Vorsteuer in der Schweiz: Was kann geltend gemacht werden?

Die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug geltend zu machen, ist ein wesentliches Merkmal des MwSt-Systems. Er ermöglicht es den Unternehmen, die auf ihre Einkäufe gezahlte Mehrwertsteuer zurückzuerhalten und ihre Mehrwertsteuerschuld an den Endverbraucher weiterzugeben. In diesem Artikel gehen wir auf das Konzept des Vorsteuerabzugs in der Schweiz ein. Wir erklären, welche Unternehmen berechtigt sind, die von ihnen gezahlte Vorsteuer zurückzufordern, und welche besonderen Voraussetzungen sie dafür erfüllen müssen.

Wie funktioniert die Mehrwertsteuer?

Die Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine Verbrauchs- und Konsumsteuer, die auf den Mehrwert von Waren und Dienstleistungen auf jeder Stufe ihrer Herstellung und ihres Vertriebs erhoben wird. Sie wird auf jeder Stufe der Lieferkette erhoben, geht aber letztlich zu Lasten des Endverbrauchers. Dies liegt daran, dass mehrwertsteuerregistrierte Unternehmen die Mehrwertsteuer, die sie selbst auf die im Rahmen ihres Produktionsprozesses erworbenen Waren und Dienstleistungen zahlen, in Form von Vorsteuerabzügen zurückfordern können.

Im Gegenzug berechnen sie die Mehrwertsteuer auf die von ihnen verkauften Waren und sind verpflichtet, den eingenommenen Betrag an die Steuerbehörden abzuführen.

Mit anderen Worten: Die Unternehmen fungieren lediglich als Vermittler, die die Mehrwertsteuer im Auftrag des Staates einziehen. Sie berechnen die Mehrwertsteuer auf ihre Verkäufe und ziehen die auf ihre Käufe gezahlte Mehrwertsteuer ab, so dass sie nur den Nettobetrag an die Steuerbehörden abführen.

Durch diesen Mechanismus wird sichergestellt, dass die Mehrwertsteuerlast letztlich an den Endverbraucher weitergegeben wird.
Dieses System wird Netto-Allphasensystem mit Vorsteuerabzug genannt. Gegenstand der Besteuerung (Steuerobjekt) sind alle Leistungen, die im Inland gegen Entgelt erbracht werden und für die das Gesetz keine Ausnahme vorsieht.

Mehrwertsteuersätze in der Schweiz

Die Schweiz wendet drei verschiedene Mehrwertsteuersätze an, je nach Art des Produkts oder der Dienstleistung unterscheiden sich die Steuersätze:

• Der Normalsatz von 8,1 %, der für die meisten Waren und Dienstleistungen gilt.
• Ein ermässigter Satz von 2,6 %, der auf bestimmte lebensnotwendige Güter wie Lebensmittel, Wasser, Arzneimittel und Bücher anwendbar ist.
• Ein Sondersatz von 3,8 % für Beherbergungsdienstleistungen
• Darüber hinaus sind bestimmte Exporte und internationale Dienstleistungen in der Schweiz von der Mehrwertsteuer befreit.

Die genannten Mehrwertsteuersätze sollen ab 1. Januar 2024 auf 8,1 %, 2,6 % bzw. 3,8 % angehoben werden.

Wer ist verpflichtet, sich für die Mehrwertsteuer registrieren zu lassen?

Eine obligatorische Mehrwertsteuer-Registrierung in der Schweiz ist erforderlich, wenn Ihr Unternehmen innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums mindestens CHF 100’000 weltweiten Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt. Für gemeinnützige Organisationen sowie ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine gilt ein höherer Schwellenwert von CHF 250’000.

In der Schweiz sind alle Unternehmen mit einem jährlichen Gesamtumsatz von mindestens 100.000 CHF in der Schweiz und im Ausland für Leistungen, die nicht von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind, verpflichtet, sich für die Mehrwertsteuer zu registrieren.

Nach der Registrierung sind sie verpflichtet, die Mehrwertsteuer auf ihre steuerpflichtigen Leistungen zu berechnen und zu erheben. Im Gegenzug können sie einen Vorsteuerabzug auf die Mehrwertsteuer geltend machen, die sie beim Kauf von Waren und Dienstleistungen im Rahmen ihres Produktionsprozesses zahlen.

Beachten Sie, dass der Schwellenwert für gemeinnützige, ehrenamtlich tätige Sport- und Kulturvereine sowie für karitative Einrichtungen auf 250.000 CHF angehoben wurde.

Freiwillige MwSt.-Registrierung

Unternehmen, deren Jahresumsatz unter dem Schwellenwert liegt, können sich auch freiwillig für die Mehrwertsteuer registrieren lassen. Dies kann vor allem für Unternehmen von Vorteil sein, die hauptsächlich mit anderen mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen handeln. Durch die freiwillige Registrierung können die Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen und somit die auf ihre Einkäufe gezahlte Mehrwertsteuer zurückerhalten. Dies könnte sich für die Unternehmen je nach ihrer spezifischen Situation positiv auswirken.

Wussten Sie schon? Die Schweiz verfügt über eines der wettbewerbsfähigsten Mehrwertsteuer-Umfelder in Europa. Laut der Analyse der Tax Foundation für 2025 hat die Schweiz mit 8,1 % den niedrigsten Normalsatz unter allen grossen europäischen Ländern – deutlich unter dem EU-Mindestwert von 15 % und dem EU-Durchschnitt von 21,8 %.

Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ermöglicht es den Unternehmen, bei der Berechnung ihrer endgültigen Mehrwertsteuerschuld gegenüber den Steuerbehörden die auf Käufe gezahlte Mehrwertsteuer von der auf Verkäufe erhobenen Mehrwertsteuer abzuziehen. Auf diese Weise erhalten sie die an ihre Lieferanten gezahlte Mehrwertsteuer zurück und müssen daher nur die eingenommene Netto-Mehrwertsteuer abführen. In einigen Fällen kann der Nettobetrag negativ sein, was bedeutet, dass das Unternehmen eine Rückerstattung von den Steuerbehörden verlangen kann.

Wer kann den Vorsteuerabzug geltend machen?

Alle Unternehmen, die in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registriert sind, können den Vorsteuerabzug geltend machen. Um diesen Vorsteuerabzug geltend zu machen, müssen sie über gültige Rechnungen oder andere Belege für ihre Einkäufe verfügen.

Welche Ausgaben können als Vorsteuer geltend gemacht werden?

Zum Vorsteuerabzug berechtigt nur die MWST auf Eingangsleistungen für unternehmerische Zwecke. MWST auf privaten oder unternehmensfremden Aufwendungen ist nicht abzugsfähig.

Abzugsfähig ist Vorsteuer nur, soweit die Aufwendungen der Erzielung steuerbarer oder von der Steuer befreiter Umsätze (mit Vorsteuerabzug) dienen; Aufwendungen, die ausschliesslich von der Steuer ausgenommene Umsätze (ohne Vorsteuerabzug) betreffen, berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.

Was ist mit kleinen Unternehmen?

Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 100.000 CHF sind nicht verpflichtet, sich für die Mehrwertsteuer registrieren zu lassen. Kleinunternehmen, die sich nicht registrieren lassen, müssen keine Mehrwertsteuer auf ihre Umsätze berechnen und ausweisen; dies bedeutet aber auch, dass sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen können. Diese Befreiung vereinfacht den Verwaltungsaufwand für Kleinunternehmen.

Kleine Unternehmen, die der Meinung sind, dass es in ihrem Interesse liegt, sich für die Mehrwertsteuer registrieren zu lassen, können dies freiwillig tun. Sobald sie registriert sind, haben sie dieselben Mehrwertsteuerpflichten wie grössere Unternehmen, die zur Registrierung verpflichtet sind.

Wie machen Sie in der Schweiz den Vorsteuerabzug geltend?

Um den Vorsteuerabzug in der Schweiz geltend machen zu können, müssen Unternehmen bestimmte Anforderungen erfüllen und bestimmte Verfahren einhalten. Hier sind einige der wichtigsten Überlegungen:

Anforderungen an die Rechnungsstellung

Damit ein Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss es sicherstellen, dass seine Lieferanten gültige Rechnungen für die erworbenen Waren oder Dienstleistungen ausstellen. Diese Rechnungen sollten die folgenden obligatorischen Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Lieferanten
• Name und Anschrift des Käufers
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten (identisch mit der UID-Nummer)
• Datum der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen sowie das Datum der Rechnung
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Preis (Entgelt) der Lieferung bzw. Dienstleistung
• Der angewandte Mehrwertsteuersatz und der Mehrwertsteuerbetrag
• Unterschrift (oder digitale Unterschrift)

Frequenz der MWST-Abrechnung

Die meisten MWST-pflichtigen Unternehmen reichen ihre MWST-Abrechnungen vierteljährlich ein, während Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode verwenden, die Möglichkeit haben, halbjährlich abzurechnen. Ab dem 1. Januar 2025 können Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu CHF 5’005’000 unabhängig von der verwendeten Methode (effektiv oder Saldosteuersatz) zur jährlichen Abrechnung optieren.

Für die Jahresabrechnung müssen Unternehmen eine einwandfreie Compliance-Historie mit fristgerechter Einreichung und Bezahlung früherer Abrechnungen nachweisen. Anträge für die Jahresabrechnung werden über das ESTV-ePortal gestellt. Bitte beachten Sie, dass jährliche Abrechner weiterhin während des Jahres Akontozahlungen auf Basis der MWST-Schuld des Vorjahres leisten müssen. Diese Abrechnungen zeigen die auf Verkäufen vereinnahmte MWST und die auf Einkäufen bezahlte MWST. Der Vorsteuerabzug kann geltend gemacht werden, indem die bezahlte MWST mit der vereinnahmten MWST verrechnet wird.

Saldosteuersätze & Pauschalsteuersätze der Mehrwertsteuer

Saldosteuersätze und Pauschalsteuersätze sind Branchensätze, die die Abrechnung der Mehrwertsteuer mit der ESTV erheblich vereinfachen, weil die Vorsteuern nicht ermittelt werden müssen.

In den Rechnungen an die Kunden muss die steuerpflichtige Person jedoch die Steuer zum gesetzlichen Steuersatz ausweisen.

Bei diesen Abrechnungsmethoden wird die geschuldete Steuer durch Multiplikation des Bruttoumsatzes, d.h. des Umsatzes inklusive Steuer, mit dem entsprechenden von der ESTV genehmigten Saldosteuersatz oder Pauschalsteuersatz berechnet. Die Mehrwertsteuerabrechnungen bei der Saldosteuersatzmethode müssen nur halbjährlich eingereicht werden.

Gemäss dem Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) nutzen nahezu ein Drittel aller Schweizer KMU die vereinfachte Saldosteuersatzmethode für die MWST-Abrechnung. Dieser vereinfachte Ansatz reduziert den administrativen Aufwand, da keine einzelnen Vorsteuerabzüge nachverfolgt werden müssen, und ist daher besonders attraktiv für kleinere Unternehmen mit überschaubten Geschäftsabläufen.

Beispiel für die Berechnung der Vor- und Umsatzsteuer

Lassen Sie uns nun das Vorsteuersystem anhand eines einfachen Beispiels erläutern:

1. Angenommen, eine Wollspinnerei bezieht Merinowolle und verarbeitet sie zu Garn. Sie verkauft das Garn an eine Textilfabrik, die sich unter anderem auf das Weben von hochwertigen Schals aus Merinowolle spezialisiert hat. Die Spinnerei stellt der Textilfabrik einen Betrag von 40 Franken pro Pfund Garn (ca. 450 Gramm) plus 3.24 Franken Mehrwertsteuer (Normalsatz von 8,1 %) in Rechnung. Die Textilfabrik bezahlt also insgesamt 43.24 CHF pro Pfund Wolle. Die Spinnerei behält 40 CHF und führt die Mehrwertsteuer von 3.24 CHF an das Steueramt ab.
2. Die Textilfabrik stellt aus jedem Pfund Wolle einen Schal her, den sie für 80 CHF pro Stück an ein Schalgeschäft verkauft, zuzüglich 6.48 CHF Mehrwertsteuer (zu 8,1 %). Dem Schalgeschäft werden also insgesamt 86.48 CHF pro Schal in Rechnung gestellt. Die Textilfabrik kann die Vorsteuer von 3.24 CHF, die sie an die Spinnerei gezahlt hat, von der Mehrwertsteuer von 6.48 CHF, die sie von der Wollspinnerei erhalten hat, abziehen und muss daher insgesamt 3.24 CHF an das Finanzamt abführen.
3. Das Schalgeschäft verkauft die Schals für 100 CHF pro Stück zuzüglich der Mehrwertsteuer von 8.10 CHF (zu 8,1 %) an seine Kunden, die somit für jeden Schal insgesamt 108.10 CHF bezahlen müssen. Bei der Berechnung des Mehrwertsteuerbetrags, den sie an das Finanzamt abführen müssen, kann das Schalgeschäft die Vorsteuer von 6.48 CHF von dem Mehrwertsteuerbetrag von 8.10 CHF abziehen, den sie beim Verkauf erhalten haben. Für jeden verkauften Schal schuldet er dem Steueramt somit einen Betrag von CHF 1.62.

Addiert man die inkrementellen Mehrwertsteuerbeträge, die auf jeder Stufe des Produktionsprozesses an das Finanzamt gezahlt werden, kommt man auf einen Gesamtbetrag von 8.10 CHF (3.24 + 3.24 + 1.62), der dem vom Endverbraucher zu zahlenden Mehrwertsteuerbetrag entspricht. Dieses System der Mehrwertsteuererhebung, bei dem der Vorsteuerabzug eine entscheidende Rolle spielt, bedeutet letztlich, dass der Endverbraucher die gesamte Mehrwertsteuerschuld bezahlt.

Im Grunde genommen stellt die Mehrwertsteuer für die betroffenen Unternehmen keine wirkliche zusätzliche Ausgabe dar, da sie ihre Vorsteuer abziehen können.

Beachten Sie, dass in diesem Beispiel davon ausgegangen wird, dass alle Unternehmen für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind.

Mehrwertsteuerpflicht von Unternehmen mit Sitz im Ausland

Unternehmen und KMU mit Sitz im Ausland unterliegen nun den gleichen Regeln und Mehrwertsteueranforderungen wie inländische Unternehmen, wenn sie steuerpflichtige Leistungen in der Schweiz erbringen und pro Jahr mindestens 100 000 Franken weltweiten Umsatz aus Leistungen erzielen, die nicht nach Art. 21 Abs. 2 MWSTG von der Steuer ausgenommen sind.

Eine ausführlichere Erörterung der Mehrwertsteuerpflicht für im Ausland ansässige Unternehmen, die in die Schweiz liefern, finden Sie hier.