Saldosteuersatzmethode

Bei der Berechnung und Deklaration der Mehrwertsteuer in der Schweiz müssen nicht alle Unternehmen die standardmässige effektive Abrechnungsmethode anwenden. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet die Saldosteuersatzmethode eine vereinfachte Alternative. Anstatt Vorsteuer und Umsatzsteuer separat zu berechnen, wird die Mehrwertsteuer mittels eines Pauschalansatzes auf den Gesamtumsatz abgerechnet.

In diesem Artikel erklären wir, wie die Saldosteuersatzmethode funktioniert, wer sie nutzen kann und welche Regeln im Jahr 2026 gelten. Wir betrachten auch die Vor- und Nachteile dieses Ansatzes mit praktischen Überlegungen, die Ihnen helfen, zu entscheiden, ob er für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Was ist die Saldosteuersatzmethode zur Berechnung der Mehrwertsteuer?

Die Saldosteuersatzmethode ermöglicht es berechtigten Schweizer KMU, die Mehrwertsteuer mittels eines vereinfachten Pauschalansatzes auf den Gesamtumsatz zu berechnen, wodurch die separate Erfassung von Vorsteuer und Umsatzsteuer entfällt. Diese Methode zielt darauf ab, die administrative Komplexität zu reduzieren und gleichzeitig die erwarteten Vorsteuerabzüge durch branchenspezifische Sätze der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) implizit zu berücksichtigen.

Die Saldosteuersatzmethode für die Mehrwertsteuer ist am einfachsten zu verstehen, wenn man sie mit der herkömmlichen effektiven Abrechnungsmethode vergleicht.

Effektive Abrechnungsmethode

Alle Schweizer Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 CHF müssen sich in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registrieren lassen und diese abführen. Die herkömmliche Art, die Mehrwertsteuer zu berechnen und abzurechnen, wird als effektive Abrechnungsmethode bezeichnet. Dabei wird die auf den Umsatz erhobene Mehrwertsteuer (normalerweise zum Normalsatz von 8.1 % ab 2026) deklariert und die auf die Produktionskosten gezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) abgezogen.

Die Differenz ist der Mehrwertsteuerbetrag, den das Unternehmen den Schweizer Steuerbehörden schuldet. Bei dieser Methode wird die Mehrwertsteuer typischerweise quartalsweise abgerechnet und bezahlt. Seit dem 1. Januar 2025 können Unternehmen mit steuerbarem Umsatz unter CHF 5,005 Millionen jedoch bei der ESTV eine Genehmigung für die jährliche Mehrwertsteuerabrechnung beantragen (Art. 35 Abs. 1 Bst. b MWSTG). Diese Option steht sowohl für die Saldosteuersatzmethode als auch für die effektive Abrechnungsmethode zur Verfügung.

Saldosteuersatzmethode

Nicht alle Unternehmen müssen die effektive Rechnungsmethode für die Berechnung der Mehrwertsteuer anwenden, denn es gibt einen alternativen Ansatz, die so genannte „Saldosteuersatzmethode“, manchmal auch „Saldomethode“ genannt. Die Saldosteuersatzmethode wurde eingeführt, um den Verwaltungsaufwand für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zu verringern und den Prozess der Mehrwertsteuerabrechnung zu vereinfachen.

Die Methode beinhaltet die Berechnung der Mehrwertsteuerschuld mittels eines Pauschalansatzes auf den Umsatz unter Nichtberücksichtigung von Vorsteuerabzügen. Der verwendete Pauschalansatz ist niedriger als der gesetzliche Mehrwertsteuersatz von 8,1% und berücksichtigt daher implizit den Vorsteuerabzug, ohne dass Unternehmen diese separat berechnen müssen. Mit anderen Worten macht er eine implizite Schätzung der Vorsteuer, die sich im niedrigeren Saldosteuersatzprozentsatz widerspiegelt.

Jede Branche hat ihren eigenen spezifischen Saldosteuersatz basierend auf den erwarteten durchschnittlichen Vorsteuerkosten der betreffenden Branche. Beispielsweise haben dienstleistungsorientierte Branchen wie IT-Dienstleistungen tendenziell einen höheren Saldosteuersatz von 6,2%, da man erwarten würde, dass ihre Vorsteuer im Vergleich zu ihrer Umsatzsteuer recht niedrig ist.

Im Gegensatz dazu haben Branchen, die mit dem Verkauf von Waren mit hohen Produktionskosten und relativ geringer Gewinnspanne befasst sind, wie beispielsweise ein Neuwagenhändler, einen viel niedrigeren Saldosteuersatz von 0,6%, da erwartet wird, dass ihr Vorsteuerwert ziemlich nahe am Wert ihrer Umsatzsteuer liegt.

Bei der Saldosteuersatzmethode wird die geschuldete Mehrwertsteuer alle 6 Monate berechnet und abgerechnet, im Gegensatz zur quartalsweisen Abrechnung. Seit 2025 können Unternehmen mit einem Umsatz unter CHF 5,005 Millionen auch eine jährliche Mehrwertsteuerabrechnung beantragen (Art. 35 Abs. 1 Bst. b MWSTG).

Wer kann die Saldosteuersatzmethode anwenden?

Die Saldosteuersatzmethode wurde speziell zur Vereinfachung der Mehrwertsteuerabrechnung für KMU geschaffen. Daher können größere Unternehmen mit einem höheren Umsatz möglicherweise nicht nach dieser Methode abrechnen. Im Allgemeinen kann ein Unternehmen die Saldosteuersatzmethode anwenden, wenn es die folgenden zwei Kriterien erfüllt (ab 2026):

• Ihr steuerbarer Jahresumsatz (inkl. MwSt.) übersteigt nicht 5,024 Millionen CHF.
• Die geschuldete Steuer beträgt höchstens 108.000 CHF pro Jahr. Sie wird berechnet, indem der gesamte steuerbare Umsatz mit dem für ihre Branche geltenden Saldosteuersatz multipliziert wird.

Der zweite Punkt hat zur Folge, dass für Branchen mit einem höheren Nettosteuersatz der steuerbare Jahresumsatz deutlich unter 5,005 Millionen Franken liegen muss. So kann beispielsweise ein Architekturbüro mit einem Nettosteuersatz von 5,9 % nur dann die Saldosteuersatzmethode anwenden, wenn der steuerbare Jahresumsatz 1,74 Millionen Franken nicht übersteigt. (CHF 1,74 Millionen x 6,2% = CHF 107’880)

Wie funktioniert die Saldosteuersatzmethode in der Praxis?

Die Saldosteuersatzmethode vereinfacht den Verwaltungsaufwand für Unternehmen in zweierlei Hinsicht:

• Erstens ist die Deklaration der Vorsteuer nicht mehr erforderlich.
• Zweitens muss die MwSt.-Erklärung nur einmal alle sechs Monate erstellt werden, während sie bei der effektiven Methode vierteljährlich erfolgt.

Der zweite Punkt ist weniger relevant angesichts der Änderungen des Mehrwertsteuergesetzes von 2025, die es jedem Unternehmen mit einem steuerbaren Umsatz unter CHF 5,005 Millionen ermöglichen, bei der ESTV eine Genehmigung für die jährliche Mehrwertsteuerabrechnung zu beantragen, unabhängig davon, ob sie die Saldosteuersatzmethode oder die effektive Abrechnungsmethode verwenden.

Für Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden, gibt es jedoch einige praktische Aspekte zu beachten:

Fakturierung mit dem gesetzlichen Mehrwertsteuersatz

Erstens muss auch bei Anwendung der Saldosteuersatzmethode zur Berechnung der endgültigen Mehrwertsteuerschuld der korrekte gesetzliche Mehrwertsteuersatz auf den Rechnungen für die Rechnungsstellung an die Kunden ausgewiesen werden. Dies ist in der Regel der Normalsatz von 8.1 %, kann aber auch der ermässigte Satz von 2,6 % oder 3,8 % sein, je nach den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen.

Es ist wichtig, dass der richtige gesetzliche Mehrwertsteuersatz auf der Rechnung ausgewiesen wird. Wenn die Firma beispielsweise einen zu hohen Steuersatz angibt (z. B. 8.1 % statt des korrekten ermässigten Satzes von 2,6 %), muss sie die Differenz zwischen der mit dem angegebenen Steuersatz berechneten Mehrwertsteuer und der korrekten Mehrwertsteuer nach dem entsprechenden gesetzlichen Satz übernehmen.

Dieser Betrag kommt zu der nach dem richtigen Saldosteuersatz berechneten Mehrwertsteuer hinzu. Daher können die Kosten einer fehlerhaften Berechnung der gesetzlichen Mehrwertsteuer für diejenigen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden, hoch sein.

Saldosteuersatz auf den Umsatz einschliesslich gesetzlicher Mehrwertsteuer

Wichtig ist auch, dass die Nettosteuer als Prozentsatz des Endumsatzes einschliesslich des angegebenen gesetzlichen Mehrwertsteuerbetrags berechnet wird.

Das Unternehmen stellt seinen Kunden einen Betrag in Rechnung, der die gesetzliche Mehrwertsteuer enthält, und der Gesamtbetrag dieses Umsatzes wird zur Berechnung der anwendbaren Nettosteuer herangezogen.

Zahlung an die Eidgenössische Steuerverwaltung

Die endgültige Mehrwertsteuerzahlung an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) ist der Betrag, der sich aus der Multiplikation des gesamten steuerbaren Umsatzes (einschliesslich der gesetzlichen Mehrwertsteuer) mit dem genehmigten pauschalen Saldosteuersatz (branchenspezifisch, von der ESTV festgelegt) ergibt. Dieser Wert kann höher oder niedriger sein als der tatsächliche Steuerbetrag, wenn die Vor- und die Umsatzsteuer getrennt berechnet worden wären.

Wie hoch sind die anwendbaren Saldosteuersätze?

Die genehmigten Saldosteuersätze sind branchenspezifisch und reichen von 0,1% bis 6,8%. Es ist wichtig, dass Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden, nur die für ihre jeweiligen Branchen genehmigten Sätze verwenden. Seit der Revision des Mehrwertsteuergesetzes am 1. Januar 2025 müssen Unternehmen separate Saldosteuersätze für jede Geschäftstätigkeit anwenden, die mehr als 10% des gesamten steuerbaren Umsatzes ausmacht (Art. 86 MWSTV), ohne Begrenzung der Anzahl der Sätze (zuvor auf maximal zwei Sätze beschränkt). Dies bedeutet, dass Unternehmen mit diversifizierten Tätigkeiten nun separate Sätze für jede bedeutende Tätigkeit erfassen und anwenden müssen, was erhebliche administrative Komplexität hinzufügt. (Siehe FAQ für detaillierte Regeln zur Berechnung der 10%-Schwelle und zu Bewilligungsanforderungen.) Eine vollständige Liste der genehmigten Branchensätze finden Sie hier.

Wie entscheidet sich ein Unternehmen für die Anwendung der Saldosteuersatzmethode?

Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden möchten, müssen dies der ESTV bei der Erstanmeldung schriftlich mitteilen und das entsprechende Formular ausfüllen. Wer ab Beginn der Steuerpflicht die Saldosteuersatzmethode anwenden will, muss dies der ESTV innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt der MWST-Nummer schriftlich mitteilen. Andernfalls müssen Sie zuerst mindestens drei Jahre lang die effektive Methode anwenden, bevor Sie auf Beginn einer neuen Steuerperiode den Wechsel zur Saldosteuersatzmethode beantragen können. (Art. 37 Abs. 4 MWSTG).

Seit der Mehrwertsteuerrevision 2025 können Unternehmen mit mehreren Tätigkeiten (die jeweils 10% des Gesamtumsatzes überschreiten) zusätzliche Saldosteuersätze direkt in ihrer Mehrwertsteuerabrechnung beantragen. Die ESTV wird diese Anträge danach prüfen und bewilligen, was den Prozess für Unternehmen mit diversifizierten Tätigkeiten vereinfacht.

Um die Bewilligung zur Nutzung der Saldosteuersatzmethode zu erhalten, darf der gesamte steuerbare Umsatz CHF 5,024 Millionen nicht überschreiten und die berechnete geschuldete Steuer unter Verwendung des anwendbaren Saldosteuersatzes darf CHF 108’000 im ersten Jahr der Steuerpflicht oder im Jahr vor dem Wechsel von der effektiven Methode zur Saldosteuersatzmethode nicht überschreiten.

Wie hat die Mehrwertsteuerrevision 2025 die Saldosteuersatzmethode verändert?

Die Teilrevision des Schweizer Mehrwertsteuergesetzes 2025 hat die Saldosteuersatzmethode erheblich verändert und neue Komplexitäten eingeführt, die ihren ursprünglichen Vereinfachungszweck untergraben.

Drei wesentliche Änderungen traten am 1. Januar 2025 in Kraft:

1. Mehrfachsatz-Anforderung:

Jede Geschäftstätigkeit, die 10% des Gesamtumsatzes übersteigt, muss nun mit ihrem eigenen branchenspezifischen Saldosteuersatz gemeldet und besteuert werden, anstelle der früheren Begrenzung auf maximal zwei Sätze (Art. 86 MWSTV). Dies erfordert eine detaillierte Umsatzanalyse und möglicherweise die Einholung neuer Satzbewilligungen von der ESTV.

Siehe FAQ für eine detailliertere Erklärung, wie dies in der Praxis funktioniert.

2. Zeitwert-Korrekturmechanismus:

Beim Wechsel von der effektiven Methode zur Saldosteuersatzmethode müssen Unternehmen nun die zuvor abgezogene Vorsteuer auf Waren und Dienstleistungen basierend auf deren Zeitwert zum Zeitpunkt des Wechsels zurückzahlen (Art. 79 MWSTV). Dies verhindert «doppeltes Profitieren», bei dem Unternehmen sowohl vom tatsächlichen Vorsteuerabzug unter der effektiven Methode als auch vom impliziten Vorsteuerfreibetrag, der im niedrigeren Saldosteuersatz eingebaut ist, profitieren würden.

Das Umgekehrte gilt auch: Beim Wechsel von der Saldosteuersatzmethode zur effektiven Methode können Unternehmen Vorsteuer basierend auf dem Zeitwert für Vermögenswerte abziehen, auf die sie Mehrwertsteuer bezahlt, aber zuvor nicht abziehen konnten (Art. 81 MWSTV).

Beispiel: Ausrüstung gekauft für CHF 100’000 + CHF 8’100 Mehrwertsteuer mit einer Nutzungsdauer von 10 Jahren. Der Wechsel zur Saldosteuersatzmethode nach 2 Jahren erfordert die Rückzahlung von CHF 6’480 (80% der ursprünglichen Vorsteuer), weil der Saldosteuersatz bereits implizit Vorsteuerkosten berücksichtigt. Die umgekehrte Anpassung gilt beim Wechsel zurück zur effektiven Methode.

3. Ausschluss ausländischer Steuerpflichtiger:

Ab dem 1. Januar 2025 können ausländische Steuerpflichtige die Saldosteuersatzmethode nicht mehr nutzen und müssen zur effektiven Abrechnung wechseln.

Praktische Auswirkungen

Diese Änderungen haben viele Steuerexperten dazu veranlasst, zu hinterfragen, ob die Saldosteuersatzmethode noch echte Vereinfachung bietet. Für Unternehmen mit mehreren Tätigkeiten oder bedeutenden Kapitalinvestitionen kann die effektive Abrechnungsmethode nun trotz der zusätzlichen administrativen Anforderungen grössere Klarheit und potenziell niedrigere Gesamtkosten für die Compliance bieten.

Vor- und Nachteile der Saldosteuersatzmethode

Die Saldosteuersatzmethode wurde entwickelt, um die Mehrwertsteuer für KMU zu vereinfachen, ist aber nicht universell vorteilhaft. Unternehmen mit hohen Vorsteuerkosten zahlen möglicherweise mehr Mehrwertsteuer als bei der effektiven Methode, und die regulatorischen Änderungen von 2025 (oben detailliert beschrieben) haben die Komplexität erheblich erhöht.

Vorteile der Saldosteuersatzmethode

• Geringere Abrechnungshäufigkeit: Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden, müssen ihre Mehrwertsteuerschuld nur noch zweimal im Jahr begleichen und nicht mehr jedes Quartal. Ab 2025 können jedoch alle Unternehmen mit einem steuerbaren Umsatz unter CHF 5.005 Millionen eine jährliche MWST-Abrechnung beantragen.
• Vereinfachte Berechnung: Die Saldosteuersatzmethode vereinfacht die Mehrwertsteuerberechnung und macht sie für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen oder komplexen Transaktionen unkomplizierter. Die Vorsteuer muss nicht berechnet werden, da sie nicht von der Steuerschuld abgezogen wird. 
• Vorhersehbare Steuerschuld: Da der Saldosteuersatz ein fester Prozentsatz des Umsatzes ist, können Unternehmen ihre Mehrwertsteuerschuld leichter vorhersagen, was die Finanzplanung erleichtert.
• Einfache Verwaltung: Durch die Vereinfachung der Saldosteuersatzmethode verringert sich der Verwaltungsaufwand für die Berechnung und Meldung der Mehrwertsteuer. Dies kann auch Kosten sparen.

Nachteile der Saldosteuersatzmethode

• Ungenauigkeit: Die Saldosteuersatzmethode basiert auf Branchendurchschnitten und spiegelt möglicherweise nicht die tatsächliche Mehrwertsteuerschuld aller Unternehmen wider. Dies kann in einigen Fällen für Unternehmen von Vorteil sein, die bei der genaueren effektiven Abrechnungsmethode eine höhere Mehrwertsteuerschuld gehabt hätten. Andere Unternehmen zahlen jedoch möglicherweise zu viel Mehrwertsteuer, wenn der vorher festgelegte Prozentsatz die tatsächliche Mehrwertsteuerschuld auf der Grundlage der effektiven Rechnungsstellung übersteigt.
• Begrenzte Anwendbarkeit: Die Saldosteuersatzmethode ist nicht für alle Unternehmen geeignet, insbesondere nicht für solche mit vielfältigen und komplexen Transaktionen. Die Regelungen ab 2025 verlangen nun, dass Unternehmen mit mehreren Tätigkeiten für jede Tätigkeit, die mehr als 10 % des Gesamtumsatzes ausmacht, einen separaten Satz anwenden. Dies erhöht die Komplexität erheblich.
• Zusätzliche Fachkenntnisse erforderlich: Obwohl die Saldosteuersatzmethode zur Vereinfachung der MWST-Abrechnung konzipiert ist, erfordert der Wechsel von der effektiven Abrechnungsmethode zur Saldosteuersatzmethode fundierte Kenntnisse beider Methoden. Die Änderungen ab 2025 machen professionelle Unterstützung notwendig, insbesondere für Zeitwertberechnungen, die Umsatzanalyse nach Tätigkeiten sowie gegebenenfalls für die Einholung mehrerer Satzgenehmigungen.
• Kosten beim Methodenwechsel: Der ab 2025 eingeführte Zeitwert-Anpassungsmechanismus bedeutet, dass ein Methodenwechsel nun potenzielle Auswirkungen auf den Cashflow haben kann, etwa durch einmalige Zahlungen an die ESTV oder durch entsprechende Gutschriften.

Wann ist es sinnvoll, sich für die Saldosteuersatzmethode zu entscheiden?

Die Saldosteuersatzmethode wurde entwickelt, um die Mehrwertsteuerabrechnung für KMU mit begrenzten administrativen Ressourcen zu vereinfachen und gleichzeitig unter bestimmten Umständen potenzielle Steuerersparnisse zu bieten. Die regulatorischen Änderungen von 2025 haben diese Kalkulation jedoch grundlegend verändert, und Unternehmen müssen nun die ursprünglichen Vereinfachungsvorteile gegen die erhöhte Komplexität durch Mehrfachsatz-Anforderungen und Methodenwechselkosten abwägen.

Ob die Saldosteuersatzmethode finanziell sinnvoll ist, hängt weitgehend davon ab, wie die Vorsteuerkosten Ihres Unternehmens im Vergleich zu Ihrem Branchendurchschnitt abschneiden, aber die Änderungen von 2025 fügen neue Überlegungen hinzu, die die traditionelle Kosten-Nutzen-Analyse überwiegen können.

Traditionelle Kosten-Nutzen-Analyse

Wenn Ihr Unternehmen deutlich niedrigere Aufwendungen als der Branchendurchschnitt hat, besteht die Möglichkeit, bei Verwendung der Saldosteuersatzmethode Steuern zu sparen (die implizit eine Schätzung Ihrer Vorsteuer basierend auf dem Branchendurchschnitt vornimmt).

Wenn Ihre Aufwendungen hingegen höher als der Durchschnitt sind, kann die Verwendung der Saldosteuersatzmethode zu einer Überzahlung der Mehrwertsteuer führen. Dies kann insbesondere in Ihren ersten Betriebsjahren auftreten, in denen die Aufwendungen im Vergleich zum erzielten Umsatz hoch sein können oder Sie sogar einen Nettoverlust machen.

Mit der effektiven Methode beginnen vor dem Wechsel

Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, wenn Sie die Verwaltung bewältigen können, zunächst die effektive Steuersatzmethode für die ersten drei Jahre zu verwenden und dann zur Saldosteuersatzmethode zu wechseln, sobald klar ist, dass dies finanzielle und administrative Vorteile bringen würde.

Der Zeitwert-Korrekturmechanismus von 2025 macht jedoch den finanziellen Vorteil dieser Wechselstrategie weitgehend zunichte. Wenn Sie die Methoden wechseln, müssen Sie zuvor abgezogene Vorsteuer auf Vermögenswerte basierend auf deren verbleibender Nutzungsdauer zurückzahlen. Dies verhindert «doppeltes Profitieren», d.h. das Profitieren von tatsächlichen Vorsteuerabzügen während Ihrer kostenintensiven Startphase und dann den Wechsel zu einer Methode, die bereits implizit Vorsteuerkosten berücksichtigt.

Wenn Aufwendungen dem Branchendurchschnitt entsprechen

Für Unternehmen, deren Aufwands- und Ertragsprofil relativ nahe am Branchendurchschnitt liegt, würde die Verwendung der Saldosteuersatzmethode keinen wesentlichen Unterschied in Bezug auf die Steuerschuld machen. In diesem Fall wären die Vorteile rein in Form einer vereinfachten Verwaltung mit weniger Mehrwertsteuer-Abrechnungsperioden im Jahr.

Dies selbst kann für kleine Unternehmen, die nicht die Zeit oder Ressourcen haben, die komplexere effektive Abrechnungsmethode anzuwenden, ein grosser Anreiz sein.

Wie die Änderungen von 2025 die Entscheidung verkomplizieren

Die Änderungen von 2025 haben jedoch viele dieser traditionellen Vorteile untergraben. Unternehmen mit mehreren Einnahmequellen müssen nun separate Saldosteuersätze für jede Tätigkeit, die 10% des Gesamtumsatzes übersteigt, erfassen und anwenden. Diese administrative Belastung, kombiniert mit der Unmöglichkeit, die tatsächliche Vorsteuer abzuziehen, und den Restwert-Komplikationen beim Methodenwechsel, bedeutet, dass die Saldosteuersatzmethode für viele Unternehmen nun weniger attraktiv sein kann als die effektive Methode.

Unternehmen sollten sorgfältig evaluieren, ob die Saldosteuersatzmethode angesichts der Änderungen von 2025 noch echte Vereinfachung bietet. Unternehmen mit mehreren Geschäftstätigkeiten, solche, die einen Methodenwechsel erwägen, oder solche mit bedeutenden Kapitalinvestitionen sollten besonders prüfen, ob die administrativen «Einsparungen» unter den aktuellen Vorschriften noch real sind.