Änderung der Domiziladresse eines Unternehmens im Handelsregister

Unternehmerinnen und Unternehmer in der Schweiz müssen sich über die administrativen Anforderungen und die rechtlichen Auswirkungen einer Änderung der Domiziladresse ihres Unternehmens im Klaren sein. Unabhängig davon, ob sie innerhalb derselben Gemeinde, in eine andere Gemeinde desselben Kantons oder über die Kantonsgrenzen hinweg umziehen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre neue Adresse ordnungsgemäss im Handelsregister eingetragen ist.

Die Komplexität des Verfahrens hängt von der Art des Unternehmens und dem Umfang der Domiziländerung ab. Manche Änderungen erfordern nur eine einfache Adressaktualisierung, während andere eine Änderung der Statuten, eine notarielle Beglaubigung und eine Neueintragung in einem neuen Kanton erfordern. In diesem Leitfaden werden die verschiedenen Szenarien und Anforderungen, die mit der Änderung der Domiziladresse eines Unternehmens verbunden sind, Schritt für Schritt erläutert.

Definition der Schlüsselbegriffe: „Juristischer Sitz“ vs. „Eingetragener Sitz“

Bevor wir die Schritte zur Änderung des Firmensitzes erörtern, ist es wichtig, zwischen zwei Schlüsselbegriffen zu unterscheiden:

• Juristischer Sitz (Rechtsdomizil): Dies bezieht sich auf die offizielle juristische Adresse des Unternehmens, die bestimmt, wo es für den offiziellen Schriftverkehr erreichbar ist.
• Eingetragener Sitz: Dies bezieht sich auf die politische Gemeinde, in der das Unternehmen eingetragen ist und von der aus es verwaltet wird. Jede Änderung des eingetragenen Sitzes erfordert eine Aktualisierung der Statuten des Unternehmens (bei AGs und GmbHs) und kann zusätzliche rechtliche Schritte nach sich ziehen.

Es ist wichtig, diese Unterscheidung zu verstehen. Während alle Adressänderungen das Rechtsdomizil betreffen, können einige auch die Verlegung des Sitzes in eine neue Gemeinde oder einen neuen Kanton beinhalten.

Welche rechtlichen und verwaltungstechnischen Konsequenzen ergeben sich bei einer Firmensitzverlegung in der Schweiz?

Bei einer Sitzverlegung in der Schweiz ergeben sich folgende rechtliche und verwaltungstechnische Auswirkungen:

• Statutenänderung:
  Bei einer Aktiengesellschaft (AG) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) muss der in den Statuten festgelegte eingetragene Sitz angepasst werden. Dies erfordert in der Regel einen Beschluss der Generalversammlung sowie eine notarielle Beurkundung.
• Handelsregisteränderung:
  Jede Sitzverlegung ist dem zuständigen kantonalen Handelsregister anzuzeigen. Bei einem Umzug in einen anderen Kanton erfolgt gleichzeitig eine Abmeldung beim bisherigen und eine Neuanmeldung beim neuen kantonalen Handelsregister.
• Mitteilung an die Beteiligten:
  Es ist wichtig, Aktionäre, Mitarbeitende, Geschäftspartner und Kunden über die neue Adresse zu informieren, um betriebliche Störungen zu vermeiden.
• Auswirkungen auf Bewilligungen und Lizenzen:
  Je nach Branche können für den neuen Standort zusätzliche lokale Bewilligungen erforderlich sein. Unternehmen sollten sich bei den zuständigen kantonalen Behörden erkundigen, ob bestehende Genehmigungen angepasst oder neu beantragt werden müssen.
• Steuerliche Aspekte:
  Da Kantone in der Schweiz unterschiedliche Steuersätze und Regelungen haben, kann eine Sitzverlegung auch steuerrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Eine Überprüfung der steuerlichen Rahmenbedingungen am neuen Standort ist daher ratsam.

Änderung der Sitzadresse Ihres Unternehmens: drei Szenarien

Die Komplexität, die mit der Änderung der Sitzadresse eines Unternehmens verbunden ist, hängt davon ab, ob die Änderung nur das Rechtsdomizil oder auch den eingetragenen Sitz betrifft. Es gibt drei Hauptszenarien:

1. Wechsel des Rechtsdomizils innerhalb der gleichen Gemeinde

Ändert sich nur der rechtliche Sitz des Unternehmens, während der eingetragene Sitz gleich bleibt, ist das Verfahren relativ einfach.

Dies ist in der Regel der Fall, wenn ein Unternehmen innerhalb derselben Gemeinde umzieht, aber in ein neues Gebäude oder in neue Büroräume. In diesem Fall muss das Unternehmen die Änderung unter dem Handelsregister mitteilen und seine offizielle Adresse aktualisieren. Dies kann mittels eines schriftlichen Schreibens geschehen, in dem die Änderung mitgeteilt wird. Eine Statutenänderung ist nicht erforderlich, und eine notarielle Beglaubigung ist in der Regel nicht notwendig. Das Schreiben muss gemäss der Zeichnungsberechtigung des Unternehmens unterzeichnet werden.

2. Verlegung des Sitzes in eine andere Gemeinde innerhalb des gleichen Kantons

Wenn ein Unternehmen in eine andere Gemeinde umzieht, aber im selben Kanton bleibt, ist der Prozess komplexer als eine einfache Adressaktualisierung.

Da bei AGs und GmbHs der Sitz in den Statuten ausdrücklich angegeben ist, ist eine Änderung erforderlich. Diese Änderung muss von einer Generalversammlung beschlossen und notariell beglaubigt werden. Ausserdem muss die Gesellschaft das Handelsregisteramt über die Änderung informieren und entsprechende Unterlagen einreichen (Erklärung über die Erreichbarkeit an der neuen Adresse, notarielle Urkunde zur Bestätigung des Beschlusses usw.).

Das Verfahren ist zeit- und kostenaufwändiger als eine einfache Adressänderung, da eine notarielle Beglaubigung und die Zustimmung der Aktionäre erforderlich sind.

3. Verlegung des Firmensitzes in einen anderen Kanton

Wenn ein Unternehmen seinen eingetragenen Sitz in eine Gemeinde in einem anderen Kanton verlegt, wird das Verfahren noch komplizierter. Da jeder Kanton über ein eigenes Handelsregister verfügt, muss sich das Unternehmen im Handelsregister des neuen Kantons anmelden und sich damit automatisch (von Amts wegen) aus dem Handelsregister des alten Kantons abmelden.

AGs und GmbHs müssen ihre Statuten ändern, was die Zustimmung der Aktionäre und eine notarielle Beglaubigung erfordert. Ausserdem müssen die Unterschriften auf den Registrierungsformularen vor der Einreichung neu beglaubigt werden. Aufgrund der zusätzlichen rechtlichen und administrativen Schritte dauert diese Art der Sitzverlegung am längsten.

Verlegung des Sitzes einer AG oder GmbH

Die formellen Voraussetzungen und Schritte für die Sitzverlegung einer AG oder GmbH hängen davon ab, ob sich nur die juristische Adresse ändert oder auch der Sitz in eine neue Gemeinde oder einen neuen Kanton verlegt wird.

Wechsel der Firmenadresse (Rechtsdomizil) innerhalb der gleichen Gemeinde

Zu den Voraussetzungen für eine einfache Domiziländerung innerhalb der gleichen Gemeinde gehören:

• Eine einfache Adressaktualisierung beim Handelsregisteramt mittels eines Schreibens, welches die neue Adresse, den Firmennamen und die Firmenidentifikationsnummer (UID) enthält.
• Das Original des Schreibens muss entsprechend der Zeichnungsberechtigung des Unternehmens unterzeichnet und zusammen mit dem Nachweis der Adressänderung an das Handelsregister gesandt werden.
• Die Statuten des Unternehmens müssen nicht geändert werden.
• Keine notarielle Mitwirkung erforderlich, es sei denn, die Zeichnungsberechtigung der Gesellschaft hat sich seit der letzten notariellen Einreichung geändert (Art. 18 HRegV).

Schritt-für-Schritt-Verfahren für einen einfachen Domizilwechsel:

1. Melden Sie die Adressänderung beim Handelsregister an, indem Sie ein unterschriebenes Schreiben mit der neuen Adresse, dem Firmennamen und der UID schicken.
2. Legen Sie dem Schreiben einen Nachweis über die neue Adresse bei (z. B. einen Mietvertrag).
3. Bezahlen Sie die Verwaltungsgebühr von 30 CHF für eine Änderung des Rechtsdomizils.
4. Warten Sie auf die Bestätigung des aktualisierten Eintrags durch das Handelsregister.

Gebühren und Zeitplan:

• Niedrige Gebühren: Nexova kann den gesamten Prozess für Sie für CHF 190 abwickeln (exklusive Handelsregistergebühr von CHF 30).
• Schnelle Bearbeitung: Oft innerhalb weniger Tage oder Wochen, je nach Bearbeitungszeit des Handelsregisters des Kantons, in dem die Änderung eingetragen wird.

Verlegung des Sitzes in eine andere Gemeinde innerhalb des gleichen Kantons

Ein Umzug in eine andere Gemeinde bedeutet eine Änderung des eingetragenen Sitzes. Daher sind folgende Schritte notwendig:

• Eine Änderung der Statuten, da der Sitz ausdrücklich in den Statuten erwähnt ist.
• Die Zustimmung der Generalversammlung (bei einer AG) bzw. der Gesellschafterversammlung (bei einer GmbH).
• Notarielle Beurkundung des angepassten Statutenwortlauts.
• Anmeldung der Änderung beim Handelsregister zusammen mit einer Erklärung über die Erreichbarkeit am neuen Sitz.

Schritt-für-Schritt-Verfahren für die Verlegung des Firmensitzes in eine andere Gemeinde:

1. Einholung der Zustimmung der Aktionäre (AG) oder Gesellschafter (GmbH) für die Sitzverlegung durch eine General- bzw. Gesellschafterversammlung.
2. Öffentliche Beurkundung (notarielle Beglaubigung) des Beschlusses und Anpassung der Statuten.
3. Einreichung des Antrags auf Sitzverlegung beim Handelsregister, einschliesslich aller relevanten Belege (z. B. notariell beurkundete Statuten, Nachweis der neuen Adresse, Erklärung über die Erreichbarkeit).
4. Bezahlung der entsprechenden Gebühren (z. B. CHF 30 für die eigentliche Sitzverlegung + CHF 200 für die Statutenänderung, abhängig von den kantonalen Gebührenregelungen).
5. Bestätigung des aktualisierten Eintrags durch das Handelsregister abwarten.

Gebühren und Zeitplan:

• Höhere Gebühren: Da eine öffentliche Beurkundung erforderlich ist und eine Statutenänderung vorgenommen wird.
• Nexova kann das gesamte Verfahren für Sie für CHF 600 (inklusive Notargebühren, exklusive Handelsregistergebühren von CHF 230) abwickeln.
• Längere Bearbeitungszeit: Das gesamte Verfahren kann aufgrund der notariellen Beglaubigung und der Genehmigungen durch die Aktionäre 2-3 Wochen dauern.

Verlegung des Firmensitzes in einen anderen Kanton

Die Verlegung des Firmensitzes in einen anderen Kanton ist am aufwändigsten und bringt folgende zusätzliche Anforderungen mit sich:

• Erfordert die Eintragung im neuen Handelsregisteramt des Kantons, in den das Unternehmen umzieht.
• Zustimmung der Generalversammlung (AG) bzw. Gesellschafterversammlung (GmbH) und entsprechende Änderung der Statuten.
• Notarielle Beglaubigung des Beschlusses und der angepassten Statuten.
• Neuanmeldung im Handelsregister des neuen Kantons; die Abmeldung beim alten Kanton erfolgt automatisch von Amts wegen (Art. 124 HRegV).
• Nachbeglaubigung der Unterschriften auf den Anmeldeformularen Art. 123 Abs. 2 lit. c HRegV).

Schritt-für-Schritt-Verfahren für die kantonsübergreifende Sitzverlegung:

1. Holen Sie die Zustimmung für die Sitzverlegung durch die General- bzw. Gesellschafterversammlung ein.
2. Aktualisieren Sie die Statuten entsprechend, was ebenfalls notariell beglaubigt werden muss.
3. Reichen Sie beim Handelsregisteramt ein Gesuch um Eintragung im neuen Kanton ein.
4. Stellen Sie sicher, dass alle Unterschriften auf den Anmeldeformularen erneut beglaubigt werden.
5. Bezahlen Sie die Gebühren von 420 CHF für die Neueintragung im Handelsregister.
6. Die Abmeldung im Handelsregisteramt beim alten Kanton erfolgt automatisch.
7. Erhalt der Bestätigung und Aufnahme der Geschäftstätigkeit am neuen Firmensitz.

Gebühren und Zeitplan:

• Die höchsten Gebühren fallen für die notarielle Beglaubigung und die Kosten für die Eintragung ins Handelsregister an.
• Nexova kann das gesamte Verfahren für Sie für CHF 600 (inklusive Notargebühren, exklusive Handelsregistergebühren von CHF 420) abwickeln.
• Längste Bearbeitungszeit: Die Bearbeitungszeit kann aufgrund der notariellen Beurkundung, der Zustimmung der Gesellschafter und der Neueintragung im Handelsregister mehrere Wochen in Anspruch nehmen.

Verlegung des Domizils eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft

Das Verfahren und die formellen Anforderungen für die Verlegung des Domizil eines Einzelunternehmens oder einer Kollektiv- oder Kommanditgesellschaft hängen davon ab, ob nur das Rechtsdomizil geändert wird oder ob auch der eingetragene Sitz in eine neue Gemeinde oder einen neuen Kanton verlegt wird.

Wechsel des Rechtsdomizils innerhalb der gleichen Gemeinde

Eine einfacher Wechsel des Rechtsdomizils innerhalb derselben Gemeinde erfordert lediglich eine unkomplizierte Aktualisierung im Handelsregister. Da der eingetragene Sitz unverändert bleibt, sind für diesen Vorgang keine zusätzlichen rechtlichen Genehmigungen oder notariellen Beglaubigungen erforderlich.

Anforderungen:

• Eine einfache Adressaktualisierung beim Handelsregisteramt mittels eines Schreibens, das die neue Adresse und die Geschäftsdaten enthält.
• Das Original des Schreibens muss unterschrieben sein und zusammen mit einem Nachweis der Adressänderung (z. B. Mietvertrag) an das Handelsregister gesendet werden.
• Es erfolgen keine weiteren Änderungen an den im Handelsregister vermerkten Geschäftsdaten, abgesehen von der Adressaktualisierung.
• Eine notarielle Beglaubigung ist nicht erforderlich.

Schritt-für-Schritt-Verfahren für einen einfachen Domizilwechsel:

1. Melden Sie die Adressänderung beim Handelsregister an, indem Sie ein unterschriebenes Schreiben mit der neuen Adresse und den Geschäftsdaten einreichen.
2. Legen Sie dem Schreiben einen Nachweis über die neue Adresse bei (z. B. einen Mietvertrag).
3. Bezahlen Sie die Verwaltungsgebühr von CHF 30 für die einen Wechsel des Rechtsdomizils oder einer zusätzlichen Adresse.
4. Warten Sie auf die Bestätigung des aktualisierten Eintrags durch das Handelsregister.

Gebühren und Zeitplan:

• Geringe Gebühren: Nexova kann den gesamten Prozess für Sie für CHF 190 abwickeln (exklusive Handelsregistergebühr von CHF 30).
• Schnelle Bearbeitung: Oft erfolgt die Aktualisierung innerhalb weniger Tage oder einer Woche, abhängig von der Bearbeitungsdauer des Handelsregisters im entsprechenden Kanton

Verlegung des eingetragenen Sitzes in eine andere Gemeinde innerhalb des gleichen Kantons

Die Verlegung des eingetragenen Sitzes eines Einzelunternehmens in eine andere Gemeinde erfordert eine offizielle Aktualisierung im Handelsregister. Anders als bei AGs oder GmbHs, bei denen die Statuten angepasst werden müssen, gibt es bei Einzelunternehmen keine Statuten, die geändert werden müssten – der Geschäftsinhaber muss das Handelsregister formell benachrichtigen.

Anforderungen:

• Die Eintragung der Änderung muss beim Handelsregister eingereicht werden.
• Die Mitwirkung eines Notars ist nicht erforderlich.
• Ein Nachweis der Adresse am neuen Standort ist erforderlich.

Schritt-für-Schritt-Verfahren zur Verlegung des eingetragenen Sitzes in eine andere Gemeinde:

1. Reichen Sie einen Antrag auf Änderung des Rechtsdomizils und des eingetragenen Sitzes beim Handelsregister ein.
2. Legen Sie einen Nachweis über die neue Adresse vor.
3. Bezahlen Sie die Verwaltungsgebühr von CHF 60, die CHF 30 für den Wechsel des Rechtsdomizils und CHF 30 für die Verlegung des eingetragenen Sitzes umfasst.
4. Warten Sie auf die Bestätigung des aktualisierten Eintrags durch das Handelsregister.

Gebühren und Zeitplan:

• Leicht höhere Gebühren als bei einem einfachen Wechsel des Rechtsdomizils aufgrund der offiziellen Anerkennung eines neuen eingetragenen Sitzes.
• Nexova kann den gesamten Prozess für CHF 190 abwickeln (exklusive Handelsregistergebühr von CHF 60).
• Bearbeitungszeit: In der Regel erfolgt die Aktualisierung innerhalb weniger Tage oder bis zu einer Woche, abhängig von der Auslastung des Handelsregisters.

Verlegung des eingetragenen Sitzes in einen anderen Kanton

Wenn eine Einzelfirma oder eine Personengesellschaft ihren eingetragenen Sitz in einen anderen Kanton verlegt, muss sie ihre Registrierung offiziell in das Handelsregister des neuen Kantons übertragen.

Anforderungen:

• Registrierung im neuen Handelsregister des Kantons, in den der Betrieb verlegt wird.
• Die Abmeldung beim alten Handelsregister erfolgt automatisch von Amts wegen (Art. 124 HRegV).
• Ein Nachweis der Adresse am neuen Standort ist erforderlich.

Schritt-für-Schritt-Verfahren zur Verlegung des eingetragenen Sitzes in einen anderen Kanton:

1. Reichen Sie einen Antrag auf Registrierung im neuen Kanton beim zuständigen Handelsregisteramt ein.
2. Legen Sie einen Nachweis über die neue Adresse vor (z. B. Mietvertrag).
3. Die Abmeldung beim alten Kanton erfolgt automatisch.
4. Bezahlen Sie die Verwaltungsgebühr von CHF 80 für die Registrierung im neuen Kanton (bei Einzelfirmen); für Kollektiv- und Kommanditgesellschaften beträgt die Gebühr CHF 160.
5. Warten Sie auf die Bestätigung des neuen Eintrags.

Gebühren und Zeitplan:

• Höhere Gebühren aufgrund der notwendigen Neueintragung im Handelsregister.
• Nexova kann den gesamten Prozess für CHF 190 abwickeln (exklusive Handelsregistergebühr von CHF 120).
• Längere Bearbeitungszeit: Das Verfahren kann aufgrund der interkantonalen Registrierungsanforderungen mehrere Wochen in Anspruch nehmen.

Zusammenfassung der amtlichen Gebühren für die Sitzverlegung

Die Kosten für die Änderung des Firmensitzes im Handelsregister variieren je nach Unternehmensform und danach, ob ausschliesslich das Rechtsdomizil oder auch der eingetragene Sitz geändert wird. Nachfolgend eine Übersicht der anfallenden Handelsregistergebühren:

Einzelfirmen

• Wechsel des Rechtsdomizils innerhalb derselben Gemeinde: CHF 30
• Verlegung des eingetragenen Sitzes in eine andere Gemeinde innerhalb desselben Kantons: CHF 60 (CHF 30 für den Wechsel des Rechtsdomizils + CHF 30 für die Verlegung des Hauptsitzes)
• Verlegung des eingetragenen Sitzes in einen anderen Kanton: CHF 80 (Neueintragung im neuen Kanton, Abmeldung erfolgt von Amts wegen)

Kollektivgesellschaften und Kommanditgesellschaften

• Wechsel des Rechtsdomizils innerhalb derselben Gemeinde: CHF 30
• Verlegung des eingetragenen Sitzes in eine andere Gemeinde innerhalb desselben Kantons: CHF 60
• Verlegung des eingetragenen Sitzes in einen anderen Kanton: CHF 160 (Neueintragung im neuen Kanton, Abmeldung erfolgt von Amts wegen)

AG (Aktiengesellschaft) und GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)

• Wechsel des Rechtsdomizils innerhalb derselben Gemeinde: CHF 30
• Verlegung des eingetragenen Sitzes in eine andere Gemeinde innerhalb desselben Kantons: CHF 230 (CHF 30 für den Wechsel des Rechtsdomizils + CHF 200 für Änderungen an den Statuten)
• Verlegung des eingetragenen Sitzes in einen anderen Kanton: CHF 420 (Neuer Eintrag im Handelsregister)

Diese Gebühren beziehen sich nur auf die Kosten für das Handelsregister und beinhalten keine zusätzlichen Kosten wie Notargebühren oder die administrativen Unterstützungsdienste von Nexova. Nexova bietet umfassende Unterstützung bei Domiziländerungen, einschliesslich der Bearbeitung von Unterlagen und der Zusammenarbeit mit Behörden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten

Vermeiden Sie diese häufigen Fehler

Die Verlegung des Sitzes Ihres Unternehmens erfordert eine sorgfältige Beachtung der rechtlichen und administrativen Anforderungen. Die Vermeidung dieser häufigen Fehler kann dazu beitragen, Verzögerungen, Geldstrafen oder Betriebsstörungen zu vermeiden. Das Team von Nexova steht Ihnen bei jedem Schritt des Prozesses zur Seite, um Verzögerungen und Compliance-Risiken zu minimieren.

1. Versäumnis der rechtzeitigen Aktualisierung des Handelsregisters

Alle Änderungen des Wohnsitzes müssen in das Handelsregister eingetragen werden. Verzögerungen bei der Meldung an die Behörden können zu Verwaltungsstrafen und veralteten Geschäftsinformationen führen, was zu Problemen bei Verträgen, Bankgeschäften und Steuern führen kann.

2. Keine Aktualisierung der Statuten von AGs und GmbHs

Bei einer Sitzverlegung in eine andere Gemeinde oder einen anderen Kanton müssen AGs und GmbHs ihre Statuten ändern und notariell beglaubigen lassen. Wird dies versäumt, kann dies zu einer Ablehnung des Antrags und zu Verzögerungen führen.

3. Einreichung unvollständiger oder falscher Unterlagen

Jede Sitzänderung erfordert spezifische Belege, wie ein unterschriebenes Schreiben, einen Beschluss der Generalversammlung, notariell beglaubigte Änderungen (bei Kapitalgesellschaften) sowie einen Nachweis der neuen Adresse. Fehlende oder unkorrekte Unterlagen können den Registrierungsprozess verzögern.

4. Vergessen, andere Behörden und Geschäftspartner zu benachrichtigen

Die einzige automatische Benachrichtigung erfolgt zwischen den kantonalen Handelsregisterämtern (bei der Neuregistrierung wird das alte Register ex officio informiert). Es erfolgt keine automatische Mitteilung an andere Behörden. Unternehmen müssen daher auch die Mehrwertsteueranmeldung, Sozialversicherungsstellen, Banken, Lieferanten und Bewilligungsbehörden selbstständig informieren. Das Versäumnis dieser Aktualisierungen kann zu Compliance-Problemen und betrieblichen Störungen führen.

5. Unterschätzung der Bearbeitungszeiten

Eine einfache Adressänderung kann innerhalb von Tagen abgeschlossen sein, aber Änderungen, die eine notarielle Beglaubigung, die Zustimmung der Aktionäre oder eine interkantonale Registrierung erfordern, können Wochen dauern. Eine vorausschauende Planung hilft, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.