Saldosteuersatzmethode

Bei der Berechnung und Abrechnung der Mehrwertsteuer in der Schweiz müssen nicht alle Unternehmen die effektive Abrechnungsmethode verwenden. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stellt die Saldosteuersatzmethode eine vereinfachte Alternative dar. Anstatt Vorsteuer und Umsatzsteuer separat zu berechnen, wird die Mehrwertsteuer mit einem pauschalen Prozentsatz auf den Gesamtumsatz abgerechnet.

In diesem Artikel erklären wir, wie die Saldosteuersatzmethode funktioniert, wer sie anwenden darf und welche Regelungen im Jahr 2025 gelten. Zudem beleuchten wir die Vor- und Nachteile dieser Methode und geben praxisnahe Hinweise, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Was ist die Saldosteuersatzmethode zur Berechnung der Mehrwertsteuer?

Die Saldosteuersatzmethode für die Mehrwertsteuer ist am einfachsten zu verstehen, wenn man sie mit der herkömmlichen effektiven Abrechnungsmethode vergleicht.

Effektive Abrechnungsmethode

Alle Schweizer Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 CHF müssen sich in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registrieren lassen und diese abführen. Die herkömmliche Art, die Mehrwertsteuer zu berechnen und abzurechnen, wird als effektive Abrechnungsmethode bezeichnet.

Dabei wird die auf den Umsatz erhobene Mehrwertsteuer (normalerweise zum Normalsatz von 8.1 %) deklariert und die auf die Produktionskosten gezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) abgezogen.

Die Differenz ist der Mehrwertsteuerbetrag, den das Unternehmen den Schweizer Steuerbehörden schuldet. Bei dieser Methode wird die Mehrwertsteuer vierteljährlich verbucht und abgeführt.

Saldosteuersatzmethode

Nicht alle Unternehmen müssen die effektive Rechnungsmethode für die Berechnung der Mehrwertsteuer anwenden, denn es gibt einen alternativen Ansatz, die so genannte „Saldosteuersatzmethode“, manchmal auch „Saldomethode“ genannt.

Die Saldosteuersatzmethode wurde eingeführt, um den Verwaltungsaufwand für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zu verringern und den Prozess der Mehrwertsteuerabrechnung zu vereinfachen.

Bei dieser Methode wird die Mehrwertsteuerschuld mit einem Saldosteuersatz vom Umsatz berechnet, wobei der Vorsteuerabzug nicht berücksichtigt wird. Der verwendete Saldosteuersatz ist niedriger als der gesetzliche Mehrwertsteuersatz von 8.1 % und berücksichtigt daher implizit den Vorsteuerabzug, ohne dass die Unternehmen diesen separat berechnen müssen.

Mit anderen Worten: Es wird eine implizite Schätzung der Vorsteuer vorgenommen, die sich in dem niedrigeren Prozentsatz des Saldosteuersatzes widerspiegelt.

Jede Branche hat ihren eigenen spezifischen Saldosteuersatz, der auf den erwarteten durchschnittlichen Inputkosten der jeweiligen Branche basiert. Zum Beispiel haben dienstleistungsorientierte Branchen wie IT-Dienstleistungen einen höheren Saldosteuersatz von 6,2 %, da davon ausgegangen wird, dass ihre Vorsteuer im Verhältnis zur Umsatzsteuer relativ gering ist.

Im Gegensatz dazu haben Wirtschaftszweige, die Waren mit hohen Produktionskosten und relativ geringem Aufschlag verkaufen, wie z. B. der Handel mit Neuwagen, einen viel niedrigeren Saldosteuersatz von 0,6 %, da man davon ausgeht, dass ihr Vorsteuerwert dem Wert ihrer Umsatzsteuer recht nahe kommt.

Bei der Methode des Saldosteuersatzes wird die geschuldete Mehrwertsteuer nicht vierteljährlich, sondern halbjährlich berechnet und abgerechnet. Ab 2025 können Unternehmen mit einem Umsatz unter CHF 5.005 Millionen ebenfalls eine jährliche MWST-Abrechnung nach der Saldosteuersatzmethode beantragen (Art. 35 Abs. 1 lit. b MWSTG).

Wer kann die Saldosteuersatzmethode anwenden?

Die Saldosteuersatzmethode wurde speziell zur Vereinfachung der Mehrwertsteuerabrechnung für KMU geschaffen. Daher können grössere Unternehmen mit einem höheren Umsatz möglicherweise nicht nach dieser Methode abrechnen. Im Allgemeinen kann ein Unternehmen die Saldosteuersatzmethode anwenden, wenn es die folgenden zwei Kriterien erfüllt:

• Ihr steuerbarer Jahresumsatz (inkl. MwSt.) übersteigt nicht 5,024 Millionen CHF.
• Die geschuldete Steuer beträgt höchstens 108.000 CHF pro Jahr. Sie wird berechnet, indem der gesamte steuerbare Umsatz mit dem für ihre Branche geltenden Saldosteuersatz multipliziert wird.

Hinweis: Ab dem 1. Januar 2025 können Unternehmen mit einem steuerbaren Umsatz unter CHF 5.005 Millionen bei der ESTV eine Genehmigung für die jährliche MWST-Abrechnung beantragen. Diese Option steht sowohl bei der Saldosteuersatzmethode als auch bei der effektiven Abrechnungsmethode zur Verfügung.

Der zweite Punkt hat zur Folge, dass für Branchen mit einem höheren Nettosteuersatz der steuerbare Jahresumsatz deutlich unter 5,024 Millionen Franken liegen muss.

So kann beispielsweise ein Architekturbüro mit einem Nettosteuersatz von 6.2 % nur dann die Saldosteuersatzmethode anwenden, wenn der steuerbare Jahresumsatz 1,74 Millionen Franken nicht übersteigt.

Wie funktioniert die Saldosteuersatzmethode in der Praxis?

Die Saldosteuersatzmethode vereinfacht den Verwaltungsaufwand für Unternehmen in zweierlei Hinsicht:

• Erstens ist die Deklaration der Vorsteuer nicht mehr erforderlich.
• Zweitens muss die MwSt.-Erklärung nur einmal alle sechs Monate erstellt werden, während sie bei der effektiven Methode vierteljährlich erfolgt.

Für Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden, gibt es jedoch einige praktische Aspekte zu beachten:

Fakturierung mit dem gesetzlichen Mehrwertsteuersatz

Erstens muss auch bei Anwendung der Saldosteuersatzmethode zur Berechnung der endgültigen Mehrwertsteuerschuld der korrekte gesetzliche Mehrwertsteuersatz auf den Rechnungen für die Rechnungsstellung an die Kunden ausgewiesen werden. Dies ist in der Regel der Normalsatz von 8.1 %, kann aber auch der ermässigte Satz von 2,6 % oder 3,8 % sein, je nach den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen.

Es ist wichtig, dass der richtige gesetzliche Mehrwertsteuersatz auf der Rechnung ausgewiesen wird. Wenn die Firma beispielsweise einen zu hohen Steuersatz angibt (z. B. 8.1 % statt des korrekten ermässigten Satzes von 2,6 %), muss sie die Differenz zwischen der mit dem angegebenen Steuersatz berechneten Mehrwertsteuer und der korrekten Mehrwertsteuer nach dem entsprechenden gesetzlichen Satz übernehmen.

Dieser Betrag kommt zu der nach dem richtigen Saldosteuersatz berechneten Mehrwertsteuer hinzu. Daher können die Kosten einer fehlerhaften Berechnung der gesetzlichen Mehrwertsteuer für diejenigen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden, hoch sein.

Saldosteuersatz auf den Umsatz einschliesslich gesetzlicher Mehrwertsteuer

Wichtig ist auch, dass die Nettosteuer als Prozentsatz des Endumsatzes einschliesslich des angegebenen gesetzlichen Mehrwertsteuerbetrags berechnet wird.

Das Unternehmen stellt seinen Kunden einen Betrag in Rechnung, der die gesetzliche Mehrwertsteuer enthält, und der Gesamtbetrag dieses Umsatzes wird zur Berechnung der anwendbaren Nettosteuer herangezogen.

Zahlung an die Eidgenössische Steuerverwaltung

Die endgültige Mehrwertsteuerzahlung an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) ist der Betrag, der sich aus der Multiplikation des gesamten steuerbaren Umsatzes (einschliesslich der gesetzlichen Mehrwertsteuer) mit dem genehmigten pauschalen Saldosteuersatz (branchenspezifisch, von der ESTV festgelegt) ergibt. Dieser Wert kann höher oder niedriger sein als der tatsächliche Steuerbetrag, wenn die Vor- und die Umsatzsteuer getrennt berechnet worden wären.

Wie hoch sind die anwendbaren Saldosteuersätze?

Die genehmigten Saldosteuersätze sind branchenspezifisch und liegen zwischen 0,1 % und 6,8 %. Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden, müssen die für ihre Branche genehmigten Sätze verwenden.

Seit der Revision des Mehrwertsteuergesetzes vom 1. Januar 2025 erlaubt die ESTV die Anwendung von mehr als zwei Saldosteuersätzen pro Unternehmen, sofern der Umsatzanteil jeder betreffenden Tätigkeit mehr als 10 % des gesamten steuerbaren Umsatzes ausmacht. Eine vollständige Liste der Branchensätze finden Sie hier.

Wie entscheidet sich ein Unternehmen für die Anwendung der Saldosteuersatzmethode?

Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden möchten, müssen dies der ESTV bei der Erstanmeldung schriftlich mitteilen und das entsprechende Formular ausfüllen. Wer ab Beginn der Steuerpflicht die Saldosteuersatzmethode anwenden will, muss dies der ESTV innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt der MWST-Nummer schriftlich mitteilen.

Andernfalls müssen Sie zuerst mindestens drei Jahre lang die effektive Methode anwenden, bevor Sie auf Beginn einer neuen Steuerperiode den Wechsel zur Saldosteuersatzmethode beantragen können. (Art. 37 Abs. 4 MWSTG).

Um zur Anwendung der Saldosteuersatzmethode zugelassen zu werden, darf der gesamte steuerbare Umsatz 5,024 Mio. CHF nicht übersteigen und die mit dem anwendbaren Saldosteuersatz berechnete Steuerschuld darf im ersten Jahr der Steuerpflicht oder im Jahr vor dem Wechsel von der Effektivmethode zur Saldosteuersatzmethode 108’000 CHF nicht übersteigen.

Vor- und Nachteile der Saldosteuersatzmethode

Die Saldosteuersatzmethode wurde entwickelt, um den Verwaltungsaufwand für KMU im Bereich der Mehrwertsteuer zu vereinfachen, und bietet daher mehrere Vorteile. Allerdings gibt es auch einige potenzielle Nachteile zu beachten.

Vorteile der Saldosteuersatzmethode

• Geringere Abrechnungshäufigkeit: Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode anwenden, müssen ihre Mehrwertsteuerschuld nur noch zweimal im Jahr begleichen und nicht mehr jedes Quartal. Ab 2025 können jedoch alle Unternehmen mit einem steuerbaren Umsatz unter CHF 5.005 Millionen eine jährliche MWST-Abrechnung beantragen.
• Vereinfachte Berechnung: Die Saldosteuersatzmethode vereinfacht die Mehrwertsteuerberechnung und macht sie für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen oder komplexen Transaktionen unkomplizierter. Die Vorsteuer muss nicht berechnet werden, da sie nicht von der Steuerschuld abgezogen wird. 
• Vorhersehbare Steuerschuld: Da der Saldosteuersatz ein fester Prozentsatz des Umsatzes ist, können Unternehmen ihre Mehrwertsteuerschuld leichter vorhersagen, was die Finanzplanung erleichtert.
• Einfache Verwaltung: Durch die Vereinfachung der Saldosteuersatzmethode verringert sich der Verwaltungsaufwand für die Berechnung und Meldung der Mehrwertsteuer. Dies kann auch Kosten sparen.

Nachteile der Saldosteuersatzmethode

• Ungenauigkeit: Die Saldosteuersatzmethode basiert auf Branchendurchschnitten und spiegelt möglicherweise nicht die tatsächliche Mehrwertsteuerschuld aller Unternehmen wider. Dies kann in einigen Fällen für Unternehmen von Vorteil sein, die bei der genaueren effektiven Abrechnungsmethode eine höhere Mehrwertsteuerschuld gehabt hätten. Andere Unternehmen zahlen jedoch möglicherweise zu viel Mehrwertsteuer, wenn der vorher festgelegte Prozentsatz die tatsächliche Mehrwertsteuerschuld auf der Grundlage der effektiven Rechnungsstellung übersteigt.
• Begrenzte Anwendbarkeit: Die Saldosteuersatzmethode ist möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet, insbesondere nicht für solche mit vielfältigen und komplexen Transaktionen. Diese Unternehmen können unter Umständen auch nicht eindeutig bestimmen, welche Branchensätze sie anwenden sollen, und sie können in mehr als die beiden maximal zulässigen Saldosteuersatzkategorien fallen.
• Zusätzliches Fachwissen erforderlich: Auch wenn die Saldosteuersatzmethode den Prozess der MwSt.-Meldung vereinfachen soll, erfordert der Wechsel von der herkömmlichen effektiven Abrechnungsmethode zur Saldosteuersatzmethode Kenntnisse und Fachwissen über beide Methoden.

Wann ist es sinnvoll, sich für die Saldosteuersatzmethode zu entscheiden?

Die Methode des Saldosteuersatzes wurde entwickelt, um das Verfahren der MwSt.-Abrechnung für KMU mit begrenzten Verwaltungs- und Buchhaltungsressourcen zu vereinfachen und weniger aufwändig zu gestalten. Sie kann jedoch auch zusätzliche Vorteile in Form von tatsächlichen Steuereinsparungen bringen.

Andererseits kann sie aber auch zu einer höheren Steuerbelastung führen. Es kommt auf das einzelne Unternehmen an und darauf, wie seine Vorleistungen im Vergleich zum Branchendurchschnitt abschneiden.

Wenn Ihr Unternehmen deutlich niedrigere Ausgaben als der Branchendurchschnitt hat, besteht die Möglichkeit, Steuern zu sparen, wenn Sie die Saldosteuersatzmethode anwenden (die implizit eine Schätzung Ihrer Vorsteuer auf der Grundlage des Branchendurchschnitts vornimmt).

Sind Ihre Ausgaben hingegen höher als der Durchschnitt, kann die Anwendung der Saldosteuersatzmethode zu einer Überzahlung der Mehrwertsteuer führen. Dies kann vor allem in den ersten Betriebsjahren der Fall sein, wenn die Ausgaben im Vergleich zum erzielten Umsatz hoch sind oder Sie sogar einen Nettoverlust erwirtschaften.

Wenn Sie den Verwaltungsaufwand bewältigen können, kann es daher sinnvoll sein, in den ersten drei Jahren zunächst die Effektivsteuersatzmethode anzuwenden und dann zur Saldosteuersatzmethode überzugehen, sobald klar ist, dass dies finanzielle und administrative Vorteile bringt.

Für Unternehmen, deren Aufwands- und Ertragsprofil relativ nahe am Branchendurchschnitt liegt, würde die Anwendung der Saldosteuersatzmethode keinen wesentlichen Unterschied in Bezug auf die Steuerschuld bedeuten.

In diesem Fall würden die Vorteile lediglich in Form einer vereinfachten Verwaltung mit weniger MwSt.-Berichtszeiträumen im Jahr liegen. Dies kann ein grosser Vorteil für kleine Unternehmen sein, die nicht die Zeit oder die Ressourcen haben, um die komplexere effektive Abrechnungsmethode anzuwenden.