehmen innerhalb von 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht anmelden. Sie können sie entweder direkt bei der ESTV oder im Online-Schalter von EasyGov erledigen.

Halten Sie bitte folgende Angaben bereit, damit alles reibungslos vonstattengeht:

• Angaben zum Unternehmen, wie Handelsregisterauszug
• Sozialversicherungsnummer (nur bei Einzelfirma, einfache Gesellschaft, Verein oder Stiftung)
• Umsatzprognose für das erste Geschäftsjahr
• Ausländische Unternehmen benötigen die Daten ihres Steuervertreters

Sobald Ihr Unternehmen registriert ist, erhalten Sie eine Steueridentifikation in Form der Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz „MWST“ (z. B. CHE-123.456.789 MWST). Diese Nummer müssen Sie fortan auf sämtliche Rechnungen sichtbar ausweisen und die Mehrwertsteuerabrechnung fristgerecht einreichen. Dafür gibt es zwei gängige Abrechnungsarten: die effektive Abrechnung und den Saldosteuersatz.

Effektive Abrechnung – der Normalfall

Ein Grossteil der Unternehmen arbeitet mit der effektiven Abrechnung für die MWST. Bei dieser Methode basiert die Abrechnung auf der Differenz zwischen den eingenommenen und gezahlten Steuern. Sie berechnen also die tatsächlich eingenommene MWST auf Ihre Verkäufe und ziehen sie von der in der Vorsteuer erfassten MWST ab. Die daraus entstandene Differenz ergibt die fällige Mehrwertsteuer, die Sie dann an die ESTV abführen.

Beispiel: Sie erzielten im ersten Quartal steuerpflichtige Umsätze in Höhe von CHF 250’000. Bei einem Normalsatz von 8,1 Prozent beträgt die fällige MWST CHF 20’250. Gleichzeitig haben Sie Vorsteuerbeträge in Höhe von CHF 5’000 aus eingehenden Rechnungen. Nach Abzug der CHF 5’000 beläuft sich die Steuerlast auf CHF 15’250, die Sie an die ESTV überweisen müssen.

Vorteile der effektiven Abrechnung:

• Flexibilität: Besonders bei schwankenden Umsätzen und Ausgaben profitieren Sie von der Methode. Da die effektive Steuerlast auf den tatsächlichen Zahlen beruht.
• Vorsteuerabzug: Sie können die Vorsteuer geltend machen.
• Transparenz: Mit dieser Methode erhalten Sie einen genauen Überblick über die Steuerlast Ihres Unternehmens.

Nachteile der effektiven Abrechnung:

• Verwaltung: Sie müssen sämtliche Rechnungen und Belege erfassen und korrekt verbuchen.
• Komplexität: Bei vielen unterschiedlichen Vorsteuerbeträgen kann die Methode herausfordernd sein. Insbesondere für kleinere Unternehmen.

Saldosteuersatz – die vereinfachte Abrechnung

Neben der effektiven Abrechnung gibt es mit dem Saldosteuersatz noch eine weitere Abrechnungsform. Sie gilt auch als vereinfachte Abrechnung, bei der das Unternehmen einen festen Prozentsatz seines Umsatzes an den Bund abführt. Im Gegensatz zur effektiven Abrechnung basiert diese Methode nämlich auf einem festen Prozentsatz, den Sie auf Ihren gesamten Umsatz zahlen. Für Sie ist dies mit einem deutlich geringeren Verwaltungsaufwand verbunden. So entfällt nämlich die mühsame Berechnung und Deklaration von Vorsteuern.

Unternehmen müssen folgende Voraussetzungen für die Anwendung des Saldosteuersatzes erfüllen:

• Ihr Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen darf CHF 5’024’000 nicht überschreiten.
• Ihre maximal geschuldete Steuer auf dieser Basis beträgt 108’000 Franken pro Jahr.
• Sie beantragen die Saldosteuersatzmethode bei der ESTV innert 60 Tagen ab Steuerperiodenbeginn; bei Erstanmeldung innert 60 Tagen ab Zustellung der MWST-Nummer.

Aber wie funktioniert die Methode in der Praxis? Bei dieser Methode multiplizieren Sie den steuerpflichtigen Umsatz mit einem vom Bund vorgegebenen festen Prozentsatz. Der Saldosteuersatz legt der Bund anhand Ihrer Branche und des durchschnittlichen Vorsteuerabzugs fest. Er beläuft sich seit dem 01.01.2024 auf 0,1 bis 6,8 Prozent. Sie führen dann anschliessend den errechneten Betrag direkt an die ESTV ab. Der Vorteil? Sie müssen die eingehende Vorsteuer nicht separat deklarieren.

Beispiel: Sie erzielen im ersten Halbjahr einen Umsatz von CHF 300’000. Ihr Saldosteuersatz liegt bei 6,2 Prozent, woraufhin Sie CHF 18’600 MWST an die ESTV überweisen.

Vorteile des Saldosteuersatzes:

• Geringerer Aufwand: Sie brauchen keine Vorsteuer zu berechnen und müssen die Steuerabrechnung halbjährlich einreichen.
• Planbarkeit: Da Sie einen festen Steuersatz zahlen, können Sie Ihre Ausgaben besser planen.

Nachteile des Saldosteuersatzes:

• Branchenabhängig: Unternehmen mit branchenuntypischen Kostenstrukturen genau prüfen, ob der pauschalierte Satz ihre individuellen Bedürfnisse abdeckt.
• Problematisch bei höheren Investitionen: Grössere Unternehmen könnten durch die effektive Abrechnungsmethode durch den erhöhten Vorsteuerabzug besser abschneiden.