Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit Continia

Finanzoperationen sind der Motor, der die Entwicklung eines Unternehmens antreibt. Doch in der heutigen Geschäftswelt ist die Transformation greifbar: Finanzielle Klarheit, Genauigkeit in Transaktionen und optimierte Arbeitsabläufe sind nicht nur erreichbar, sondern auch zugänglicher denn je dank moderner Business- und Buchhaltungssoftware.

Inmitten dieser Vielfalt an Lösungen steht die Kreditorensoftware im Rampenlicht. Auf unserer gemeinsamen Reise in diesem Blog werden wir ein Profil eines herausragenden Anwärters auf dem heutigen Markt erstellen – besonders für Schweizer Unternehmer und KMU. Bereit, die Zukunft des Finanzmanagements zu erkunden?

Warum in eine robuste Kreditoren Software investieren?

Finanzoperationen bestimmen die Entwicklung eines Unternehmens vielleicht mehr als jede andere Tätigkeit.  Wie ein altes Sprichwort sagt: „Cash is King“, und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens sollte immer im Vordergrund stehen. 

Finanzteams stellen sicher, dass jede Transaktion in der Finanzbuchhaltung verbucht und jede Ressource sinnvoll verwaltet wird. Sie analysieren Daten und liefern strategische Erkenntnisse, die eine klare Entscheidungsfindung ermöglichen. Sie sorgen für die Stabilität des Budgets, die Einhaltung von Vorschriften und die effiziente Zuweisung von Vermögenswerten und sind damit die Abteilung, in der alle Fäden zusammenlaufen.

In der Vergangenheit wurden alle diese Vorgänge mit Hilfe von Tabellenkalkulationen und Stift und Papier verwaltet.  Wie man sich vorstellen kann, waren diese manuellen Methoden zeitaufwändig, fehleranfällig und erleichterten die Kommunikation zwischen den Abteilungen und mit den Führungskräften nicht gerade. 

Im Laufe der Jahre begannen Finanzteams, Systemanalytiker und Programmierer gleichermassen, sich auf die Rationalisierung der verschiedenen Finanzprozesse zu konzentrieren, die Zuverlässigkeit und Genauigkeit zu erhöhen und zu klären, wohin die Ressourcen eines Unternehmens fliessen.  Der Höhepunkt dieser Bemühungen, die hochmoderne Finanzautomatisierungslösung und Business Software, steht hier im Mittelpunkt: Continia.

Was ist Continia? 

Lassen Sie uns zunächst einen allgemeinen Überblick über die Software geben, bevor wir die verschiedenen Funktionen der Plattform aufschlüsseln und erläutern, wie sie Ihrem Unternehmen dienen können.

Continia ist eine Finanzsoftware, die Aufgaben wie die Rechnungsbearbeitung, die Erstattung von Mitarbeiterausgaben und die Dokumentenverwaltung automatisiert und vereinfacht und so die Effizienz und Genauigkeit in Finanzabteilungen erheblich verbessert. 

Die Produkte von Continia, die wir einzeln aufschlüsseln werden, wie Continia Document Capture und Continia Expense Management, können verschiedene Aspekte der Kreditorenbuchhaltung automatisieren. 

Durch die Automatisierung von Schlüsselaufgaben wie Rechnungsverarbeitung, Genehmigungsworkflows und Zahlungsmanagement rationalisiert Continia den Kreditorenbuchhaltungsprozess von Anfang bis Ende, spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Gesamteffizienz.  (Sollten Ihnen die Kreditorenbuchhaltung, auch bekannt als Kreditorenkonten, nicht vertraut sein, werden wir Ihnen gerne einen Überblick über die grundlegenden Finanzoperationen geben.)

Durch die Integration mit der ERP Software Microsoft Dynamics 365 Business Central gewährleistet Continia einen nahtlosen Datenfluss und verbessert die allgemeinen Finanzmanagement-Funktionen für Unternehmen.  Später im Blog werden wir darauf eingehen, warum ein Unternehmen von On-Premises- auf Cloud-basierte Software umsteigt, aber für den Moment genügt es zu sagen, dass Cloud-basierte Systeme nicht zufällig zur Norm geworden sind.  Zentralisierte Daten, verbesserte Zusammenarbeit und Echtzeitdaten machen diese Einrichtung für viele Nutzer äußerst vorteilhaft.  

Bevor wir uns an die spezifischen Funktionen der Software-Plattform von Continia wagen, sollten wir uns die grundlegenden Funktionen der Finanzabteilungen in Unternehmen vergegenwärtigen.  Danach können wir uns ein Bild davon machen, wie die Funktionen von Continia Ihr Unternehmen voranbringen können.

Die wichtigsten Funktionen von Finanzabteilungen

In diesem Abschnitt werden wir uns mit den Grundlagen der Finanzabteilungen im Hinblick auf ihre spezifischen Funktionen befassen, aber zuvor sollte gesagt werden, dass eine gut eingestellte Finanzabteilung unglaubliche Kaskadeneffekte haben kann.  Wie bereits erwähnt, ist Geld das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. 

Ein hohes Mass an Klarheit im Finanzbereich eines Unternehmens kann die Grundlage für eine klare Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen bilden, und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzdaten kann dazu beitragen, gute Ergebnisse zu wiederholen oder Lecks im Tagesgeschäft zu schliessen.  Werfen wir also einen kurzen Blick auf die spezifischen Funktionen, die in Finanzabteilungen ausgeübt werden.

Finanzabteilungen in Unternehmen erfüllen eine Vielzahl wichtiger Funktionen, um finanzielle Ressourcen effektiv zu verwalten und finanzielle Stabilität zu gewährleisten. Zu den grundlegenden Aufgaben einer Finanzabteilung gehören:

1. Finanzplanung und -analyse: Hier entwickeln und überwachen wir die Finanzpläne und Budgets des Unternehmens, führen Finanzanalysen durch, um die Leistung zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.
2. Buchhaltung und Finanzberichterstattung: Mit einer sorgfältigen Buchführung können wir präzise Buchhaltungsunterlagen führen, Finanztransaktionen aufzeichnen und Finanzberichte wie die Bilanz, die Erfolgsrechnung und die Geldflussrechnung in Übereinstimmung mit den Rechnungslegungsstandards und -vorschriften erstellen.    
3. Kreditorenbuchhaltung: Hier verwalten wir die Zahlungen des Unternehmens an Verkäufer und Lieferanten, indem wir Rechnungen bearbeiten, Genehmigungen für Zahlungen einholen und die rechtzeitige und korrekte Zahlung unter Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherstellen.  Kreditoren werden im Allgemeinen auch als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen bezeichnet.
4. Debitoren: Die Debitorenbuchhaltung ist das Gegenteil der Kreditorenbuchhaltung – sie verwaltet das Geld, das dem Unternehmen von Kunden für gelieferte, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen geschuldet wird, und stellt sicher, dass die Forderungen rechtzeitig eingezogen werden. Debitoren werden auch als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bezeichnet. In der Debitorenbuchhaltung werden alle Rechnungen an Kunden erstellt und überwacht.      
5. Liquiditätsmanagement: Die Liquiditätsplanung hat die wichtige Aufgabe, den Cashflow des Unternehmens zu überwachen und zu steuern, um eine ausreichende Liquidität zur Erfüllung der finanziellen Verpflichtungen und zur Finanzierung der betrieblichen Aktivitäten zu gewährleisten, einschliesslich der Vorhersage des Bargeldbedarfs und der Optimierung der Bargeldbestände.      
6. Finanzielles Risikomanagement: Das Risikomanagement ist eine eigenständige Disziplin, die sich mit der Identifizierung, Bewertung und Abschwächung finanzieller Risiken befasst, die sich auf die Leistung oder die finanzielle Stabilität des Unternehmens auswirken könnten, z. B. Währungsschwankungen, Zinsänderungen und Marktvolatilität.       
7. Budgetierung und Ausgabenmanagement: Hier geht es um die Entwicklung und Überwachung des Unternehmensbudgets, die Zuteilung von Ressourcen an verschiedene Abteilungen und Projekte und die Kontrolle der Ausgaben, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der budgetierten Grenzen bleiben.
8. Einhaltung der Finanzvorschriften: Schliesslich sorgt die Finanzabteilung für die Einhaltung von Finanzvorschriften, Rechnungslegungsstandards und internen Richtlinien und Verfahren. Dazu gehören die Erstellung von Finanzberichten für Aufsichtsbehörden, die Durchführung interner Prüfungen und die Sicherstellung, dass Finanztransaktionen genau und transparent aufgezeichnet werden.

Mit einem soliden Verständnis der grundlegenden Aufgaben innerhalb der Finanzabteilungen sind wir nun bereit, uns näher damit zu befassen, wie die spezifischen Funktionen einer Kreditorensoftware wie Continia diese Funktionen revolutionieren, Ihre Finanzoperationen rationalisieren und das Wachstum Ihres Unternehmens fördern können.

Entdecken Sie Continia: Schlüsselkomponenten zur Neugestaltung des Finanzmanagements

Wenn wir uns mit den Möglichkeiten von Continia beschäftigen, wird deutlich, dass die robusten Funktionen von Continia im Zeitalter der Automatisierung nahezu unverzichtbar sind. Continia bietet eine Reihe von Lösungen zur Systematisierung von Routineaufgaben, zur Minimierung von Fehlern und zur Freisetzung von wertvoller Zeit für strategische Entscheidungen. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Funktionen, die Continia zu einer herausragenden Wahl für das Finanzmanagement machen.

1. Dokumentenerfassung:

Eine der wichtigsten Funktionen von Continia, die Dokumentenerfassung, revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen und andere Finanzdokumente bearbeiten. 

Im Wesentlichen ist diese Funktion darauf ausgelegt, den Arbeitsablauf in der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren und zu rationalisieren. Dieses Tool nutzt die fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Dokumente automatisch zu scannen, zu interpretieren und digital in den richtigen Feldern in Microsoft Dynamics 365 Business Central zu speichern.

Durch das automatische Interpretieren und Extrahieren von Daten kann diese OCR-Technologie mühsame Dateneingaben überflüssig machen, menschliche Fehler reduzieren und die Effizienz und Pünktlichkeit der ausgehenden Zahlungen erhöhen. Sie integriert diese Dokumente nahtlos in Ihre Finanzabläufe und stellt sicher, dass sie leicht zugänglich und sicher gespeichert sind.

Diese Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe und erhöht die Genauigkeit Ihrer Finanzunterlagen.  Einer der versteckten Vorteile der Minimierung der menschlichen Interaktion und des Zugriffs auf sensible Daten ist die erhöhte Sicherheit und die Vermeidung von Dokumentenbetrug.  

2. Spesenmanagement:

Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Zahl der Mitarbeiter zunimmt, kann die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben mühsam und fehleranfällig werden. Continia Expense Management ist eine Funktion, die dies vereinfacht, indem es eine optimierte Plattform bereitstellt, auf der Mitarbeiter Ausgaben schnell einreichen und Manager sie mit nur wenigen Tastendrücken genehmigen können. 

In Echtzeit gleicht das System automatisch Quittungen mit Spesenabrechnungen ab und sorgt so für Compliance und Transparenz. Diese Funktion beschleunigt nicht nur die Erstattungsprozesse, sondern bietet auch einen klaren Einblick in die Ausgabenmuster des Unternehmens und hilft so, die Budgets besser zu verwalten. 

Wenn diese Zahlen organisiert und leicht zugänglich sind, können sie fast jede Abteilung des Finanzteams unterstützen und eine klare Entscheidungsfindung bei der Festlegung von Unternehmensprioritäten erleichtern.  

3. Automatisiertes Zahlungsmanagement:

Wie wir allmählich feststellen können, zeichnet sich Continia durch die Automatisierung des Kreditorenprozesses aus. Vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsausführung ist ihr System ein reibungsloser Fluss, der optimiert ist, um rechtzeitige und genaue Zahlungen zu gewährleisten. Automatisierte Workflows leiten die Rechnungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln zur Genehmigung weiter, wodurch die Durchlaufzeit und menschliche Fehler erheblich reduziert werden. 

Mit diesem Zahlungsmanagementsystem erhalten wir einen klaren Überblick über alle Lieferanten-, Mitarbeiter- und Kundenzahlungen sowie Gutschriften direkt aus Microsoft Dynamics 365 Business Central. Continia bietet robuste Optionen für die Zahlungsabwicklung, unterstützt verschiedene Zahlungsmethoden und integriert sich mit mehreren Banken und deren e banking Lösungen, was reibungslosere Finanztransaktionen weltweit ermöglicht.

4. Eine einheitliche Sicht auf die Finanzoperationen:

Ein entscheidender Vorteil von Continia ist die Integration mit ERP Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central. Diese Verbindung stellt sicher, dass die Daten nahtlos zwischen den Systemen fliessen und die Genauigkeit und Konsistenz der Finanzdaten in Echtzeit erhalten bleibt.

Sie verbessert die Gesamtkapazitäten des Finanzmanagements, indem sie eine einheitliche Sicht auf die Finanzoperationen bietet, die für die strategische Planung und Analyse entscheidend ist. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist der Zugang zu Echtzeit-Finanzdaten unerlässlich. Continia bietet leistungsstarke Reporting-Tools, die auf einen Blick Einblicke in die finanzielle Performance ermöglichen.

Anpassbare Dashboards ermöglichen es den Finanzteams, die wichtigsten Kennzahlen und Trends zu überwachen, was ein proaktives Management der finanziellen Gesundheit und eine schnelle Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen ermöglicht.

5. Erweiterte Sicherheit und Betrugsbekämpfung: 

Leider leben wir in einer Zeit, in der immer raffiniertere Betrugsmaschen ausgeheckt werden.  Neben den alltäglichen Vorteilen der Continia-Software kann sie eine wichtige Rolle bei der Betrugsprävention in Finanzabteilungen spielen, indem sie betrügerische Aktivitäten aufdeckt, verhindert und eindämmt.

Durch die elektronische Erfassung und Speicherung aller Finanztransaktionen wird ein umfassender Prüfpfad erstellt, mit dem Transaktionen nachverfolgt und überprüft werden können, wodurch das Risiko betrügerischer Aktivitäten wie Rechnungsmanipulation oder -duplizierung verringert wird. Durch die Automatisierung von Spesenberichten, Genehmigungsabläufen und Rückerstattungsprozessen wird das Risiko von betrügerischen Spesenabrechnungen oder nicht genehmigten Ausgaben verringert.

Durch die Zentralisierung von Zahlungsworkflows, die Implementierung von mehrstufigen Genehmigungsprozessen und die Integration mit sicheren Zahlungsgateways werden nicht autorisierte Zahlungen und betrügerische Aktivitäten wie Zahlungsbetrug oder nicht autorisierte Geldüberweisungen verhindert.