Personalvermittlung in der Schweiz gründen: Anforderungen und Kosten

Mehr als 7.000 Unternehmen in der Schweiz sind in der privaten Arbeitsvermittlung und im Personalverleih tätig. Die Gründung einer Personalagentur bedarf einer ordentlichen Vorbereitung und Planung, denn das Berufsfeld wird durch Behörden reglementiert. Sie benötigen die entsprechenden beruflichen Qualifikationen und müssen sich an die Auflagen der Arbeitsämter und des SECO halten.

Welche Voraussetzungen Sie konkret benötigen, um eine Personalvermittlung in der Schweiz zu gründen, welche Meldepflichten bestehen und welche Kosten auf Sie zukommen, all das klären wir im folgenden Artikel.

Welche Voraussetzungen gibt es für die Gründung einer Personalvermittlung in der Schweiz?

Um eine Personalvermittlung oder einen Personalverleihbetrieb in der Schweiz legal zu betreiben, müssen Sie eine gültige Betriebsbewilligung Ihres kantonalen Arbeitsamts besitzen. Jede Vermittlungstätigkeit mit Bezug zum Ausland erfordert zusätzlich eine eidgenössische Bewilligung des SECO.

Als Personalvermittler gilt, wer Arbeitgebende und Stellensuchende zum Abschluss von Arbeitsverträgen zusammen bringt.

Ein Personalverleiher ist selbst Arbeitgeber, der Mitarbeiter an andere Unternehmen verleiht. In der Regel handelt es sich dabei um Zeit- oder Temporärarbeit. 

Bevor Sie Ihre Firma gründen, sollten Sie sich ausführlich mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen vertraut machen. Notwendig für die Eröffnung einer Personalvermittlung ist die Bewilligung durch Ihr kantonales Arbeitsamt. 

Möchten Sie regelmässig Arbeit ins oder aus dem Ausland vermitteln, benötigen Sie zusätzlich zur kantonalen Betriebsbewilligung eine Bewilligung des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO). Dies gilt auch, wenn Sie einen ausländischen Staatsangehörigen vermitteln, der bereits in der Schweiz ansässig ist, aber noch nicht zur Erwerbstätigkeit berechtigt wurde – auch dies gilt gesetzlich als Auslandsvermittlung.

Sind Personalvermittlung über Internetjobbörsen ebenfalls bewilligungspflichtig?

Wenn Sie keine klassische Agentur gründen wollen, sondern Ihr Personal über eine Jobbörse im Internet vermitteln möchten, benötigen Sie dazu ebenfalls eine Bewilligung.

Gemäss dem Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG) und der dazugehörigen Verordnung (AVV) unterliegt die Arbeitsvermittlung über das Internet denselben Bewilligungsanforderungen wie die traditionelle Vermittlung. Jeder Betreiber, der regelmässig und entgeltlich Arbeitgebende und Stellensuchende zusammenbringt – einschliesslich über ein Stellenportal oder eine App – gilt gemäss Art. 1 Bst. a und b AVV (SR 823.111) als Personalvermittler und muss eine kantonale Bewilligung besitzen.

Wie erhalten Sie die Bewilligung vom kantonalen Arbeitsamt?

Die kantonale Bewilligung wird erteilt, sobald Ihr Unternehmen, Ihre Geschäftsleitung und Ihre Geschäftsräumlichkeiten die Anforderungen des Arbeitsvermittlungsgesetzes (AVG) und der dazugehörigen Verordnung (AVV) erfüllen. Sie müssen einen vollständigen Antrag mit allen erforderlichen Unterlagen bei Ihrem kantonalen Arbeitsamt einreichen, bevor Sie den Betrieb aufnehmen.

Die Bewilligung zur Vermittlung und dem Verleih von Personal innerhalb der Schweiz wird nur erteilt, wenn Sie eine Reihe an Anforderungen erfüllen. Dies ist zunächst mit Aufwand verbunden, hat allerdings den Vorteil, das nicht jeder x-beliebige Unternehmer eine Personalagentur gründen kann und es klare Regularien gibt.

Dies sind die Voraussetzungen für die Betriebsbewilligung:

Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen

Bevor Sie Ihre Personalvermittlung eröffnen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle relevanten bundesrechtlichen und kantonalen Vorschriften erfüllt. Dies schliesst das Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG) und die dazugehörige Verordnung (AVV) ein.

Obwohl es allgemeine Vorgaben auf Bundesebene gibt, die für alle Kantone gelten, haben die kantonalen Arbeitsämter oft zusätzliche oder spezifische Anforderungen und Regelungen. Informieren Sie sich dazu vorab bei Ihrer zuständigen kantonaler Behörde.

Qualifikation der Leitung

Die für die Leitung verantwortlichen Personen müssen Schweizer Bürger oder Ausländer mit einer Niederlassungsbewilligung sein, eine entsprechende fachliche Eignung zur Vermittlung von Personal gewährleisten und einen guten Leumund geniessen. Ihre Qualifikationen müssen Sie durch eine entsprechende Ausbildung inklusive mehrjähriger Berufserfahrung nachweisen.

Für die Auslandsvermittlung müssen zusätzlich ausreichende Kenntnisse der Verhältnisse in den entsprechenden Staaten nachgewiesen werden. Zudem benötigen Sie eine Bewilligung durch das SECO, dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Geeignetes Geschäftslokal

Ihr Unternehmen muss über ein zweckmässiges Geschäftslokal verfügen, das den Anforderungen der Personalvermittlung entspricht. Diese Anforderungen können je nach kantonalen Vorschriften unterschiedlich sein, umfassen aber in der Regel unter anderem folgende Punkte:

Das Geschäftslokal muss ausreichend Platz bieten, um die täglichen Arbeitsabläufe effizient durchzuführen. Die Räumlichkeiten müssen mit der notwendigen Büroausstattung ausgestattet sein, wie z.B. Computer, Telefone, Büromöbel und sonstige Materialien, die für die Personalagentur erforderlich sind.

Es sollte gut erreichbar sein, sowohl für Stellensuchende als auch für Arbeitgeber. Eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel ist oft von Vorteil.

Keine Interessenkonflikte

Ihr Betrieb darf kein anderes Gewerbe betreiben, welches die Interessen von Stellensuchenden oder Arbeitgebern gefährden könnte. Wenn zum Beispiel eine Personalagentur zusätzlich Beratungsdienste für Arbeitgeber anbietet, könnte dies zu einem Interessenkonflikt führen, wenn die Vermittlungsentscheidungen beeinflusst werden, um Beratungsverträge zu gewinnen oder zu verlängern.

Dokumentation und Nachweise

Bereiten Sie für den Bewilligungsantrag alle erforderlichen Unterlagen sorgfältig vor. Dazu gehören der Handelsregisterauszug, der Mietvertrag oder Eigentumsnachweis des Geschäftslokals, Nachweise über die Qualifikationen der Geschäftsleitung und gegebenenfalls das Geschäftskonzept.

Gebühren

Die Gebühr für die Ausstellung der Vermittlungs- und Personalverleihbewilligung beträgt je nach Aufwand der Behörde 750 − 1.650 CHF. Diese Gebühren werden sowohl für die kantonalen als auch für die SECO-Bewilligungen erhoben. gemäss Art. 7 der Gebührenverordnung zum Arbeitsvermittlungsgesetz (GebV-AVG).

Treten Änderungen bei der Bewilligung auf, wird dies nach Aufwand der Behörde berechnet und beträgt ca. 220 − 850 CHF. Gemeinnützige Instituitonen die Personal vermitteln wollen, können von den Gebühren befreit werden.

Personalverleihbetriebe müssen zusätzlich eine Kaution in Höhe von CHF 50’000 bis CHF 150’000 hinterlegen (abhängig von den Tätigkeiten des Unternehmens). gemäss Art. 6 GebV-AVG (SR 823.113), gestützt auf Art. 14 Abs. 2 AVG und Art. 35 AVV.

Antragstellung

Sind alle Voraussetzungen erfüllt und haben Sie die Unterlagen vorbereitet, reichen Sie den Antrag inklusive aller Dokumente bei Ihrem zuständigen kantonalen Arbeitsamt ein. Die Antragsformulare finden Sie online auf der jeweiligen Website.

Einhalten der Auflagen und regelmässige Überprüfungen

Halten Sie sich nach Erhalt der Bewilligung an alle vorgeschriebenen Auflagen und informieren Sie das Arbeitsamt über wesentliche Änderungen in Ihrem Betrieb, die die Bewilligung betreffen könnten.

Das kantonale Arbeitsamt wird zudem regelmässig prüfen, ob Sie die Auflagen weiterhin erfüllen, weshalb Sie auf eine ordnungsgemässe Buchführung und die Einhaltung der Vorschriften achten sollten. Nexova bietet spezialisierte Buchhaltungsdienstleistungen für Personalvermittlungen und Personalverleiher an und hilft Ihnen, von Anfang an eine konforme und gut organisierte Buchführung zu führen.

Eidgenössische Bewilligung durch das SECO für Auslandsvermittlungen

Um ausserhalb der Schweiz Personal zu vermitteln oder innerhalb der Schweiz ausländisches Personal, benötigen Sie zusätzlich zur Bewilligung Ihres kantonalen Arbeitsamtes eine eidgenössische Bewilligung, die das SECO erteilt. Das Staatssekretariat für Wirtschaft stellt damit sicher, dass die Agenturen seriös arbeiten und die Rechte der Arbeitnehmer geschützt werden.

Die Anforderungen sind dieselben wie die für die Bewilligung durch das kantonale Arbeitsamt. Den Antrag auf eine eidgenössische Bewilligung für die Auslandsvermittlung wird direkt beim SECO gestellt.

Welche weiteren rechtliche Anforderungen muss eine Personalagentur einhalten?

Arbeitsrecht: Wenn Sie die Bewilligung zur Personalvermittlung- und verleih erhalten haben, müssen Sie dementsprechend arbeitsrechtliche Bestimmungen einhalten. Dies betrifft insbesondere die Einhaltung von Arbeitsverträgen, Lohnzahlungen und Arbeitsbedingungen. Hierzu zählt auch die Einhaltung der Vorschriften zur Arbeitszeit und zum Kündigungsschutz. Eine präzise und termingerechte Lohnverarbeitung ist unerlässlich – die Auslagerung Ihrer Lohnbuchhaltung an einen Spezialisten kann die vollständige Einhaltung der Schweizer Lohnpflichten für alle vermittelten Arbeitnehmenden sicherstellen.

Datenschutz: Als Personalagentur verarbeiten Sie personenbezogene Daten von Bewerbern und Kunden. Daher müssen Sie die Bestimmungen des revidierten Datenschutzgesetzes (DSG, SR 235.1), das am 1. September 2023 in Kraft getreten ist, einhalten. Dies beinhaltet den sorgfältigen Umgang mit Daten, die Sicherstellung der Datensicherheit und die Information der Betroffenen über die Verarbeitung ihrer Daten. swissstaffing, der Berufsverband der Schweizer Personaldienstleistungsbranche, veröffentlicht Musterarbeitsverträge und Compliance-Leitfäden, die Agenturen dabei helfen, ihren Verpflichtungen gemäss DSG und anderen anwendbaren Rechtsvorschriften nachzukommen.

Meldepflichten: Je nach Art Ihrer Tätigkeit können weitere Meldepflichten bestehen, beispielsweise gegenüber der Arbeitslosenversicherung (ALV) oder anderen Behörden.

Welche Meldepflichten habe ich als Personalvermittler?

Meldepflicht an das Arbeitsamt und das SECO

Änderungen in den Angaben, die zur Bewilligung geführt haben, müssen Ihrem zuständigen Arbeitsamt, und bei Auslandsvermittlungen zusätzlich dem SECO, mitgeteilt werden.

Meldepflichten im Zusammenhang mit der Arbeitsmarktregulierung

Bei der Vermittlung von ausländischen Arbeitskräften müssen bestimmte Meldepflichten beachtet werden, wie zum Beispiel die Einholung von Arbeitsbewilligungen und die Meldung an die zuständigen Migrationsbehörden.

Meldepflichten im Rahmen der Arbeitsvermittlungsgesetzgebung

Personalagenturen müssen Statistiken und Berichte über ihre Vermittlungstätigkeiten führen und diese auf Anfrage den zuständigen Behörden zur Verfügung stellen.

Bei der Vermittlung von Arbeitskräften in Berufe, die besonderen Regelungen unterliegen (z.B. im Baugewerbe), sind spezifische Meldepflichten zu beachten.

Meldepflichten im Zusammenhang mit dem Datenschutz

Bei Datenpannen oder Verstössen gegen den Datenschutz müssen diese an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) gemeldet werden.

Was kostet es, eine Personalagentur in der Schweiz zu gründen?

Die wichtigsten Gründungskosten für eine Personalagentur sind die Bewilligungsgebühr (CHF 750–1’650), die Firmengründungskosten und die Handelsregistergebühr. Personalverleihbetriebe müssen ausserdem die Pflichtkaution von CHF 50’000–150’000 einplanen.

Dies sind die typischen Ausgaben:

Gründungskosten: Bei der Gründung einer GmbH oder AG in der Schweiz ist die Beglaubigung der Gründungsurkunde durch einen Notar erforderlich. Die Notarkosten variieren je nach Kanton und liegen typischerweise zwischen 700 und 2.000 CHF. Nexova übernimmt diese Notarkosten und bietet die Firmengründung für nur CHF 590 an. Nexova kann diesen Pauschalpreis dank effizienter Abläufe und einer etablierten Zusammenarbeit mit einem Notar anbieten, wodurch die Notarkosten weit unter dem marktüblichen Preis gehalten werden.

Handelsregistereintrag: Für die Bewilligung einer Personalagentur muss das Unternehmen im Handelsregister eingetragen sein. Die Gebühren hierfür betragen etwa 600 bis 700 CHF.

Bewilligung: Die Gebühr für die Ausstellung der Vermittlungs- und Personalverleihbewilligung beträgt je nach Aufwand der Behörde 750−1.650 CHF.

Weitere anfallende Kosten: Dazu zählen unter anderem Kosten für Büromiete, Büroausstattung, Software und Marketing.

Kann ich als Ausländer eine Personalvermittlung in der Schweiz gründen?

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie auch als Ausländer in der Schweiz eine Personalagentur gründen. Die Schweiz ist sehr unternehmerfreundlich und bietet gute Bedingungen für internationale Gründer. Allerdings gibt es einige rechtliche Rahmenbedingungen, die Sie beachten müssen:

Voraussetzungen und Einschränkungen: Als EU/EFTA-Bürger können Sie relativ einfach in der Schweiz ein Unternehmen gründen. Bürger anderer Länder benötigen in der Regel eine Aufenthaltsbewilligung.

Aufenthalts- und Arbeitsbewilligungen: Wenn Sie in der Schweiz leben und arbeiten möchten, benötigen Sie eine entsprechende Bewilligung. Diese wird erteilt, wenn Sie nachweisen können, dass Sie ein Geschäft betreiben und für Ihren Lebensunterhalt sorgen können.

Hier finden Sie weitere Informationen, wie Sie als Ausländer ein Unternehmen in der Schweiz gründen.