ZAZ-Konto Schweiz: Vollständiger Leitfaden für Importeure & Exporteure

Im Bereich des internationalen Handels und der Logistik ist das ZAZ-Konto (Zentralisiertes Abrechnungsverfahren) ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, die regelmässig Waren über die Schweizer Grenze importieren oder exportieren. Es bietet eine effiziente Möglichkeit, Zollabgaben und andere Gebühren zentral abzurechnen.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie über das ZAZ-Konto wissen müssen, von den Grundlagen bis zu den Vorteilen und den praktischen Schritten zur Eröffnung eines solchen Kontos. Zusätzlich behandeln wir spezifische Themen, die Ihnen helfen werden, die Nutzung des ZAZ-Kontos zu optimieren und häufige Herausforderungen zu bewältigen.

Was ist ein ZAZ Konto?

Ein ZAZ-Konto (Zollabwicklung Zentral), oder auf Englisch Centralized Settlement Procedure (CSP), ermöglicht es Unternehmen, alle zollbezogenen Zahlungen in einem einzigen, zentral verwalteten Abrechnungssystem zu konsolidieren.

Es ist ein spezielles Konto, das von der Eidgenössischen Zollverwaltung (BAZG) angeboten wird und das es Unternehmen ermöglicht, alle Zollabgaben wie Einfuhrzölle, Mehrwertsteuer (MWST) und andere Gebühren zentral abzurechnen. Diese zentrale Abwicklung vereinfacht die Verwaltung und bietet eine bessere Transparenz über die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens gegenüber dem Zoll.

Wie funktioniert das ZAZ-Konto?

Das ZAZ Konto fungiert als Sammelkonto, auf dem alle anfallenden Zollabgaben eines bestimmten Zeitraums zusammengeführt werden. Anstatt jede einzelne Einfuhr sofort abzurechnen, werden die Beträge gesammelt und innerhalb der vorgeschriebenen Zahlungsfristen beglichen.

Zollabgaben müssen innerhalb von 5 Tagen und Mehrwertsteuerabgaben innerhalb von 60 Tagen bezahlt werden​ (Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit)​​. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und ermöglicht eine bessere Liquiditätsplanung.

Vorteile des ZAZ Kontos

Unternehmen, die ein ZAZ-Konto nutzen, profitieren von einem verbesserten Cashflow-Management, reduziertem Verwaltungsaufwand und erhöhter finanzieller Transparenz.

Die Nutzung eines ZAZ Kontos bietet zahlreiche Vorteile:

1. Zentrale Abrechnung: Alle Zollabgaben werden zentral über ein Konto abgewickelt, was die Verwaltung erleichtert.
2. Liquiditätsvorteil: Durch die monatliche Abrechnung können Unternehmen ihre Liquidität besser planen und kurzfristig über mehr finanzielle Mittel verfügen.
3. Zeitersparnis: Weniger administrativer Aufwand und weniger Fehler durch die zentrale Verwaltung und Abrechnung.
4. Transparenz: Eine detaillierte Übersicht über alle Zollabgaben und -gebühren, die in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind.
5. Effizienz: Schnellere und effizientere Abwicklung von Zollformalitäten.

Wann lohnt sich ein ZAZ Konto?

Ein ZAZ-Konto ist besonders lohnenswert für Unternehmen, die regelmässig Waren importieren. Die zentralisierte Abrechnung und die daraus resultierenden administrativen und finanziellen Vorteile können erhebliche Ressourcen einsparen. Tatsächlich empfiehlt das BAZG offiziell, dass „alle Importeure und Transportunternehmen, die regelmässig Waren importieren und Abgaben darauf entrichten“, dem zentralisierten Abrechnungsverfahren beitreten. Insbesondere für grosse Unternehmen oder solche mit häufigen Zollabfertigungen ist das ZAZ-Konto nahezu unverzichtbar.

Beachten Sie, dass die Eröffnung eines ZAZ-Kontos die Hinterlegung einer Sicherheitsleistung erfordert (Mindestbetrag CHF 2’000 per April 2025), sodass Unternehmen diese Kapitalanforderung bei der Bewertung, ob das Konto für ihr Geschäftsvolumen sinnvoll ist, berücksichtigen sollten.

Welche Abgaben werden über das ZAZ Konto abgerechnet?

Das ZAZ-Konto konsolidiert alle wichtigen zollbezogenen Abgaben einschliesslich Einfuhrzölle, MWST, Verbrauchssteuern und Verwaltungsgebühren in einem einzigen Abrechnungssystem.

Über das ZAZ Konto werden verschiedene Arten von Abgaben abgerechnet, darunter:

• Einfuhrzölle: Diese werden auf importierte Waren erhoben und variieren je nach Art der Ware und ihrem Ursprungsland.
• Mehrwertsteuer (MwSt): Auf alle importierten Waren wird die Schweizer Mehrwertsteuer erhoben.
• Sonstige Gebühren: Dazu gehören beispielsweise Gebühren für Zollabfertigungen, Sicherheitsgebühren und eventuelle Bussgelder.

Wie eröffnet man ein ZAZ Konto?

Die Eröffnung eines ZAZ Kontos ist ein strukturierter Prozess, der folgende Schritte umfasst:

1. Antragsstellung: Unternehmen müssen einen Antrag bei der Zollverwaltung stellen. Dieser Antrag kann online über das Portal der BAZG eingereicht werden.
2. Prüfung des Antrags: Die Zollverwaltung prüft den Antrag und die Bonität des Unternehmens.
3. Sicherheitsleistung: Hinterlegen Sie eine Sicherheitsleistung (Mindestbetrag CHF 2’000 per April 2025) oder eine Generalbürgschaft, die von einer Schweizer Bank oder Versicherungsgesellschaft unter FINMA-Aufsicht ausgestellt wurde. Das BAZG erhebt eine Gebühr von CHF 30 für die Annahme der Bürgschaft.
4. Eröffnung des Kontos: Nach erfolgreicher Prüfung wird das ZAZ Konto eröffnet und dem Unternehmen zugewiesen.
5. Nutzung des Kontos: Sobald das Konto aktiv ist, können Unternehmen es für die Abwicklung ihrer Zollgeschäfte nutzen.

Verwaltung und Nutzung des ZAZ Kontos

Nach der Eröffnung des ZAZ Kontos erfolgt die Nutzung und Verwaltung weitgehend digital. Unternehmen melden ihre Importe über die entsprechenden Zollsysteme an, und die anfallenden Gebühren werden automatisch dem ZAZ Konto belastet. Die Rechnungen müssen innerhalb der festgelegten Zahlungsfristen beglichen werden.

Tipps zur optimalen Nutzung des ZAZ Kontos

Eine erfolgreiche ZAZ-Konto-Verwaltung erfordert regelmässige Überwachung der Abrechnungen, proaktive Liquiditätsplanung und laufende Schulung des Personals zu Zollverfahren.

Um die Vorteile des ZAZ Kontos bestmöglich zu nutzen, sollten Unternehmen folgende Tipps beachten:

1. Regelmässige Überprüfung der Abrechnungen: Es ist wichtig, die monatlichen Abrechnungen sorgfältig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Gebühren korrekt erfasst wurden.
2. Liquiditätsplanung: Durch die monatliche Abrechnung können Unternehmen ihre Liquidität besser planen und sicherstellen, dass ausreichend Mittel für die Begleichung der Zollgebühren zur Verfügung stehen.
3. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter, die mit Zollabwicklungen betraut sind, sollten regelmässig geschult werden, um sicherzustellen, dass sie mit den aktuellen Verfahren und Regelungen vertraut sind.
   
   

Durch Kontrolle von Zolldokumenten zu Kosten- und Zeiteinsparungen

Eine gründliche Kontrolle der Zolldokumente kann zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen führen. Hier sind einige Tipps von unseren Profis:

1. Doppelte Überprüfung: Stellen Sie sicher, dass alle Zolldokumente zweimal überprüft werden, um Fehler zu vermeiden.
2. Automatisierung: Nutzen Sie Softwarelösungen, um den Prozess der Dokumentenüberprüfung zu automatisieren und zu beschleunigen.
3. Schulung: Investieren Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit den neuesten Best Practices und Vorschriften vertraut sind.
4. Externe Beratung: Ziehen Sie externe Berater hinzu, die sich auf Zollabwicklungen spezialisiert haben, um komplexe Fälle zu klären und Fehler zu vermeiden.
   
   

Zahlungen, Rechnungen, Fristen

Ein zentraler Aspekt der Nutzung eines ZAZ Kontos ist das Management von Zahlungen, Rechnungen und Fristen. Hier sind einige wichtige Punkte:

1. Zahlungsfristen einhalten: Achten Sie darauf, alle Rechnungen pünktlich zu bezahlen, um Mahngebühren und Verzugszinsen zu vermeiden.
2. Rechnungsprüfung: Überprüfen Sie jede Rechnung sorgfältig auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit.
3. Fristenmanagement: Nutzen Sie Softwaretools zur Verwaltung von Fristen und zur rechtzeitigen Zahlung von Rechnungen.
4. Kommunikation mit der Zollverwaltung: Halten Sie eine gute Kommunikation mit der Zollverwaltung aufrecht, um bei Unklarheiten oder Problemen schnell reagieren zu können.
   
   

Wo erhalten Sie Hilfe bei ZAZ-Konto-Problemen?

Die Eidgenössische Zollverwaltung (BAZG) bietet mehrere Unterstützungskanäle für ZAZ-Kontoinhaber, einschliesslich Kundendienst, Regionalstellen und spezialisierter Beratung für komplexe Fälle. Bei Problemen oder Fragen zum ZAZ-Konto sollten Unternehmen wissen, an wen sie sich wenden können:

1. Kundenservice der BAZG: Der Kundenservice der Zollverwaltung steht für allgemeine Fragen und technische Probleme zur Verfügung.
2. Regionale Zollstellen: Bei spezifischen Fragen zu einzelnen Importen oder Exporten können regionale Zollstellen kontaktiert werden.
3. Externe Berater: Für komplexe Probleme oder umfangreiche Beratungen können externe Berater hinzugezogen werden.

Vorteile für eCommerce-Händler

eCommerce-Unternehmen profitieren erheblich von ZAZ-Konten aufgrund ihrer typischerweise hohen Transaktionsvolumina und des Bedarfs an rascher Zollabfertigung.

Für eCommerce-Händler bietet das ZAZ Konto besondere Vorteile:

1. Effiziente Abwicklung: Durch die zentrale Abrechnung können eCommerce-Händler ihre internationalen Geschäfte effizienter abwickeln.
2. Kosteneinsparungen: Die zentrale Verwaltung von Zollabgaben kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
3. Schnellere Zollabfertigung: Eine reibungslose Zollabwicklung führt zu kürzeren Lieferzeiten und zufriedeneren Kunden.
4. Bessere Übersicht: eCommerce-Händler erhalten eine klare Übersicht über ihre Zollabgaben und können so ihre Finanzen besser planen und verwalten.

Fiskalvertretung im Zusammenhang mit dem ZAZ Konto

Die Fiskalvertretung spielt im internationalen Handel eine entscheidende Rolle, insbesondere wenn es um die Abwicklung von Importen und Exporten in der Schweiz geht. In Kombination mit dem ZAZ Konto bietet die Fiskalvertretung ausländischen Unternehmen erhebliche Vorteile. Doch was genau versteht man unter Fiskalvertretung und wie funktioniert sie im Zusammenhang mit dem ZAZ Konto?

Definition der Fiskalvertretung

Fiskalvertretung bezeichnet die Praxis, dass ein inländischer Vertreter, oft ein spezialisiertes Treuhandunternehmen, für ein ausländisches Unternehmen die steuerlichen Pflichten übernimmt. Dies umfasst insbesondere die Abwicklung der Mehrwertsteuer und Zollformalitäten. Der Fiskalvertreter agiert als Mittler zwischen dem ausländischen Unternehmen und den Schweizer Behörden.

Bedeutung der Fiskalvertretung im internationalen Handel

Für ausländische Unternehmen, die in der Schweiz tätig sind, ist die Fiskalvertretung von grosser Bedeutung. Sie ermöglicht diesen Unternehmen, ihre steuerlichen Verpflichtungen effizient zu erfüllen, ohne selbst eine Niederlassung in der Schweiz zu unterhalten. Durch die Fiskalvertretung können ausländische Unternehmen sicherstellen, dass alle steuerlichen und zollrechtlichen Anforderungen korrekt und termingerecht erfüllt werden.

Fiskalvertretung und das ZAZ Konto

Das ZAZ Konto und die Fiskalvertretung ergänzen sich hervorragend, um die Zollabwicklung für ausländische Unternehmen zu vereinfachen. Hier sind einige zentrale Punkte, wie diese beiden Instrumente zusammenwirken:

1. Zentrale Abrechnung der Zollabgaben: Mit einem ZAZ Konto können sämtliche Zollabgaben zentral abgerechnet werden. Der Fiskalvertreter nutzt das ZAZ Konto, um alle anfallenden Gebühren und Abgaben für das ausländische Unternehmen zu verwalten. Dies umfasst Einfuhrzölle, Mehrwertsteuer und weitere zollbezogene Gebühren. Durch die zentrale Abwicklung werden administrative Prozesse vereinfacht und Fehler minimiert.
2. Transparenz und Kontrolle: Die Nutzung eines ZAZ Kontos in Kombination mit der Fiskalvertretung sorgt für eine hohe Transparenz bei den Zollabwicklungen. Das ausländische Unternehmen erhält detaillierte Berichte und Abrechnungen, die vom Fiskalvertreter vorbereitet werden. Diese Berichte ermöglichen eine präzise Nachverfolgung aller zollbezogenen Transaktionen und Kosten.
3. Vereinfachung der Mehrwertsteuerabwicklung: Ein wesentlicher Vorteil der Fiskalvertretung ist die effiziente Abwicklung der Mehrwertsteuer. Der Fiskalvertreter ist dafür verantwortlich, die Mehrwertsteuer zu berechnen, zu deklarieren und fristgerecht an die Schweizer Behörden abzuführen. Dies entlastet das ausländische Unternehmen von komplexen steuerlichen Verpflichtungen und reduziert das Risiko von Fehlern und Strafen.

Erfahren Sie mehr über die MWST-Registrierung und -Compliance in der Schweiz.

Vorteile der Fiskalvertretung im Zusammenhang mit dem ZAZ Konto

Die Kombination von Fiskalvertretung und ZAZ Konto bietet ausländischen Unternehmen zahlreiche Vorteile:

1. Administrative Entlastung: Die Übernahme der Zoll- und Steuerpflichten durch den Fiskalvertreter reduziert den administrativen Aufwand für das ausländische Unternehmen erheblich.
2. Rechtssicherheit: Der Fiskalvertreter stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen und Fristen eingehalten werden, wodurch das Risiko von Strafen und Sanktionen minimiert wird.
3. Effizienz: Durch die zentrale Abrechnung und die monatliche Konsolidierung der Zollabgaben über das ZAZ Konto werden Prozesse optimiert und die Effizienz gesteigert.
4. Kosteneinsparungen: Die korrekte und effiziente Abwicklung von Zoll- und Steuerpflichten kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
5. Transparenz: Detaillierte Berichte und Abrechnungen ermöglichen eine klare Übersicht über alle zoll- und steuerbezogenen Transaktionen und Ausgaben.
   
   

Voraussetzungen für die Fiskalvertretung

Um die Dienste eines Fiskalvertreters in Anspruch nehmen zu können, müssen ausländische Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Diese beinhalten:

• Ernennung eines Fiskalvertreters: Das ausländische Unternehmen muss einen in der Schweiz ansässigen Fiskalvertreter ernennen, der die steuerlichen und zollrechtlichen Pflichten übernimmt.
• Eröffnung eines ZAZ Kontos: Für die zentrale Abrechnung der Zollabgaben muss ein ZAZ Konto bei der Schweizer Zollverwaltung eröffnet werden.
• Registrierung bei den Steuerbehörden: Das ausländische Unternehmen muss bei den Schweizer Steuerbehörden registriert sein, um eine Mehrwertsteuernummer zu erhalten.

Wie hoch ist die Sicherheitsleistung für ein ZAZ-Konto?

Die Sicherheitsleistung für ein ZAZ-Konto beträgt mindestens CHF 2’000 (per April 2025), aber der tatsächlich erforderliche Betrag hängt von Ihren erwarteten Zollabgaben und MWST-Verpflichtungen ab.

Gemäss den BAZG-Richtlinien funktioniert die Berechnung wie folgt:

Für Zollabgaben: Der Sicherheitsbetrag wird mit 50% der durchschnittlichen Zollabgaben von zwei Wochen berechnet.

Für MWST: Wenn Sie bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung als mehrwertsteuerpflichtig registriert sind, beträgt die Sicherheit normalerweise mindestens 20% der innerhalb eines Zeitraums von 60 Tagen aufgelaufenen Mehrwertsteuer.

Die gesamte Sicherheitsleistung ist die Summe der Komponenten für Zollabgaben und MWST.

Unternehmen können ihre Sicherheitsleistung schätzen, indem sie diese Schritte befolgen:

1. Durchschnittliches Importvolumen bestimmen: Berechnen Sie das durchschnittliche Importvolumen und die Zollabgaben der letzten Wochen/Monate.
2. Zollkomponente berechnen: Nehmen Sie 50% Ihrer durchschnittlichen zweiwöchigen Zollabgaben.
3. MWST-Komponente berechnen: Nehmen Sie 20% der über einen Zeitraum von 60 Tagen aufgelaufenen MWST.
4. Minimum anwenden: Stellen Sie sicher, dass der Gesamtbetrag mindestens CHF 2’000 beträgt (das Minimum per April 2025).

Hinweis: Die Sicherheitsgrenze wird vom BAZG regelmässig überprüft. Falls erforderlich, können Sie aufgefordert werden, die Grenze basierend auf Ihren tatsächlichen Transaktionsvolumina zu erhöhen.

Zukunft der ZAZ-Konten: Übergang zu Passar 2.0 und GP-ID

Das ZAZ-Konto-System wird durch ein neues Business-Partner-ID-System (GP-ID) im Rahmen des Schweizer Zollmodernisierungsprogramms Passar 2.0 ersetzt.

Was ändert sich?

Gemäss den Passar-2.0-Richtlinien des BAZG umfasst der Übergang mehrere wichtige Änderungen:

• Neues Identifikationssystem: Die GP-ID (Geschäftspartner ID) ersetzt die aktuellen CSP-/ZAZ-Kontonummern.
• Selbstregistrierung erforderlich: Unternehmen müssen sich selbst im föderalen ePortal registrieren – es gibt keine automatische Migration von ZAZ-Konten zur GP-ID.
• Neue IT-Plattform: Das aktuelle e-dec-Import-System wechselt zu Passar 2.0.
• Verbesserte Sicherheitsleistungsregeln: Einführung des „Debitorenstatus“-Systems, das die allgemeine Sicherheitsleistungspflicht für zuverlässige Unternehmen mit guter Zahlungshistorie eliminieren kann. Stattdessen verwendet das BAZG gezielte, risikobasierte Massnahmen.
• Aktualisierte Dokumentenzustellung: Dokumente werden über die Chartera-Output-Applikation des ePortals oder über die B2B-Schnittstelle abgerufen, wobei separate Rechnungen für MWST und Zollabgaben als „Summaries“ gebündelt werden.
  

Was bleibt gleich?

Die Kernvorteile der zentralisierten Zollabrechnung bleiben intakt:

• Zahlungsfristen: Weiterhin 5 Tage für Zollabgaben, 60 Tage für MWST
• Konsolidierte Abrechnung: Monatliche Abrechnungszyklen bleiben bestehen
• Cashflow-Vorteile: Dieselben Liquiditätsvorteile durch aufgeschobene Zahlung
• Zielgruppe: Weiterhin für Unternehmen konzipiert, die regelmässig Waren importieren/exportieren

Zeitplan und Übergang

Der Übergang findet während einer Einführungsphase statt, die bis 2026-2027 läuft. Während dieser Zeit arbeiten sowohl das alte e-dec-/ZAZ-System als auch das neue Passar-/GP-ID-System parallel. Unternehmen können während der vereinbarten Übergangsphase wählen, wann sie wechseln.

Was sollten Unternehmen tun?

• BAZG-Kommunikation überwachen: Achten Sie auf detaillierte Anleitungen zum GP-ID-Übergang
• Im ePortal registrieren: Schliessen Sie Ihre Geschäftspartner-Registrierung ab, sobald das System verfügbar wird
• Ihren Übergang planen: Wählen Sie einen Übergangszeitpunkt, der für Ihr Unternehmen während des Einführungsfensters funktioniert
• Interne Systeme aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Zolldeklarations- und Buchhaltungssysteme für die neue GP-ID-Struktur bereit sind

Detaillierte Informationen werden vom BAZG weiterhin veröffentlicht, während die Passar-2.0-Einführung voranschreitet. Unternehmen, die derzeit ZAZ-Konten nutzen oder erwägen, sollten über diese Entwicklungen informiert bleiben, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.