ERP-Migration: von Navision zu Microsoft Dynamics 365 Business Central

Unternehmen, die auf dem neuesten Stand der Technik bleiben möchten, stehen oft vor der Entscheidung, wann der richtige Zeitpunkt für ein Upgrade oder die Einführung neuer Softwaresysteme gekommen ist.

Besonders für Nutzer von Microsoft Dynamics NAV, die ein Upgrade auf Dynamics 365 Business Central in Erwägung ziehen, ist es entscheidend zu wissen, wann der Wechsel angebracht ist und welche Risiken ein Zögern birgt. Dieser Blog bietet einen kompakten Einblick in die technischen und geschäftlichen Argumente, die für eine zeitnahe Migration sprechen.

Die Evolution von Business Central als ERP

Dynamics 365 Business Central hat 22 Versionsupdates durchlaufen, seit es Navision war, bis zu seiner letzten Version in diesem Jahr. Diese Entwicklung markiert jedoch auch einen Wendepunkt, da Dynamics NAV ein Stadium erreichte, in dem es nicht mehr skalierbar war und den Anforderungen des heutigen Geschäftsumfelds, das fortschrittlichere und flexiblere Prozesse erfordert, nicht mehr gerecht wurde.

Um dieser Nachfrage gerecht zu werden, hat Microsoft Dynamics 365 Business Central mit KI, Integrationen, benutzerfreundlichem Design und Tools ausgestattet und einen Termin für die Einstellung von NAV festgelegt.

Vergleich zwischen Business Central und Navision

Navision und Business Central unterscheiden sich nicht nur in Bezug auf Design und Benutzerfreundlichkeit erheblich.

Navision wurde lokal (on premise) betrieben und ermöglichte eine vollständige Kontrolle, erforderte jedoch eine beträchtliche Infrastruktur. Im Gegensatz dazu wurde Business Central in die Cloud verlegt, wodurch es zugänglich wird, ohne dass Hosting-Gebühren anfallen.

Das Lizenzierungsmodell von Business Central, ein Software-as-a-Service-Ansatz, bei dem die Software gemietet wird, bietet den Vorteil regelmässiger Updates und Support, ohne die Notwendigkeit hoher Anfangsinvestitionen und laufender Wartungskosten, wie es bei Navision der Fall war.

Zudem fördert Business Central den Einsatz von Erweiterungen, was die Anpassungsprozesse im Vergleich zu den umfangreichen Customizing-Anforderungen bei Navision erheblich vereinfacht.

Die Notwendigkeit der Migration von Dynamics NAV zu Business Central

Microsoft hat den Verkauf von Dynamics NAV eingestellt. Nur Organisationen, die bereits über eine Lizenz verfügen, können das System weiterhin nutzen. Auch für diese lizenzierten Unternehmen ist es notwendig, regelmäßige Aktualisierungen des Systems vorzunehmen.

Ohne Quality-of-Life-Updates oder Support wird die Software am 11. Januar 2028 veraltet sein. Das ist der Hauptgrund, warum Ihr Unternehmen migrieren sollte.

Der Hauptgrund für eine baldigen Umstieg wird ergänzt:

• Grund 1: Ein Upgrade von NAV auf Microsoft Dynamics 365 Business Central ist entscheidend, um jährlich signifikante Einsparungen bei Hosting, Infrastruktur, Anpassungen und technischem Support zu erzielen.

• Grund 2: Ihre Mitarbeiter können leichter von zu Hause aus arbeiten und von jedem Ort aus auf die Daten zugreifen – und das mit einem hohen Mass an Sicherheit. 

• Grund 3: Ihr Unternehmen ist für die Zukunft gerüstet, da regelmässig neue Funktionen in der Cloud hinzugefügt werden und KI-Workflows die Gesamteffizienz verbessern.

• Grund 4: Eine Verzögerung der Migration erhöht die Kosten im Laufe der Zeit und steigert das Risiko von Problemen.

Kosten und Dauer: Wechsel von NAV zu Business Central

Die Dauer der Umstellung auf Business Central beträgt üblicherweise zwischen 4 und 6 Monaten, wobei ein Upgrade in der Regel schneller realisiert werden kann als eine vollständige Neuimplementierung.

Bei der Umstellung von NAV auf Business Central sind sowohl einmalige als auch wiederkehrende Ausgaben zu berücksichtigen.

Die Kosten für den Wechsel von NAV zu Business Central teilen sich in einmalige und laufende Ausgaben. Zu den einmaligen Kosten zählen der Datentransfer, die Grundkonfiguration, das Projektmanagement und erforderliche Anpassungen. Dazu kommen laufende Kosten für Lizenzierung, Wartung und fortlaufenden Support.

Dynamics 365 Business Central basiert auf einem monatlichen Lizenzierungsmodell, dessen Preis sich nach den gewählten Benutzerlizenzen richtet. Lizenzen in Business Central werden nur auf Basis von „Named User“ vergeben, d.h. jeder Benutzer benötigt eine eigene Benutzerlizenz. Es gibt drei Lizenztypen: Essential (CHF 62.70), Premium (CHF 89.60) und Team Member (CHF 7.20), wobei das Azure-Hosting bereits inkludiert ist und somit keine zusätzlichen Hosting-Gebühren anfallen.

Die gesamten Migrationskosten variieren stark und können sich auf 10’000 bis über 150’000 CHF belaufen.

Bei Nexova AG profitieren Sie von unserer Expertise in der Buchhaltung und unseren fundierten ERP-Kenntnissen, was uns zu einer kosteneffektiven Alternative zu den klassischen ERP-Anbietern macht.

Als spezialisierte Treuhänder mit tiefgreifendem Wissen in Business Central bietet Nexova AG eine einzigartige Kombination aus Buchhaltungsexpertise und ERP-Know-how. Diese Synergie ermöglicht es uns, Ihre Migration von NAV zu Business Central nicht nur kosteneffektiv, sondern auch nahtlos zu gestalten, indem wir spezifische Finanzprozesse präzise auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.

Wir zielen darauf ab, die Gesamtkosten Ihres Wechsels eher am unteren Ende der genannten Preisspanne zu halten, um Ihnen maximale Wirtschaftlichkeit zu bieten.

Lohnt sich die Investition in Dynamics 365 Business Central?

Der herausragende Vorteil von Business Central liegt darin, dass es Ihnen ermöglicht, Ihr gesamtes Unternehmen mit einer einzigen, integrierten Lösung zu verwalten. Sollte Ihr Unternehmen die Grenzen Ihrer aktuellen Buchhaltungssoftware überschritten haben, stellt Business Central die ideale Wahl dar. Es bietet einen umfassenderen Einblick in Ihre Geschäftsprozesse, unterstützt Sie dabei, fundiertere Entscheidungen zu treffen, und fördert das Wachstum Ihres Unternehmens.

Aber das ist nicht das einzig Spannende. Hier sind nur einige der weiteren Vorteile, die Business Central Ihrem Unternehmen bringen kann:

1. Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Microsoft Dynamics 365 Sales und Kommunikationsanwendungen wie Microsoft Teams, PowerApps, Power BI, etc.
2. Durch die Beibehaltung bekannter Funktionsbezeichnungen wird der Schulungsaufwand reduziert, indem auf vertraute Begrifflichkeiten zurückgegriffen wird.
3. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ermöglicht es Ihnen, tiefe Einblicke in Ihre Daten zu gewinnen, etwa in Bezug auf aufkommende Chancen oder Trends, wodurch Sie fundierte Entscheidungen treffen können.
4. Anpassungen wurden durch eine umfangreiche Liste von Erweiterungen ersetzt.
5. Mit Business Central in der Cloud entfallen Serverkosten vollständig – die Anschaffung eines Servers gehört der Vergangenheit an.

Was bedeutet die Integration mit Office 365?

Business Central ist nahtlos in Office 365 eingebunden, wodurch ein fliessender Übergang zwischen Office 365-Anwendungen und Business Central über den App Launcher ermöglicht wird.

Diese Integration, ergänzt durch den direkten Zugang zur Microsoft Power Platform (wie Power Automate), erlaubt Ihnen, fortschrittliche Workflows und Integrationen zu erstellen, ohne dass tiefgreifende Programmierfähigkeiten notwendig sind.

Hauptmerkmale für die Schweiz

Ein Upgrade von NAV 2018 auf Microsoft Dynamics 365 Business Central eröffnet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell für den Schweizer Markt konzipiert wurden.

Dieses Upgrade verbessert nicht nur das Mehrwertsteuermanagement, sondern erfüllt auch spezifische Schweizer Anforderungen rund um die Erstellung und Verarbeitung von QR-Rechnungen und sorgt für flüssigere Banktransaktionen.

Jedes dieser Features ist präzise auf die Anforderungen des Schweizer Marktes abgestimmt, um Ihr Geschäft effektiv zu fördern und weiterzuentwickeln.

Signale, die für ein Upgrade von Dynamics NAV auf Business Central sprechen

Die Umstellung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central mag eine beachtliche Veränderung darstellen, besonders wenn Sie über Jahre hinweg Dynamics NAV genutzt haben.

Den Betrieb Ihres Unternehmens mit einem veralteten ERP-System fortzuführen, stellt allerdings eine noch grössere Herausforderung dar. Beachten Sie folgende Hinweise, die signalisieren, dass der Zeitpunkt für eine Migration gekommen ist:

1. Sie könnten bemerken, dass sich Geschäftsprozesse schneller weiterentwickeln, als Ihre NAV-Anpassungen Schritt halten können.
2. Neue Datentypen oder Arbeitsabläufe werden plötzlich nicht mehr adäquat unterstützt.
3. Die Arbeit von zu Hause gestaltet sich herausfordernd, und das System ist anfällig für Ausfälle.
4. Eine Integration von NAV mit essenziellen Produktivitätstools oder neuen Datenquellen ist nicht möglich.
5. Die Notwendigkeit kontinuierlicher Wartung und IT-Support stellt eine dauerhafte Belastung dar.

Veraltete ERP-Systeme: Direkte Auswirkungen auf Ihr Unternehmen

Das Festhalten an Dynamics NAV kann Ihre Wettbewerbsfähigkeit und Ihr Potenzial für Wachstum deutlich behindern. Innerhalb eines kurzen Zeitraums von nur zwei Jahren könnten agilere Mitbewerber, die auf moderne Cloud-ERP-Systeme setzen, Ihren Marktanteil übernehmen.

Zudem entgehen Ihnen durch die Nutzung von NAV wertvolle Einblicke, die durch Echtzeitanalysen möglich wären. Verzögerungen in der Prozessoptimierung führen weiterhin zu Ineffizienzen, da Ihre Mitarbeiter mit überholten Werkzeugen und eingeschränkten Plattformen arbeiten müssen.

Letztendlich resultiert dies in einem schleichenden Verlust Ihrer Position im Wettbewerb und in Opportunitätskosten, die durch die Beibehaltung eines veralteten ERP-Systems entstehen.

Fahrplan für die Prozessmigration: Wie funktioniert die Umstellung Navision zu Business Central?

Die Strategie für Ihr Upgrade wird durch die derzeit genutzte Softwareversion bestimmt. Für den Wechsel von Dynamics NAV zu Dynamics 365 Business Central stehen Ihnen grundsätzlich zwei Optionen zur Verfügung: ein direktes Upgrade oder eine vollständige Neuimplementierung.

Upgrade für Dynamics 365 Business Central

Im Zuge des Upgrade-Prozesses werden Ihre Dynamics NAV-Daten mittels spezieller Entwicklungswerkzeuge so transformiert, dass sie nahtlos in Business Central integriert werden können. Dabei ist zu berücksichtigen, dass individuell vorgenommene Anpassungen nicht übernommen werden und stattdessen durch flexible Erweiterungen ersetzt worden sind. Microsoft bietet ein direktes Upgrade auf Microsoft Dynamics 365 Business Central von NAV 2018 an.

Vorteile der Option „Upgrade“:

• Nahtlose Überführung historischer Daten in das neue System
• Beschleunigter Migrationsprozess

Nachteile der Option „Upgrade“:

• Potenziell verpasste Chancen zur Datenoptimierung und -bereinigung
• Mögliche Abhängigkeit von veralteten Praktiken, die durch das Festhalten an der bestehenden Daten- und Systemstruktur verstärkt wird.
• Höheres Risiko von Kompatibilitätsproblemen mit bestehenden, individuellen Anpassungen, die durch Standarderweiterungen ersetzt werden müssen.

Neuimplementierung von Dynamics 365 Business Central

Bei der Neuimplementierung können Sie mit Business Central einen Neuanfang machen. Sie können wichtige Datensätze wie Stammdaten, Salden und unbezahlte Rechnungen übertragen. Ihre und benutzerdefinierten individuellen Anpassungen werden jedoch nicht übernommen.

Vorteile der Wahl „Neuimplementierung“

• Chance zur Optimierung und Neugestaltung Ihrer Geschäftsprozesse
• Schneller Zugriff auf neueste Funktionen und Technologien
• Möglichkeit, mit einem klareren Datensatz zu starten

Nachteile der Option „Neuimplementierung“

• Erfordert einen längeren Zeitrahmen für die Umsetzung

Welcher Weg ist der optimale, um zu Business Central zu gelangen: Upgrade oder Neuimplementierung?

Haben Sie wichtige Updates ausgelassen, könnte es sein, dass Sie nun mit einer überholten Lösung arbeiten. In einem solchen Fall könnte eine vollständige Neuimplementierung die überlegene Option sein, besonders da ein direktes Upgrade die aktuellste Version von NAV 2018 voraussetzt.

Herausforderungen vorwegnehmen: Der Wechsel zu Business Central

Der Wechsel von Microsoft Dynamics NAV zu Business Central stellt eine entscheidende und anspruchsvolle Herausforderung dar: die sorgfältige Überführung Ihrer Daten. Als Lebensader Ihres Unternehmens ist es von höchster Wichtigkeit, einen nahtlosen Transfer sowohl historischer als auch laufender Daten zu sichern.

Dieser Übergang beinhaltet zahlreiche Herausforderungen, darunter das Bewältigung des Datenvolumens, die Datenbereinigung, das Mapping, die Transformation, die Validierung und vieles mehr.

Die Datenmigration stellt eine komplexe und ressourcenintensive Aufgabe dar. Es ist essenziell, ausreichend Zeit und Ressourcen für die sorgfältige Planung, Durchführung und Überprüfung des Migrationsprozesses einzuplanen. Sollten Sie erkennen, dass Ihrem Unternehmen die notwendigen Kapazitäten fehlen, bietet sich die ideale Lösung an: Kontaktieren Sie uns noch heute.