Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG

Viele Unternehmer beginnen ihre Reise mit einer Einzelfirma. Sie ist einfach zu gründen, erfordert kein Mindestkapital und bietet vollständige Kontrolle. Aber mit dem Wachstum des Unternehmens wachsen auch die rechtlichen, finanziellen und reputationsbezogenen Anforderungen. Irgendwann wird die Umwandlung Ihres Unternehmens in eine andere Rechtsform – die Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG – zu einem logischen nächsten Schritt und bietet zahlreiche Vorteile.

Dieser Artikel erklärt, wann und warum die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH oder AG sinnvoll ist, welche rechtlichen Mechanismen dafür zur Verfügung stehen und wie Sie den Prozess korrekt durchführen können, während Sie unerwartete steuerliche Folgen vermeiden.

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Highlights

  • Einzelfirma haftet unbeschränkt, GmbH und AG schützen das Privatvermögen
  • Wachstum, Partnersuche oder Verkauf sprechen für eine Umwandlung in GmbH/AG
  • Die Umwandlung erfolgt nicht direkt, sondern über Sacheinlage oder Vermögensübertragung
  • Stille Reserven können steuerneutral übertragen werden, bei Einhaltung strenger Regeln
  • Mit Nexova gelingt die Umwandlung digital, effizient und rechtssicher ab CHF 2’290

Inhalt

  • Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG
  • Highlights & content
  • Verständnis von Einzelfirmen, GmbHs und AGs
  • Warum eine Einzelfirma in eine GmbH oder AG umwandeln?
  • Wann ist es Zeit für eine Umwandlung?
  • Können Sie eine Einzelfirma rechtlich in eine GmbH oder AG umwandeln?
  • Wie man eine Einzelfirma durch Sacheinlage umwandelt: Schritt-für-Schritt-Anleitung
  • Steuerliche Überlegungen
  • Welche Kosten entstehen bei der Umwandlung einer Einzelfirma?
  • Wie lange dauert die Umwandlung einer Einzelfirma?
  • Partnerschaft mit Nexova für eine mühelose digitale Umwandlung
  • FAQ
  • Über 150 Unternehmen vertrauen auf uns

Verständnis von Einzelfirmen, GmbHs und AGs

In der Schweiz sind die drei häufigsten Rechtsformen für kleine und mittlere Unternehmen die Einzelfirma, die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) und die AG (Aktiengesellschaft).

  • Eine Einzelfirma ist die einfachste Form, die von einer Einzelperson besessen und betrieben wird. Sie ist keine separate juristische Person, und daher haftet der Eigentümer vollständig für die Schulden und Verpflichtungen mit seinem persönlichen Vermögen.
  • Eine GmbH ist eine separate juristische Person mit beschränkter Haftung und einer Mindestkapitalanforderung von CHF 20’000, die zum Zeitpunkt der Gründung vollständig eingezahlt werden muss. Sie ist bei KMU beliebt und ermöglicht mehrere Eigentümer (Gesellschafter).
  • Eine AG ist ebenfalls eine separate juristische Person, aber mit einer höheren Mindestkapitalanforderung. Das gesamte Aktienkapital muss mindestens CHF 100’000 betragen, aber nur 20% des Aktienkapitals oder CHF 50’000 (je nachdem, was höher ist) müssen bei der Gründung eingezahlt werden. Sie bietet die grösste Flexibilität bei der Ausgabe von Aktien und der Gewinnung von Investoren.

Hier ist ein zusammengefasster Vergleich der drei Rechtsformen:

Vergleich der Rechtsformen

Merkmal
  • Rechtsstatus
  • Haftung
  • Mindestkapital
  • Eigentumsstruktur
  • Besteuerung
  • Firmenname-Anforderungen
Einzelfirma
  • Keine juristische Person
  • Unbeschränkt mit dem Privatvermögen
  • Keines
  • Einzeleigentümer
  • Gewinn wird direkt als Einkommen versteuert
  • Muss Nachnamen enthalten
GmbH
  • Separate juristische Person
  • Beschränkt auf das Gesellschaftsvermögen (Stammkapital)
  • CHF 20’000
  • Ein oder mehrere Gesellschafter
  • Eigene Besteuerung der Gesellschaft, Lohn und Dividenden beim Inhaber
  • Freie Wahl + „GmbH“ Zusatz
AG
  • Separate juristische Person
  • Beschränkt auf das Gesellschaftsvermögen (Aktienkapital)
  • CHF 100’000 (mind. CHF 50’000 eingezahlt)
  • Ein oder mehrere Aktionäre
  • Eigene Besteuerung der Gesellschaft, Lohn und Dividenden beim Inhaber
  • Freie Wahl + „AG“ Zusatz

Lesen Sie hier für einen detaillierteren Vergleich der Rechtsformen in der Schweiz.

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Warum eine Einzelfirma in eine GmbH oder AG umwandeln?

Wenn Sie Ihre Einzelfirma über die Jahre erfolgreich aufgebaut haben, ist die Umwandlung in eine GmbH oder AG meist ein logischer strategischer Schritt, der das Wachstum und die Reife Ihres Unternehmens widerspiegelt. Mit steigenden Umsätzen, erweiterten Risiken und langfristigen Planungsüberlegungen entspricht die Einzelfirma-Struktur möglicherweise nicht mehr Ihren Bedürfnissen.

Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum sich Unternehmer in der Schweiz für den Wechsel entscheiden:

  1. Beschränkte Haftung: Bei einer Einzelfirma haften Sie persönlich für alle Geschäftsschulden und Verpflichtungen. Das bedeutet, dass Ihre persönlichen Ersparnisse, Immobilien und Vermögenswerte direkt gefährdet sind. Bei einer GmbH oder AG ist die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt, obwohl es einige Ausnahmen gibt, bei denen diese beschränkte Haftung nicht gilt. Dennoch stellt dies in den meisten Fällen eine erhebliche Risikoreduktion dar, insbesondere wenn Ihr finanzielles Engagement wächst.
  2. Professionelles Image: Eine GmbH oder AG vermittelt grössere Stabilität und Seriosität. Viele Kunden, Lieferanten und Banken betrachten juristische Personen als vertrauenswürdiger und zuverlässiger. Dies kann Möglichkeiten für bessere Geschäftsbeziehungen, günstigere Kreditkonditionen und grössere Verträge schaffen.
  3. Steuerliche Flexibilität: Einzelunternehmer werden auf ihren gesamten Geschäftsgewinn als persönliches Einkommen besteuert, was zu hohen Steuerlasten führen kann, besonders in Kombination mit anderen Einkommensquellen. Eine juristische Person wird separat besteuert, und Sie können Steuern mit der richtigen Mischung aus Lohn und Dividenden optimieren, oder durch andere Vorteile wie Teilbesteuerung von Dividenden, steuerfreie Kapitalgewinne, Spesenerstattungen usw.
  4. Pensionsplanung: Während Pensionsbeiträge als Einzelunternehmer optional sind, werden sie obligatorisch, wenn Sie bei Ihrer eigenen GmbH oder AG angestellt sind. Dies erzwingt eine gewisse Disziplin in Ihrer Finanzplanung und beseitigt das Risiko, die Altersvorsorge aufgrund von Vergesslichkeit oder kurzfristigen Prioritäten aufzuschieben. Es ermöglicht auch steuerlich abzugsfähige Beiträge durch strukturierte Lohnzahlungen. Nexova kann Sie bei der Wahl der richtigen Pensionskasse für Ihr Unternehmen unterstützen.
  5. Partner gewinnen: Einzelunternehmens können keine Aktien ausgeben oder formell Partner aufnehmen. Eine GmbH oder AG macht es einfach, Mitgründer, Mitarbeiter oder Investoren durch Eigenkapitalanteile zu gewinnen. Dies ist essentiell für die Skalierung und Nachfolgeplanung.
  6. Nachfolge oder Verkauf: Wenn Sie planen, das Unternehmen zu verkaufen oder zu übertragen, ist dies durch eine GmbH oder AG viel einfacher. Sie können Aktien übertragen, anstatt den Verkauf jedes einzelnen Vermögenswerts zu verhandeln, was rechtlich und administrativ sauberer ist.
  7. Firmenname-Freiheit: Einzelfirmen müssen den Nachnamen des Eigentümers im offiziellen Namen enthalten. Eine GmbH oder AG ermöglicht mehr Freiheit und Branding-Flexibilität. Sie können einen marktfähigeren, professionelleren Firmennamen wählen, solange der erforderliche Zusatz (GmbH oder AG) enthalten ist.

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Wann ist es Zeit für eine Umwandlung?

Die Umwandlung Ihrer Rechtsform von einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG hat eindeutig viele Vorteile, bringt aber auch zusätzliche Komplexität mit sich – mehr Verwaltung, strengere Berichterstattung und Mindestkapitalanforderungen. Wann ist es also wirklich lohnenswert, den Prozess durchzuführen?

Hier sind häufige Signale, die darauf hindeuten, dass es Zeit für den Wechsel ist:

  • Ihr Umsatz übersteigt CHF 100’000/Jahr: Höhere Umsätze bedeuten höhere Exposition gegenüber finanziellen und steuerlichen Risiken. Die Gründung einer juristischen Person bietet eine effizientere Steuerstruktur und trennt Ihre Geschäftsfinanzen von Ihren persönlichen Verpflichtungen.
  • Sie stellen Mitarbeiter ein: Sobald Sie Arbeitgeber werden, steigen Ihre rechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verantwortlichkeiten. Eine GmbH oder AG zu haben bietet einen klareren Rahmen für Arbeitsverhältnisse und reduziert Ihre persönliche Haftung.
  • Sie wollen Partner oder Investoren einbinden: Eine Einzelfirma kann keine Aktien ausgeben oder Miteigentümer aufnehmen. Die Gründung einer juristischen Person ermöglicht geteiltes Eigentum, formalisierte Eigenkapitalanteile und potenzielle Kapitalerhöhungen.
  • Sie gehen rechtliche oder finanzielle Risiken ein: Aktivitäten wie das Unterzeichnen grösserer Verträge, die Anmietung von Büroräumen und die Aufnahme von Krediten bergen alle Haftungsrisiken. Eine Kapitalgesellschaft schützt Ihr persönliches Vermögen vor Ansprüchen.
  • Sie planen für Nachfolge oder Verkauf: Der Verkauf einer GmbH oder AG ist rechtlich einfacher als der Verkauf einer Einzelfirma. Der Käufer kann Aktien erwerben anstatt einzelne Vermögenswerte, was für alle Beteiligten sauberer und legitimer ist.

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Können Sie eine Einzelfirma rechtlich in eine GmbH oder AG umwandeln?

Wir haben jetzt betrachtet, warum Sie Ihre Einzelfirma in eine formelle juristische Person wie eine GmbH oder AG umwandeln möchten, aber es bleibt die Frage: können Sie das tatsächlich tun?

Die Antwort könnte Sie überraschen: Streng genommen können Sie eine Einzelfirma nicht direkt in eine GmbH oder AG „umwandeln“.

Warum nicht? Eine Einzelfirma ist keine juristische Person – daher fehlt die rechtliche Struktur, die man formell umwandeln könnte.

Das gesagt, gibt es zwei rechtliche Umgehungslösungen, die es Ihnen ermöglichen, dasselbe Ergebnis zu erzielen, indem Sie Ihre Geschäftsvermögenswerte in eine neu gegründete Gesellschaft übertragen. So funktioniert es:

Option 1: Umwandlung durch Sacheinlage (Art. 634 OR)

Der häufigste und praktischste Weg, Ihre Einzelunternehmen in eine formelle juristische Person zu „umwandeln“, ist die Gründung einer neuen Gesellschaft mit Sacheinlagen (Art. 634 OR), auch bekannt als „qualifizierte Gründung“. Hier bringt der Einzelunternehmer seine Geschäftsvermögenswerte als „Sacheinlage“ in die neu gegründete GmbH oder AG ein. Der Wert dieser Vermögenswerte wird verwendet, um die Mindestkapitalanforderung (z.B. CHF 20’000 für eine GmbH) zu erfüllen, und im Gegenzug erhält der Eigentümer Anteile.

Beispielsweise könnte ein Geschäftsinhaber ein Fahrzeug im Wert von CHF 12’000 und IT-Ausrüstung im Wert von CHF 8’000 einbringen, um das erforderliche Stammkapital zu decken, das für eine GmbH erforderlich ist.

Der Wert der Vermögenswerte muss durch einen zugelassenen Revisor überprüft werden, und ein Gründungsbericht und eine Sacheinlagevertrag müssen erstellt werden.

Diese Methode ist die flexiblere Option und für die meisten KMU-Umwandlungen geeignet.

Option 2: Umwandlung durch Vermögensübertragung (Art. 69 FusG)

Eine alternative (weniger häufige) Option ist die Umwandlung durch Vermögensübertragung unter Artikel 69 des Fusionsgesetzes (FusG). Dies ermöglicht es Ihnen, alle oder einen Teil der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten Ihrer Einzelfirma formell auf eine neu gegründete GmbH oder AG zu übertragen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Einzelfirma im Handelsregister eingetragen ist.

Die Anforderungen für eine Übertragung unter Art. 69 FusG umfassen:

  • Ein bestehender Eintrag im Handelsregister für die Einzelfirma
  • Führung der doppelten Buchführung
  • Erstellte Jahresabschlüsse innerhalb der letzten sechs Monate (oder sonst eine geprüfte Zwischenbilanz)
  • Eine öffentliche Urkunde
  • Übertragung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten (jeder Nettowert, der das eingetragene Stammkapital übersteigt, kann als Darlehen der Gründer oder als Kapitalrücklagen verbucht werden)

Dieser Weg wird oft im Kontext von Nachfolge, Unternehmensverkauf oder komplexeren Umstrukturierungen gewählt. Wenn alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten übertragen werden, wird die Einzelfirma in der Regel gelöscht. Wenn nur ein Teil übertragen wird, kann die Einzelfirma weiterhin bestehen.

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Wie man eine Einzelfirma durch Sacheinlage umwandelt: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie eine Umwandlung mit der Sacheinlage-Methode durchführen, dem häufigsten und praktischsten Ansatz für Schweizer KMU. Diese Methode ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsvermögenswerte indirekt auf eine neu gegründete GmbH oder AG im Austausch gegen Anteile zu übertragen, ohne zusätzliches Kapital in bar einzahlen zu müssen.

1. Rechtsform und Zeitpunkt bestimmen

Bevor Sie etwas anderes tun, müssen Sie entscheiden, in welche Rechtsform Sie Ihr Unternehmen umwandeln möchten. Es gibt Vor- und Nachteile sowohl für eine AG als auch für eine GmbH. Für die meisten KMU ist jedoch die Gründung einer GmbH die praktischere und kostengünstigere Wahl aufgrund ihrer niedrigeren Kapitalanforderungen und einfacheren Struktur. Eine AG könnte geeigneter sein, wenn Sie planen, externe Investoren zu gewinnen oder Aktien breiter auszugeben, oder wenn Sie grössere Glaubwürdigkeit suchen.

Sobald Sie sich für die Rechtsform entschieden haben, überlegen Sie den Zeitpunkt der Umwandlung. Der beste Zeitpunkt für eine Umwandlung ist im Allgemeinen zu Beginn des Geschäftsjahres für eine saubere und konsistente Buchführung.

Wenn die Umwandlung im Laufe des Jahres erfolgt, dürfen die zugrunde liegenden Finanzzahlen (Jahresabschluss) nicht älter als sechs Monate sein – andernfalls ist eine geprüfte Zwischenbilanz erforderlich. Für rückwirkende Umwandlungen stellen Sie sicher, dass alle Dokumente bis zum 30. Juni beim Handelsregister eingereicht werden.

2. Finanzielle Dokumentation vorbereiten

Für die Gründung einer GmbH oder AG mittels Sacheinlage benötigen Sie eine Reihe von Finanzunterlagen, um den Wert der eingebrachten Vermögenswerte korrekt zu dokumentieren und prüfen zu lassen:

  • Jahres- oder Zwischenabschluss: Wenn der letzte Jahresabschluss älter als sechs Monate ist, muss eine geprüfte Zwischenbilanz erstellt werden. Diese Unterlagen dienen als Grundlage zur Bewertung des Eigenkapitals und der eingebrachten Aktiven.
  • Liste der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten: Eine vollständige Aufstellung aller Vermögenswerte und Verbindlichkeiten ist erforderlich, um transparent darzustellen, was auf die neue Gesellschaft übertragen wird.
  • Debitoren- und Kreditorenliste: Ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten müssen für vollständige Transparenz und rechtliche Genauigkeit aufgelistet werden.
  • Unterschriebenes Kassenbuch: Das Kassenbuch dient als Nachweis über den vorhandenen Bargeldbestand.
  • Kontoauszüge und Erklärungen für ungewöhnliche Einnahmen oder Bewegungen: Kontoauszüge sowie kurze Erklärungen zu einmaligen oder ungewöhnlichen Einnahmen und Ausgaben helfen, die Finanzlage nachvollziehbar und plausibel darzustellen.

3. Stammkapital und Eigenkapitalstruktur bestimmen

Das Eigenkapital Ihrer Einzelfirma bildet die Basis für das erforderliche Kapital der neuen GmbH oder AG. Zum Beispiel:

  • Wenn Ihr Eigenkapital CHF 26’000 beträgt, können Sie das Nettovermögen direkt verwenden, um eine GmbH zu gründen, die ein Mindeststammkapital von CHF 20’000 hat.
  • Um eine AG zu gründen, benötigen Sie mindestens CHF 50’000 eingezahltes Aktienkapital. Wenn das Eigenkapital Ihrer Einzelunternehmen unter dieser Schwelle liegt, müssen Sie zusätzliches Bargeld oder Vermögenswerte einbringen, um das Minimum zu erreichen.

Die Gründungsdokumente und die Zuteilung der Anteile müssen diese Kapitalstruktur korrekt abbilden. Bei mehreren Gründern wird auf dieser Basis auch die Eigentumsverteilung festgelegt.4. Rechtliche Gründungsdokumente vorbereiten

Der nächste Schritt ist die Vorbereitung aller rechtlich erforderlichen Dokumente für eine qualifizierte Gründung. Diese umfassen:

  • Sacheinlagevertrag: Dieser beschreibt die spezifischen Vermögenswerte, die in die Gesellschaft eingebracht werden, ihren vereinbarten Wert und die Entschädigung (typischerweise Stamm- oder Aktienkapital), die der Gründer im Gegenzug erhält. Je nach Art der eingebrachten Vermögenswerte (z. B. Liegenschaften) ist eine öffentliche Beurkundung erforderlich (Art. 634 OR). (Art. 634 OR).
  • Gründungsbericht: Ergänzend zum Sacheinlagevertrag enthält dieser Bericht eine detaillierte Beschreibung der eingebrachten Aktiven, inklusive Zustand, Bewertungsmethode und Herleitung des Werts (Art. 635 OR)
  • Statuten: Die rechtlichen Grundlagen der Gesellschaft, einschliesslich Firma, Zweck, Höhe des Stamm- bzw. Aktienkapitals, Organe und Entscheidungsprozesse.
  • Zuteilung der Anteile (bei mehreren Gründern): In diesem Schritt wird festgelegt, wie das Stamm- oder Aktienkapital auf die Gesellschafter oder Aktionäre verteilt wird und ob besondere Rechte oder Einschränkungen gelten.
  • Prüfungsbestätigung: Ein zugelassener Revisor muss den Gründungsbericht sowie die Bewertung der Sacheinlagen prüfen und schriftlich bestätigen, dass die Angaben vollständig, korrekt und sachlich begründet sind (Art. 635a OR).

5. Beurkundung und Einreichung beim Handelsregister

Sobald alle erforderlichen Gründungsunterlagen erstellt und von einem zugelassenen Revisor geprüft wurden, müssen die beurkundungspflichtigen Dokumente – insbesondere die Statuten und gegebenenfalls der Sacheinlagevertrag – durch einen Schweizer Notar öffentlich beurkundet werden.

Anschliessend sind sämtliche Unterlagen – einschliesslich Sacheinlagevertrag, Gründungsbericht, Prüfungsbestätigung, Statuten sowie Ausweiskopien der Gründer – beim zuständigen kantonalen Handelsregisteramt einzureichen.

Die Gründung wird rechtlich wirksam, sobald die neue GmbH oder AG im Handelsregister eingetragen ist. Sofern das gesamte Geschäft übertragen wurde, sollte gleichzeitig die Löschung der bisherigen Einzelfirma beantragt werden.

6. Behörden und Partner benachrichtigen

Nach der Eintragung der neuen Gesellschaft im Handelsregister sollten alle relevanten Behörden, Vertragspartner und involvierten Stellen über die Umwandlung informiert werden. Dieser Schritt ist wichtig, um die rechtliche und betriebliche Kontinuität sicherzustellen. Zu den wesentlichen Massnahmen gehören:

  • Benachrichtigung der AHV-Ausgleichskasse und Koordination der Übertragung der bisherigen Sozialversicherungsbeiträge auf die neue Gesellschaft
  • Meldung an die MWST-Abteilung der ESTV und Einreichung von Formular 764, um das MWST-Meldeverfahren gemäss Art. 38 MWSTG zu beantragen
  • Aktualisierung der Bankverbindung sowie Information an bestehende Versicherungsanbieter über die neue juristische Person
  • Information wichtiger Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden über die neue Gesellschaft und deren neue Firmendaten
  • Anpassung bestehender Arbeitsverträge, sofern Mitarbeitende übernommen werden, um den neuen Arbeitgeber korrekt auszuweisen

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Steuerliche Überlegungen

Was sind stille Reserven und welche Rolle spielen sie?

Stille Reserven sind die Differenz zwischen dem Buchwert eines Vermögenswerts und seinem tatsächlichen Marktwert. Zum Beispiel hat eine Maschine, die mit CHF 5’000 verbucht, aber CHF 12’000 wert ist, eine stille Reserve von CHF 7’000. Auch immaterielle Werte wie Goodwill oder Markenrechte können stille Reserven darstellen.

Bei der Umwandlung in eine GmbH oder AG können diese Reserven steuerneutral auf die neue Gesellschaft übertragen werden, vorausgesetzt die Bedingungen nach Art. 19 Abs. 1 DBG sind erfüllt:

  • Die neu gegründete GmbH oder AG muss in der Schweiz steuerpflichtig bleiben
  • die steuerlich massgebenden Werte werden unverändert in die neue Gesellschaft übernommen (keine Aufwertung).
  • Es müssen nicht nur einzelne Vermögenswerte, sondern eine als Einheit funktionierende Gesamtheit von Aktiven und Passiven – also ein operativ eigenständiger Betrieb oder Teilbetrieb – eingebracht werden.

Jedoch verhängt Art. 19 Abs. 2 DBG eine fünfjährige Sperrfrist. Wenn der Gründer seine Anteile innerhalb dieser Frist veräussert, werden die zuvor aufgeschobenen stillen Reserven nachträglich als steuerbarer Einkommensteil erfasst. Diese Regelung verhindert missbräuchliche Steuerumgehungen durch kurzfristigen Verkauf nach Umwandlung.

Was passiert, wenn Sie Freizügigkeitsleistungen für die Gründung Ihrer Einzelfirma verwendet haben?

Wenn Sie Freizügigkeitsleistungen zur Gründung Ihrer Einzelfirma bezogen haben, seien Sie vorsichtig mit einer zu frühen Umwandlung in eine GmbH oder AG.

Ein steuerfreier Bezug ist nur dann zulässig, wenn eine echte und dauerhafte Selbständigkeit vorliegt – also keine obligatorische Unterstellung unter die berufliche Vorsorge (BVG) besteht. Mit der Gründung einer GmbH oder AG gelten Sie wieder als arbeitnehmende Person Ihrer eigenen Firma, wodurch rückwirkend eine Steuerpflicht auf dem Vorbezug ausgelöst werden kann, wenn die Selbständigkeit nicht lange genug bestand.

Um dieses Risiko zu reduzieren, wird allgemein empfohlen, mindestens drei Steuerjahre nach dem Bezug von Freizügigkeitsleistungen zu warten, bevor Sie eine GmbH oder AG gründen. Dies hilft zu zeigen, dass Ihre Selbständigkeit legitim war und nicht nur eine kurzfristige Brücke zur Steuervermeidung.

Welche MWST-Konsequenzen ergeben sich bei der Übertragung von Vermögenswerten an eine GmbH oder AG?

Falls Ihre Einzelunternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, unterliegt die Übertragung von Vermögenswerten an die neue Gesellschaft technisch der Mehrwertsteuer. Normalerweise müssten Sie auf die Übertragung MWST berechnen (Umsatzsteuer) und die GmbH oder AG würde diese zurückfordern (Vorsteuer). Da dies ein Nullsummenspiel darstellt, führt es zu unnötigem Verwaltungsaufwand.

Um dies zu vermeiden, ermöglicht Art. 38 Abs. 1 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) die Anwendung des Meldeverfahrens. Dies ermöglicht eine mehrwertsteuerneutrale Übertragung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten zwischen zwei mehrwertsteuerpflichtigen Parteien (z.B. von Ihrer Einzelunternehmen an Ihre neue GmbH).

Um dafür zu qualifizieren:

  • Sowohl die Einzelunternehmen als auch die neue Gesellschaft müssen mehrwertsteuerpflichtig sein
  • Die Parteien müssen eng verbunden sein (z.B. derselbe wirtschaftliche Eigentümer)
  • Sie müssen Formular 764 bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) als Teil des Umwandlungsprozesses einreichen

Die Anwendung des Meldeverfahrens vermeidet unnötige Mehrwertsteuerzahlungen und gewährleistet einen sauberen Übergang der Steuerverpflichtungen Ihres Unternehmens.

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Welche Kosten entstehen bei der Umwandlung einer Einzelfirma?

Die Überführung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG verursacht verschiedene Kosten, die je nach Gründungsform und individueller Situation variieren können. Bei einer Gründung mittels Sacheinlage fallen insbesondere Notariats-, Revisions- und Handelsregistergebühren an. Die typischen Basiskosten setzen sich wie folgt zusammen:

Hier ist eine klare Übersicht der zu erwartenden Hauptkosten:

Übersicht der zu erwartenden Hauptkosten

Position
  • Gründung mit Sacheinlage (inkl. Notarkosten)
  • Prüfungsbericht durch Revisor (Durchschnitt)
  • Handelsregistergebühren
  • Gesamtkosten Basispaket
Geschätzte Kosten in CHF
  • 1’090
  • 600
  • 600
  • 2’290

Zusätzlich zu diesen Grundkosten müssen Sie möglicherweise weitere Zusatzkosten einplanen, abhängig von Ihrer spezifischen Situation und Ihren Bedürfnissen. Diese können umfassen:

  • Nominee-Direktor-Dienstleistungen (falls kein Mitglied der Geschäftsführung einen Wohnsitz in der Schweiz hat)
  • Juristische Beratung, etwa zur Anpassung von Verträgen oder Arbeitsverhältnissen
  • Öffentliche Beurkundung bei Grundstücksübertragungen
  • Beratung oder Einrichtung einer Pensionskasse, sofern ein Arbeitsverhältnis mit BVG-Pflicht entsteht

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Preise

Wie lange dauert die Umwandlung einer Einzelfirma?

Die Dauer des Umwandlungsprozesses hängt im Wesentlichen davon ab, wie rasch die erforderlichen Unterlagen aufbereitet und das Geschäftskonto eröffnet werden. Auch die Bearbeitungszeiten der Handelsregisterämter variieren je nach Kanton. Bei guter Vorbereitung beträgt die Gesamtdauer in der Regel zwischen zwei und drei Wochen.

Ein typischer Zeitplan für die Umwandlung könnte wie folgt aussehen:

Typischer Zeitplan für die Umwandlung

Schritt
  • Vorbereitung der Gründungsunterlagen
  • Erstellung des Jahres- oder Zwischenabschlusses
  • Prüfungsbericht durch zugelassenen Revisor
  • Handelsregistereintrag (kantonale Bearbeitung)
  • Typische Gesamtdauer
Dauer
  • ca. 3 Tage
  • ca. 3 Tage
  • ca. 3 Tage
  • ca. 10 Tage
  • ca. 16 Tage

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Partnerschaft mit Nexova für eine mühelose digitale Umwandlung

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Die Umwandlung Ihrer Einzelfirma in eine GmbH oder AG ist ein grosser Schritt – aber mit Nexova muss er kein Hindernis sein. Wir haben bereits zahlreiche Schweizer Unternehmer durch diesen Prozess begleitet: effizient, digital und ohne den üblichen Papierkram.

Das erwartet Sie bei einer Zusammenarbeit mit uns:

  • Vollständig digitales Onboarding: Vom Erstkontakt bis zur Handelsregistereintragung wickeln wir den gesamten Prozess online ab – keine physischen Treffen, kein unnötiger Papieraufwand.
  • Digitale Beurkundung und Dokumentenvorbereitung: Wir unterstützen Sie bei der Erstellung aller erforderlichen Unterlagen und koordinieren die öffentliche Beurkundung bequem per Videokonferenz – rechtssicher und ortsunabhängig.
  • Prüfung und Finanzbewertung inklusive: Unsere lizenzierten Partner übernehmen die Prüfung Ihrer Zwischenbilanz und des Sacheinlagevertrags und stellen die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben sicher.
  • Effiziente Handelsregistereinreichung: Wir bereiten sämtliche Dokumente vollständig auf, reichen sie beim zuständigen Handelsregisteramt ein und begleiten den Prozess bis zur Eintragung Ihrer neuen Gesellschaft.
  • Klare, transparente Preisstruktur: Sie wissen von Anfang an, welche Kosten auf Sie zukommen – eine Standardumwandlung beläuft sich in der Regel auf rund CHF 2’290, inklusive Notargebühren, Prüfungsbericht und Handelsregisterkosten.

Ob Sie Ihr Unternehmen weiterentwickeln, Investoren aufnehmen oder Ihre persönliche Haftung reduzieren möchten – wir begleiten Sie durch jeden Schritt und machen Ihre Umwandlung rechtssicher und unkompliziert.

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FAQ

Antworten auf einen Klick

Kann ich eine Einzelfirma rückwirkend in eine GmbH oder AG umwandeln?

Ja, eine rückwirkende Umwandlung ist möglich, aber nur innerhalb strenger Fristen. Falls Ihre Jahresrechnung nicht älter als sechs Monate ist und alle Dokumente bis zum 30. Juni beim Handelsregister eingereicht werden, kann die Umwandlung rückwirkend zum 1. Januar desselben Jahres anerkannt werden.

Wenn Sie jedoch die Frist vom 30. Juni verpassen, wird die Umwandlung erst ab dem tatsächlichen Registrierungsdatum wirksam.

Was ist der Unterschied zwischen Sacheinlage und Vermögensübernahme?

Beide Methoden ermöglichen die Übertragung von Geschäftsvermögen in eine neue Gesellschaft – unterscheiden sich aber im rechtlichen Ablauf:

– Bei der Sacheinlage bringt der Einzelunternehmer gezielt bestimmte Vermögenswerte (z. B. Inventar, Fahrzeuge) in die GmbH oder AG ein und erhält dafür Stammanteile oder Aktien.

– Die Vermögensübernahme nach Art. 69 FusG ist eine formelle, umfassendere Übertragung von Aktiven und Passiven – meist verwendet, wenn die Einzelfirma im Handelsregister eingetragen ist und Vertragskontinuität wichtig ist (z. B. bei Mietverhältnissen oder Dauerschuldverhältnissen).

Was ist, wenn das Eigenkapital meiner Einzelfirma unter CHF 20.000 liegt?

Falls das Eigenkapital Ihres Unternehmens unter dem CHF 20.000 Minimum liegt, das für die Gründung einer GmbH erforderlich ist, können Sie trotzdem mit der Gründung durch Sacheinlage fortfahren, müssen aber zusätzliches Kapital in bar oder Vermögenswerten einbringen, um die erforderliche Schwelle zu erreichen. Es lohnt sich auch, Ihre Vermögensbewertungen zu überprüfen, da manchmal Zwischenabschlüsse oder ein aktualisiertes Inventar höhere Vermögenswerte aufzeigen können, die helfen, die Lücke zu schliessen.

Kann ich nur einen Teil der Vermögenswerte einbringen?

Ja. Falls Sie die Sacheinlage-Methode verwenden, können Sie wählen, welche Vermögenswerte Sie an die neue GmbH oder AG einbringen. Die einzige Anforderung ist, dass der Gesamtwert der eingebrachten Vermögenswerte und des Bargeldes die Mindestkapitalanforderung erfüllt (CHF 20.000 für eine GmbH, CHF 50.000 eingezahlt für eine AG).

Für eine Vermögensübernahme nach Art. 69 FusG haben Sie ebenfalls die Flexibilität, alle oder einen Teil der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten Ihrer Einzelfirma zu übertragen. Falls nur ein Teil übertragen wird, kann Ihre Einzelfirma neben der neuen Gesellschaft weiterbestehen.

Muss meine Einzelfirma vor der Umwandlung im Handelsregister eingetragen sein?

Nur wenn Sie die Vermögensübertragung gemäss Art. 69 FusG nutzen möchten, ist eine vorgängige Eintragung der Einzelfirma im Handelsregister zwingend.

Für eine Gründung mittels Sacheinlage ist keine Handelsregistereintragung erforderlich.

Was passiert mit bestehenden Verträgen und Angestellten?

Bestehende Verträge mit Kunden, Lieferanten oder Vermietern gehen nicht automatisch auf die neue GmbH oder AG über. Sie müssen entweder formell übertragen oder neu abgeschlossen werden.

Bei Angestellten bleiben die Arbeitsverhältnisse grundsätzlich bestehen, jedoch müssen die Verträge angepasst werden, um den neuen Arbeitgeber (GmbH oder AG) korrekt auszuweisen. Auch die AHV-Ausgleichskasse und die Pensionskasse sind entsprechend zu informieren. 

Kann ich die Umwandlung selbst durchführen oder benötige ich Hilfe?

Obwohl es technisch möglich ist, die Umwandlung selbst zu verwalten, beinhaltet sie mehrere rechtliche, finanzielle und steuerliche Komplexitäten — einschliesslich Prüfungen, notariell beglaubigte Urkunden und Compliance mit schweizerischem Gesellschaftsrecht und Steuervorschriften.

Hier kommt Nexova ins Spiel. Wir bieten End-to-End-Unterstützung, von der Vorbereitung Ihrer Gründungsunterlagen bis zur Koordination der Prüfung und öffentlichen Beurkundung und der digitalen Einreichung beim Handelsregister. Das bedeutet, Sie können sich auf Ihr Geschäft konzentrieren und den lästigen Papierkram uns überlassen.

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